❶ Préparer et structurer
Une rédaction impeccable ne s’improvise pas. Avant de se précipiter sur son clavier, il faut préparer sa communication en définissant son principal objectif et ses messages clés, les personnes auxquelles elle est destinée. Cette réflexion permet ensuite de la structurer selon une articulation logique. Cette première phase assure une clarification et une prise de distance nécessaires à une rédaction efficace.
 
❷ Utiliser un langage simple
La tentation est souvent grande d’employer un jargon professionnel pointu, des termes complexes ou des anglicismes. Ce travers ne fait qu’embrouiller le message. Que peut bien vouloir dire, par exemple : « Partageons nos expertises respectives pour mieux les mettre en adéquation et développer des synergies à partir du résultat de nos travaux » ? Un destinataire sera toujours plus marqué par la force d’une rédaction solide et claire que par une compilation d’effets de langage.
 
❸ Aller à l’essentiel
Face au flux de messages, d’information, le temps de lecture de chaque communication diminue. Il est impératif d’aller à l’essentiel dès le départ. Pour les communications plus complexes, le contenu doit être plus facile et rapide à assimiler par une mise en forme aérée et organisée par points.
 
❹ Se relire, toujours et encore
L’orthographe, la grammaire et la ponctuation n’appartiennent pas au passé scolaire. Dans un sondage menée par Robert Half, 52 % des DRH écartent un CV pour 2 à 3 fautes. Si une virgule mal placée dans un email ne mettra pas une carrière en péril, des fautes trop fréquentes risquent d’entamer une image professionnelle et de nuire à la crédibilité nécessaire pour une promotion par exemple.
 
Se relire, y compris pour les contributions sur les réseaux sociaux, doit être une règle absolue et un réflexe systématique.
 
❺ S’entraîner pour progresser
Il n’y a pas de fatalité en matière d’orthographe et de rédaction. Pour cela, il est possible de s’améliorer dans le cadre de la formation professionnelle. Il n’y a pas de tabou à en faire la demande. On peut également se former soi-même en achetant des manuels spécialisés, en consultant des sites dédiés. Ces actions peuvent sembler quelque peu fastidieuses, mais elles donnent de réels résultats.

« Bien rédiger est un avantage pour sa profession et sa carrière. Cette compétence se travaille : un/e salariée confronté/e à des difficultés ne doit pas se résigner, mais engager un programme pour y remédier via une formation ou un travail personnel », recommande Gaëlle Marre, Director d’OfficeTeam France. « Comme pour les langues étrangères, rien n’est irrémédiable. Chacun/e peut progresser, à son rythme. Les bénéfices sont professionnels et personnels, ce qui rend l’enjeu encore plus stimulant ».