Dématérialisation : un « way of work » en construction

Les bénéfices de la dématérialisation sont évidents. D’une part, elle permet un gain de temps non négligeable pour les tâches qui peuvent, par exemple, se passer d’envois postaux, comme la signature de contrats. D’autre part, elle offre la possibilité de réduire le temps destiné aux tâches du quotidien, aussi bien pour l’ensemble des collaborateurs que pour l’équipe dirigeante, continuellement sollicitée par des réunions et des process administratifs.

Sur le long terme, la dématérialisation des documents est un premier pas vers une autre manière de travailler. Demain, la digitalisation sera le fax d’hier : massivement adoptée, déjà obsolète. Car, plus qu’un process pour maximiser le temps et l’organisation du travail, elle annonce un nouveau mode de travail, un « way of work » 100% digital dans lequel l’humain n’est pas oublié.

Elle est donc cruciale pour les entreprises : pour rester compétitives, celles-ci devront donner à leurs équipes les moyens nécessaires à une bonne collaboration pour être les plus efficientes possible, pour améliorer le « travailler ensemble », pour mieux collecter et mutualiser les idées. En bref, mettre en place le workflow le plus optimal pour faciliter et améliorer la prise de décision. Plus ceux-ci sont simples et lisibles, plus la prise de décision est rapide, et la marge d’erreurs, faible. Un besoin particulièrement réel chez de nombreuses entreprises où les contrats, oralement validés, ne sont réellement signés que bien plus tard en raison de process administratifs laborieux.

Se différencier grâce à la digitalisation

Tout d’abord, il est nécessaire de rester vigilant sur la conformité de l’entreprise. La dématérialisation des process permet d’avoir un meilleur regard sur les actions menées par les équipes, et donc davantage de contrôle sur des informations qui pourraient, potentiellement, lui nuire. Cela passe notamment par une meilleure traçabilité : désormais, il est possible de savoir qui a accès à quelle information.

Mieux comprendre son marché est également un atout. Les nombreux outils digitaux facilitent la veille précise du marché et des concurrents. Data-analyse, veille presse, etc. : le data-driven marketing permet alors de mieux appréhender les évolutions parfois très rapides du marché, d’écouter les besoins des consommateurs mais également les actions menées par ses concurrents afin de s’en inspirer… pour mieux s’en différencier.

Enfin, les entreprises peuvent faciliter la gestion de leur politique interne. Dans une grande entreprise, il est souvent nécessaire de diffuser une information unique à un grand nombre de collaborateurs. Pour cela, le digital est indispensable : il permet de distribuer plus rapidement, plus facilement et plus lisiblement un message. Néanmoins, tout ne se dématérialise pas dans le leadership. Aujourd’hui encore, beaucoup de choses se passent autour de la machine à café : maintenir le rapport humain est essentiel.

Un gain de temps pour une meilleure réflexion

Le temps est un élément crucial pour la prise de bonnes décisions. Pour établir une bonne stratégie et avoir un bon leadership, il est nécessaire de prendre du recul, prendre le temps de réfléchir et de se relaxer : une mauvaise décision aura des répercussions directes sur le business de son entreprise. Ce processus de réflexion n’est possible seulement que si les dirigeants ne sont pas absorbés par le « daily business ». Prenons l’exemple de Warren Buffet : cet homme d’affaires américain consacre plusieurs heures voir plusieurs jours par semaine à penser.

Tout bon dirigeant qui se respecte doit comprendre son marché, ses concurrents mais aussi adresser les bons messages à plus de personnes et en savoir davantage sur ses clients. La digitalisation permet ainsi de maximiser toutes ces tâches et devient alors le levier indispensable pour faire plus et mieux.

Les journées ne font que 24 h. Pour les dirigeants, le challenge est là : savoir dépasser les problèmes du quotidien pour acquérir une vision macro de l’entreprise, trouver le temps de réfléchir à leur stratégie pour prendre les décisions les plus adéquates. En cela, la digitalisation est capitale. Malgré cela, de nombreux chefs d’entreprise restent encore prudents face à cette transformation qu’ils connaissent mal.

Pourtant, les entreprises ont tout intérêt à l’embrasser pour révéler leur potentiel. Adresser une cible plus large, en savoir davantage sur ses clients et sur sa propre entreprise, mutualiser les idées pour favoriser le travail d’équipe : la digitalisation promet une révolution des modes de travail tels que nous les connaissons aujourd’hui.

Par Raffael Fiechter, Country Manager France chez Sherpany