Savez-vous qu’en archivant une facture, vous archivez un élément issu des multiples données d’une base de données relationnelle que l’on nomme application métier ou ERP ? Les bases de données relationnelles sont au cœur des données structurées, par opposition au monde des données non-structurées, que l’on appelle également le “vrac” bureautique. Pour l’archivage, il convient de choisir au sein de ce “vrac”, ce que l’on doit archiver en tant qu’archive courante, pour peut-être y trier ensuite des archives intermédiaires et en extraire, enfin, les archives définitives. Sans oublier de mettre en place une purge pour éviter de conserver ce qui n’a pas besoin de l’être.

La base de données relationnelle dans tous ses “états”

Il est également possible d’archiver les “états“ de la base de données relationnelle, autrement dit des “instantanés” des contenus de la base. La facture est d’ailleurs le résultat de la mise en forme de ces contenus. On peut y trouver l’intégrité du document, mais ni l’authentification ni la traçabilité. La manière dont les données parviennent à cet “état” est répertoriée dans les journaux transactionnels. C’est grâce à eux qu’il est possible de savoir qui a modifié quelles données et quand. On y trouve donc à la fois l’authentification et la traçabilité. Moralité : pour archiver une facture sortant de SAP, il faut donc archiver à la fois le PDF de la facture et l’état de la base de données relationnelle au moment de la création de la facture, ainsi que le journal transactionnel retraçant l’historique des données figurant sur la facture (Qui ? Quoi ? Quand ? Comment ?).

SIARD, un format spécifique pour les BDDR

Il existe un format spécifique pour l’archivage des contenus de bases de données relationnelles : le format SIARD (Software Independant Archiving of Relational Database). Ses spécifications sont publiques et basées sur des formats bien connus : xml pour les contenus, zip64 pour l’enveloppe et sql:99 pour les types d’informations. Il réunit ainsi dans un même conteneur, les données, leur structure et leur documentation. Le système de consultation et de recherche permettant, ensuite, de retrouver non seulement la facture (par nom de client, N°, dates, contenus, prix), mais aussi les transactions ayant permis les données de cette facture.

L’archivage régulier des bases de données relationnelle doit aujourd’hui faire partie intégrante des procédures mises en place au sein des organisations. Elles devront par ailleurs s’assurer qu’en cas de crash, la récupération et la reconstruction de ces bases de données se font sans heurt.

Deux modules de la suite Saark d'archivage unifié d'Arkheos permettent d'archiver automatiquement ces applications Métiers, qui s'appuient sur des données relationnelles : ARKFILE pour les factures PDF, et ARKSQL pour l'archivage des états des données relationnelles et pour les journaux transactionnels.

Par William Menant, Ingénieur Archivage Électronique chez Arkheos