A mesure que ces avantages se concrétisent, les entreprises adaptent leurs stratégies collaboratives en conséquence, ce qui a à présent des répercussions dans la salle de réunion. Cette dernière est l’environnement qui, au sein d’une entreprise, peut bénéficier le plus de la mise en place des meilleures technologies collaboratives.

Une salle de réunion accueille des réunions internes et externes, des séances de formation et des téléconférences, par conséquent elle doit pouvoir répondre facilement à un certain nombre de besoins différents, qu’il s’agisse de visualiser simplement une présentation ou de partager l’écran de la salle entre de multiples participants. Souvent, les technologies équipant ces espaces doivent être mises à jour afin de suivre l’évolution des besoins. Il incombe aux responsables des installations de concevoir et de valider ce type de projet. Si l’informatique peut se voir confier le déploiement effectif de la technologie, la gestion des installations a un rôle plus important à jouer sur le long terme car elle doit assurer le bon fonctionnement continu des systèmes et des équipements. Mais par où commencer ?

Adéquation au but recherché
Primo, il convient d’examiner à quel usage la salle est destinée et qui seront les utilisateurs de ses technologies. Les fonctions d’une salle de réunion peuvent être d’autant plus spécifiques que l’entreprise est grande. Par conséquent, tout matériel ou logiciel de présentation doit être en adéquation avec le but recherché. La technologie gère-t-elle efficacement les communications vidéo ? Plusieurs personnes peuvent-elles partager le même écran ? Ce dernier aspect pourrait se révéler essentiel si la salle sert principalement pour des activités telles que le brainstorming, au cours desquelles un certain nombre de collaborateurs échangent et comparent simultanément des contenus sur le même écran. Pour de nombreuses réunions internes et externes, cela peut constituer un impératif pour l’accès à des informations via le réseau de l’entreprise, voire sur Internet.

Cela soulève le problème de la sécurité. Une technologie non sécurisée pourrait aboutir à des fuites de données ou de propriété intellectuelle. C’est pourquoi la technologie sélectionnée doit s’accompagner des mesures de sécurité appropriées de sorte que les visiteurs ou les membres du personnel ne puissent pas accéder à des informations ou à des équipements qu’ils ne sont pas habilités à utiliser ou à voir.

Les solutions technologiques collaboratives
Secundo, la technologie elle-même doit répondre aux besoins de l’entreprise comme de ses employés. Au-delà, cependant, elle doit être d’une maintenance relativement facile du point de vue des responsables des installations. Prenons l’exemple d’une grande entreprise pouvant compter plusieurs dizaines de salles de réunion, chacune équipée de sa propre solution technologique collaborative. Chaque équipement doit être tenu à jour : firmware, correctifs de sécurité, etc. Cette facilité de maintenance devient donc souvent un critère central pour le choix d’une technologie. Il ne serait ni pratique ni efficace pour les responsables d’effectuer ces mises à jour en se déplaçant physiquement d’une salle à une autre. Il est préférable que les technologies de salle de réunion puissent être mises à jour de manière automatique ou centralisée à l’aide d’une application mobile ou d’une interface web.

La technologie doit également être conçue de façon que son bon fonctionnement ne nécessite qu’un minimum d’assistance.

L’expérience utilisateur
Tertio, la technologie doit faciliter le travail de l’utilisateur. Que ce soit pour se connecter au réseau de l’entreprise ou relier un ordinateur portable au matériel de la salle de réunion, l’ergonomie est le maître-mot. En dehors de faire gagner un temps précieux et de favoriser la fluidité de la réunion, la facilité d’utilisation fait en sorte que toute personne présente dans la salle – client, prospect, consultant – puisse pleinement bénéficier de ses fonctionnalités.

Tous les équipements sont les bienvenus
Enfin, du fait que les salles de réunion sont fréquentées par un public aussi divers, allant des membres du personnel aux clients potentiels, la liste des équipements éventuels pour ces espaces est tout aussi vaste. Les ordinateurs portables, tablettes et smartphones sont les outils par excellence, en particulier avec l’émergence de tendances telles que le BYOD et le télétravail. En conséquence, les technologies de salle de réunion doivent accueillir ces différents équipements, ainsi que leurs divers systèmes d’exploitation (iOS, Android, Windows). Non seulement il doit être possible de connecter un iPad au système collaboratif aussi facilement qu’un PC portable mais cela doit dans l’idéal s’effectuer sans recours à des câbles ni à des connecteurs. C’est là où les technologies de présentation sans fil, se révèlent particulièrement bénéfiques : le système permet en effet à tous les équipements, quel que soit leur système d’exploitation, d’afficher et de partager des données sur l’écran de présentation.

Il existe un certain nombre de problèmes à prendre en compte dans la modernisation des logiciels de collaboration ou de salle de réunion, au-delà des préoccupations entourant des budgets toujours plus importants. Cependant, face au besoin croissant de technologies servant les objectifs de collaboration à long terme, chaque facteur est de nature à éclairer le meilleur choix.

Par Jan Willem Brands, VP Collaboration - Barco