La pandémie et le conflit en Ukraine ont également exigé des concessions, notamment dans les processus de gestion des risques, poussant la collaboration interentreprises. Dans ce contexte, les entreprises ont recours à la gestion des contrats et se servent de leurs contrats pour voir quels risques et quels recours ces documents essentiels peuvent contenir.

En effet, ceux signés pour du long terme comportent par exemple souvent des clauses d’ajustement de prix qui permettent aux vendeurs de s’assurer que leur tarification suit l’inflation. Il est essentiel qu’ils les comprennent pour savoir ce à quoi ils ont droit, et les acheteurs ce à quoi ils doivent s’attendre.

Pourtant, ce qui semble évident en théorie peut s’avérer compliqué dans la pratique. L’ampleur de l’inflation oblige les dirigeants à comprendre ce qui se trouve exactement dans les contrats, et comment ils peuvent les respecter. Les entreprises doivent ainsi se renseigner sur les principaux défis, enseignements et opportunités de la gestion du cycle de vie des contrats (CLM).

Gérer la variété des clauses

La première étape pour faire face à l’inflation consiste à comprendre le langage existant dans les portefeuilles de contrats d’entreprise. Ce n’est pas évident, car les clauses d’inflation ne sont souvent pas standardisées. De plus, elles peuvent varier en fonction de l’indice utilisé ou du calendrier d’ajustement qu’elles suivent. Ainsi, dans un ensemble de contrats, certains sont liés à l’IPC (Indice des Prix à la Consommation), d’autres au crédit-export, quelques-uns à l’indemnité de vie chère, et le reste au Forex (marché des changes). Certains peuvent alors prévoir des ajustements de prix semestriels, d’autres annuels. Une partie d’entre eux peuvent même ne pas du tout inclure de telles clauses.

Ces différences montrent qu’il est impossible pour les entreprises de prendre des mesures globales sur l’ensemble de leurs opérations commerciales. Au lieu de cela, elles doivent examiner chaque contrat et prendre des mesures personnalisées — une tâche qui peut s’avérer complexe et chronophage. Mais la technologie est là pour aider ! Des concepts tels que l’intelligence contractuelle permettent aux fournisseurs de travailler avec des clients du monde entier et d’identifier rapidement les clauses liées à l’inflation. En parallèle, ils peuvent profiter des dernières innovations de l’IA qui peut extraire les éléments de révision de prix. Ainsi, ils peuvent faire apparaître et catégoriser des contrats contenant des clauses d’inflation claires, y faisant référence, mais n’identifiant pas d’instructions spécifiques, ou ne la mentionnant pas du tout.

Les avantages sont autant ressentis par les vendeurs que par les acheteurs. En effet, ces derniers pourraient souhaiter que toutes les clauses d’ajustement des prix de leurs fournisseurs passent inaperçues, mais ce n’est pas une bonne stratégie (ni un espoir réaliste). Les ajustements de prix auront bel et bien lieu, et en connaissant le contenu de leurs contrats, les équipes supply chain peuvent s’organiser en conséquence — y compris en répercutant les augmentations d’achat sur le prix de vente, si et quand cela est approprié.

Identifier les clauses n’est qu’un début

Une fois que les entreprises ont identifié les éléments contractuels liés à l’inflation, l’étape suivante consiste à prendre des mesures adéquates. En particulier dans les cas où la clause d’ajustement des prix laisse place à l’interprétation. L’entreprise doit alors se rapprocher de son service juridique qui devra peut-être s’appuyer sur les clauses de résolution des litiges pour l’obtention d’un accord équitable. De telles clauses peuvent conduire à des interprétations diverses et entraîner des négociations ou des différents devant être résolus pour éviter les contentieux, mais aussi offrir aux parties un moyen de faire valoir leur position pour et contre une évolution des prix.

Mais comment les grandes entreprises arrivent-elles à résoudre ces centaines voire milliers de questions, alors que l’inflation peut être synonyme de conflits dans de nombreux domaines ? La méthode idéale est de disposer d’une source unique de vérité sur les contrats, garantissant les meilleures valeurs financières, évitant l’exposition aux pressions sur les prix et les interprétations. Grâce à des informations centralisées, les équipes peuvent maximiser le retour sur investissement en affectant des ressources dédiées aux ajustements de contrats. Et comme les données contractuelles sont déjà extraites et associées à chaque opération, les équipes ont également une longueur d’avance pour identifier leurs recours.

Négocier de meilleurs contrats : comment  ?

Lorsque la Covid-19 a frappé, toutes les entreprises du monde ont réexaminé leurs clauses de force majeure pour s’assurer qu’elles soient protégées à l’avenir. L’inflation aura sans doute le même impact sur les clauses d’ajustement des prix.

Une fois qu’une entreprise a déterminé sa politique contractuelle d’inflation, la question est de savoir comment assurer sa mise en œuvre. Dans les scénarios où les négociations sont simples et cohérentes, il peut simplement s’agir de partager un nouveau modèle standardisé avec les équipes. Mais lorsqu’elles sont fréquentes ou que des documents de tiers sont utilisés, les équipes doivent créer des guides les aidant à répondre rapidement aux objections. Une partie de ce travail peut même être automatisé ou soutenu par l’IA.

Ces dernières années ont vu apparaître des crises dans le monde entier. Ce qui en est ressorti, c’est l’importance de comprendre à qui les entreprises achètent, à qui elles vendent, et quelles sont les règles qui régissent ces transactions. En effet, les contrats sont la base du commerce. En utilisant l’intelligence contractuelle, les entreprises peuvent rester ancrées et prospérer même dans les tempêtes les plus turbulentes.

Par Alain Biancardi, VP Europe du Sud, Icertis

¹ Source Insee : www.insee.fr/fr/statistiques