La préparation du Cahier des Charges ERP nécessite une approche structurée

> De quoi l'entreprise a-t-elle besoin ?
> Quels objectifs d'entreprise devraient être atteints avec l'introduction d’un système ERP ?
> Quels processus optimiser ?

Une étude approfondie de ces facteurs constitue la base d'une mise en œuvre réussie. Les exigences ultérieures doivent être constamment orientées vers ces objectifs et la stratégie de l'entreprise ne doit jamais être ignorée. Dans le Cahier des Charges ERP, il sera nécessaire de préciser comment le nouveau système contribue à soutenir ses objectifs et ses processus.

Le Cahier des Charges ERP est utilisé à plusieurs reprises

Gardez à l'esprit qu'un Cahier des Charges ERP n'est pas uniquement rédigé dans le but d'évaluer les éditeurs de solutions ERP. Il sera ensuite converti en un document sur les exigences ERP fonctionnelles et deviendra partie intégrante du contrat avec le fournisseur sélectionné. En outre, pendant le processus de mise en œuvre, il fournira également une base pour les tests. Pour cette raison, le Cahier des Charges ERP doit être écrit pour être compréhensible à la fois pour les fournisseurs ERP et pour vos propres utilisateurs.

Prioriser les processus

Lors de la création d'un Cahier des Charges ERP, vous ne devez pas vous limiter à décrire les fonctions requises. Concentrez-vous sur la définition et la description des processus métier requis. Si aucune description de processus complète ou actuelle n'est disponible, elles doivent être créées.

Impliquer les départements spécialisés

Après avoir examiné vos processus et votre stratégie, il est temps de faire participer d’autres services dans l’entreprise. Après tout, ce sont les utilisateurs qui travailleront le plus avec la future solution ERP. Il est alors judicieux d'organiser des ateliers pour discuter des exigences spécifiques des départements. Une fois que vous avez collecté les informations nécessaires, vous devez prendre en compte l'ensemble des éléments. L'objectif n'est pas d'optimiser les services individuels, mais d'harmoniser l'ensemble de l'organisation.

Trouver le bon niveau de détail

Après avoir validé les objectifs stratégiques avec chaque service, vous pouvez ensuite définir les besoins fonctionnels spécifiques. Un Cahier des Charges ERP trop superficiel conduit à de nombreuses questions et malentendus. L’autre extrême conduit à une charge de travail qui n’est pas proportionnelle aux bénéfices. Pour parvenir à un équilibre entre ces deux caractéristiques, les règles suivantes sont utiles :

- Ne vous perdez pas dans des détails inutiles
- Évitez les fonctionnalités "irrésistibles".
- Ne vous concentrez pas sur les fonctionnalités standard fournies dans tous les systèmes ERP

Les schémas de conception ERP prennent en charge la sélection d'un fournisseur ERP approprié et constituent donc la base d'un processus de mise en œuvre réussi. Lors de la création de son Cahier des Charges, il est important de prendre en compte les objectifs et les stratégies de l'entreprise. En outre, une coopération étroite avec les départements spécialisés qui utiliseront le plus le système ERP reste fondamentale.

Par Pierre BAUDOIN , Directeur Général de ABAS France