GPO : Quelle était votre problématique de gestion des déplacements professionnels ?
G. D. : Jusqu’en 2007 pour commander leurs prestations voyages, les 7 principales entités juridiques de DTZ faisaient appel à l'agence de voyages Carlson Wagonlit Travel. Cette dernière a surtout  pour mission de gérer les réservations de train et d'avion. Nos collaborateurs ne disposant pas de cartes affaires, la facturation par l’agence s’effectue ensuite mensuellement sous format papier. L’équipe comptable de DTZ peut alors recevoir et traiter manuellement jusqu’à 200 factures chaque mois avec les risques d’erreurs et les retards que cela implique.
La facture est ensuite validée par le voyageur et son supérieur. D’ou une gestion des déplacements professionnels au fil de l'eau, sans démarche centrale et uniforme. Pour DTZ, ce processus manuel était devenu très consommateur de temps et générateur de nombreuses erreurs. Nous manquions également de visibilité sur notre budget déplacements à défaut de retour sur les dépenses engagées et sur la nature des prestations.

GPO : Comment avez-vous procédé pour améliorer vos processus ?
G. D. : En concertation avec Carlson Wagonlit Travel, DTZ a initié un projet d’harmonisation des notes de frais et des déplacements.
L’agence nous a alors proposé d'opter pour un système de Carte Logée. Une préconisation que nous avons suivie : en décembre 2007, DTZ a retenu AirPlus International.

GPO : Quelles raisons ont motivé votre choix pour AirPlus International ?
G. D. : En premier lieu, l’intégration et la consultation des données. En effet, face à la volumétrie des factures à traiter par notre comptabilité analytique, il était essentiel d'en minimiser voir d’en supprimer les saisies manuelles. Une démarche dans laquelle nous accompagne aujourd’hui le fichier CSV d’AirPlus. Nous souhaitions également consulter facilement nos transactions de manière à accélérer nos processus de validation. C'est désormais possible grâce au portail en ligne AirPlus. Il nous permet d’effectuer à tout moment une consultation de nos encours et une validation par email. Parallèlement, AirPlus nous proposait, en marge de sa Carte Logée et en partenariat avec AIG Europe, une assurance couvrant les voyageurs sur un certain nombre d'événements tels que le décès, l’invalidité, les frais de rapatriement. L’interactivité entre la carte AirPlus et notre solution de gestion des notes de frais Dimo Gestion nous permet également d’améliorer notre visibilité sur nos dépenses et nos coûts. Enfin, AirPlus nous a accompagnés de bout en bout pour la prise en main de ses solutions.

GPO : Quels sont les premiers bénéfices que vous tirez aujourd’hui de la
Carte Logée AirPlus ?
G. D. : Ils sont déjà bien tangibles grâce à une automatisation de la comptabilité et une optimisation du processus de paiement. Avec le système de la Carte Logée, le groupe ne paye plus l’agence de voyages mais AirPlus. DTZ a également opté pour le prélèvement automatique de ces relevés. Un système d'avoirs permet d’effectuer les remboursements le mois suivant quand des erreurs apparaissent. De plus, avec un délai de paiement de 28 jours fin de mois, il est désormais possible d’effectuer des ajustements. Grâce au portail, si je ne peux pas suspendre la facture en début de mois, je consulte mes encours et je passe en provision.