Accuser rapidement réception de l’avis et se placer dans une posture d’échange

Lorsqu’un contrôle URSSAF est planifié, le chef d’entreprise en est prévenu 30 jours auparavant. Dès réception de cet avis, il importe de prendre contact avec le contrôleur et de lui confirmer qu’il sera bien accueilli dans l’entreprise, ou qu’un contact à distance sera organisé.

« Il s’agit, dès le départ, de montrer qu’on se place dans une posture d’échange et de dialogue avec l’inspecteur », explique Angélique Acosta, directrice conseil pour Spartes, cabinet spécialisé dans l’optimisation des charges salariales. « Cela permettra de créer, d’emblée, une relation permettant de déterminer de manière juste et équitable les montants à verser par l’entreprise. Les inspecteurs URSSAF se placent, de plus en plus, dans une position de conseil des dirigeants ».

Communiquer en interne et organiser une réunion inter-services

Dans un souci de transparence, mieux vaut informer les salariés de l’arrivée de l’inspecteur URSSAF dans les locaux. Est indispensable également, avant le début du contrôle, l’organisation d’une réunion entre tous les services pouvant impacter la paie : commerciaux, recrutement, marketing, RH… Il s’agit à ce stade d’identifier toutes les actions ayant pu avoir un effet sur les rémunérations, pour éviter de les découvrir durant le contrôle.

Préparer rigoureusement les documents demandés pour ne pas faire traîner la mission

Pour que la mission du contrôleur se passe au mieux, les documents demandés dans l’avis de contrôle doivent être préparés, vérifiés et classés à l’avance. Chercher à submerger le contrôleur sous des piles de dossiers mal triés, comme le font certaines entreprises dans l’espoir de le décourager, s’avère totalement contre-productif.

« Il importe également de prêter attention aux délais dans lequel lui seront remis les documents demandés. Notamment, dans le cas où ces documents sont gérés par un prestataire extérieur, il s’agit de sensibiliser ce dernier pour qu’il les fournisse rapidement, au fur et à mesure des demandes », reprend Angélique Acosta.

Autre point important : s’assurer de ne transmettre que les documents demandés, et enlever des classeurs toutes notes manuscrites ou autres post-its.

Bien choisir l’interlocuteur de référence de l’inspecteur

Le jour de l’arrivée de l’inspecteur, le chef d’entreprise doit prendre un moment pour le rencontrer et lui indiquer le lieu dans lequel il sera installé. Ensuite, durant la période de contrôle, l’inspecteur sera sans doute amené à demander des précisions à un interlocuteur dédié. Il peut s’agir de l’expertcomptable de l’entreprise ou de l’un de ses salariés. Un impératif : choisir une personne suffisamment disponible, maîtrisant parfaitement le sujet, mais aussi… calme et à l’écoute... Le but, ici encore, consiste à répondre rapidement et factuellement aux questions de l’inspecteur, sans aborder d’autres points que ceux spécifiquement demandés.

Oser remettre en question les conclusions de l’inspecteur

En fin de contrôle, une réunion de bilan a lieu ; ce sera l’occasion de détailler les redressements auxquels souhaite procéder le contrôleur, et d’en connaître la raison. « Il s’agit, à ce stade, de poursuivre un échange constructif. En effet, de nombreux sujets sont discutables. Comme les règles relatives au calcul des cotisations sont complexes et évoluent en permanence, il arrive que l’inspecteur ne les appréhende pas totalement. A l’entreprise alors, ou à son conseil, de défendre sa position de manière argumentée. L’inspecteur se montre souvent plus ouvert au dialogue qu’on ne le croit », explique Angélique Acosta.

Les échanges effectués au cours de cette réunion et la liste de l’ensemble des documents remis à l’inspecteur, doivent être scrupuleusement archivés. Après son départ, l’inspecteur adresse à l’entreprise une lettre d’observations, à laquelle l’entreprise peut répondre sous 30 jours (ou deux mois, sur demande). L’inspecteur doit répondre à la réponse à la lettre d’observations faite par l’entreprise. En cas de désaccord sur les redressements malgré les échanges avec l’inspecteur, l’entreprise peut formuler un recours, sous deux mois, en saisissant la commission de recours amiable de l’URSSAF.