Même si l’effet de ce management collaboratif sur les résultats de l’entreprise n’est pas aisé à évaluer, le mode collaboratif est reconnu pour ses multiples bienfaits parmi lesquels le développement de l’intelligence collective et donc la génération d’idées nouvelles assurant le dynamisme de l’entreprise.

I. Le développement de l’intelligence collective…

1. Faciliter la prise de décision
Fluidifier la circulation de l’information entre l’entreprise, ses partenaires et ses clients permet de mieux respecter les délais de projets communs et d’optimiser la réactivité face aux changements inattendus. Une collaboration interne accrue favorise la prise de décisions conjointes, améliore la flexibilité de l’entreprise et permet de saisir rapidement et efficacement les opportunités qui se présentent.

2. Informer et fidéliser les clients
La qualité et la transparence de l’information renforcent la proximité entre l’organisation et son environnement, ce qui contribue également à améliorer l’image et la notoriété de l’entreprise auprès de ses clients pour, à terme, les fidéliser. Un mode de travail collaboratif permet de répondre instantanément aux questions des clients quant à l’état d’avancement de leur projet ou le traitement de leur demande et permet également de leur fournir une information précise concernant un prix ou un délai de livraison.

3. Construire une relation client exclusive
Un réseau traditionnel est un réseau pensé pour satisfaire la demande du client avec une ligne de produits ou de services fixe, offrant un service commun à des clients communs. A contrario, un réseau à forte valeur ajoutée prend en compte chaque client, de manière exclusive, en lui proposant des réponses sur-mesure.
En adoptant un mode de pilotage collaboratif, l’entreprise se donne les moyens de recueillir une information qualifiée et précise. L’objectif est de réunir toutes les personnes porteuses de ces informations afin qu’elles aient l’occasion d’échanger des idées, de partager leurs expériences et de trouver ensemble des solutions applicables à leur environnement respectif.

II. … pour une collaboration optimisée dans l’entreprise

Le management collaboratif comme modèle de gestion d’équipe se répand dans les organisations. Plateformes web (intranet, extranet, gestion de projet…) et réseaux sociaux sont autant de moyens permettant de mettre en commun les informations, les ressources, les compétences et les idées dans les différents services.
Ces nouveaux outils engendrent de nouvelles méthodologies de travail et des évolutions organisationnelles importantes. L’enjeu reste donc de les transformer en de véritables méthodes de travail, dont les bienfaits en termes de rigueur, de productivité et de motivation peuvent être conséquents.

Il existe quatre mesures pour répondre à cet objectif :

1. Améliorer la productivité des équipes

Selon Peter Drucker, consultant américain en management d'entreprise, auteur et théoricien, il faut considérer « l’organisation comme une machine à maximiser les forces humaines ». En effet, dans notre cas, l’utilisation de plateforme de partage d’information, d’outils de collaboration, alliée au travail en équipe permet d’obtenir un meilleur rendement par personne à moyen terme.
Concrètement, les progiciels sont conçus de manière à ce que chaque tâche effectuée déclenche une chaîne d’informations vers d’autres collaborateurs ce qui permet une amélioration de la productivité des équipes.
Des outils de collaboration plus complexes tels que les conférences Web ou la téléphonie IP permettent également le partage de compétences, favorisent l’émulation à l’intérieur des groupes et influencent positivement l’état d’esprit des salariés.

2. Partager ses connaissances

La collaboration en entreprise contribue au partage et au référencement des connaissances car mobiliser les compétences favorise l’intelligence collective. En effet, les solutions collaboratives permettent d’accéder, de modifier et d’échanger du contenu, directement sur un espace web de travail commun à toute l’organisation et permet une meilleure productivité au sein des équipes.

3. Réformer la gestion de projet

La mise en application des principes collaboratifs pour la gestion de projet optimise le suivi de la qualité des livrables, des délais et des coûts. En effet, si les organisations maîtrisent souvent très bien leurs activités verticales (commerciales, logistiques, financières...), elles doivent renforcer l’efficacité de leurs activités horizontales qui nécessitent une meilleure communication et une meilleure coopération.
Le déploiement d’un nouveau projet amène des évolutions organisationnelles et techniques importantes et implique nécessairement une refonte de la structure actuelle. En réunissant tous les acteurs de l’organisation sur une plateforme web commune, les solutions collaboratives de gestion de projet relient simplement l’opérationnel et le décisionnel. Elles apportent une vision globale sur les activités transverses avec des fonctions de planification, de suivi et d’analyse. Elles favorisent ainsi la réactivité opérationnelle, le suivi des activités et le pilotage stratégique des projets.

4. Mesurer l’impact de la collaboration

Une stratégie de développement d’espaces collaboratifs dans une organisation amène inévitablement des ajustements et des arbitrages. Des systèmes de mesure et d’évaluation de ces outils doivent donc être mis en place (taux d’utilisation, nombre de nouveaux contenus, nombre de commentaire...) au regard des objectifs fixés. Selon une étude Voirin¹, 78% des responsables IT consultés ont mis en place des outils collaboratifs et 51% indiquent que ces solutions ont permis d’identifier des experts.

La motivation au cœur de la synergie d’équipe

Wayne Gretzky, joueur professionnel de hockey canadien, a écrit : « 100 % des choses qu’on ne tente pas échouent ». Il est important de noter que le fonctionnement d’une entreprise est semblable à celui d’une équipe sportive. Au hockey, le but est d’éviter ses adversaires tout en menant le palais dans les buts en collaboration avec ses coéquipiers et son leader. Dans une entreprise, le but défini par le leader est d’emmener l’équipe vers le l’objectif visé par l’entreprise tout en évitant ses concurrents. Le principe est par conséquent identique dans les deux situations puisque l’importance réside dans la collaboration des participants pour obtenir un résultat et arriver à ses fins. L’intelligence reste alors primordiale puisqu’elle est issue du collectif qui désigne plusieurs individus qui collaborent à la poursuite d’objectifs communs sous la direction d’un leader.

Par Gilles Lavalou, président de NQI

¹ http://www.voirin-consultants.com/92-des-responsables-repondants-indiquent-que-les-outils-collaboratifs-sont-un-apport-significatif-a-la-collaboration/