La responsabilité des services, des sites internet et autres aspects liés à l’informatique reposant souvent sur une poignée de personnes, l’absence d’un seul employé pendant deux semaines peut s’apparenter à la perte d’un élément essentiel de l’entreprise.

Quels conseils peut-on appliquer afin de surmonter d’éventuels problèmes ?

Anticiper, prévoir un remplacement et documenter ses process
À cette époque de l’année, il est essentiel, même s’il n’en relève pas directement de leur responsabilité, de s’assurer que son équipe a bien conscience des conséquences liées à une panne du site web, un plantage du système de réservation et la perte de données en résultant, une panne de son CRM ou encore le dysfonctionnement d’un système de paiement. Mettre en place des remplaçants qui pourront servir d’interlocuteurs, documenter ses process clés, et s’assurer que tout le monde connaît bien le numéro du revendeur informatique, du partenaire de support technique, ou même la ligne directe d’un commercial. Cette simple tâche permettra de limiter les risques d’un désastre affectant les données de l’entreprise et fera gagner de précieuses minutes en cas de temps d’arrêt.

Penser à la protection des données
Les données sont le moteur du commerce numérique moderne, mais la quantité de données et leur croissance rapide représente un défi de taille pour les petites entreprises qui se concentrent sur leur propre développement et leur survie. La quantité de données collectées augmentant, et avec, les coûts liés à leur gestion, on ne peut plus se contenter de simplement recueillir, stocker et protéger ces données. Les entreprises de toute taille doivent bien avoir à l’esprit les répercussions de données qui ne seraient pas disponibles au moment et à l’endroit où on en a besoin : la perte de chiffre d’affaires liée à des pannes imprévues causée par le plantage d’un système informatique ou même une catastrophe naturelle (c’est parfois le cas !), les transactions manquées parce que le site web est indisponible et les clients se retrouvent obligés d’opter pour un concurrent. La sauvegarde des données est une activité opérationnelle régulière et, tout comme pour les assurances, la valeur réelle d’une solution de sauvegarde devient concrète au moment où on en a besoin, et lorsque les données essentielles sont restaurées. Avec des modèles de sauvegarde traditionnels sur bande, cette restauration prendrait entre une demi-journée et une semaine entière, selon la taille des données à restaurer et du serveur. Chaque minute revêt une importance financière, le temps de restauration est donc un facteur clé d’une solution de restauration. Il est indispensable de penser à bien effectuer des tests de ses sauvegardes régulièrement.

Sécurité : prendre en compte le facteur humain
Il peut paraître surprenant d'apprendre que l'erreur humaine est une plus grande cause de perte de données que les défaillances mécaniques. La suppression accidentelle de fichiers, le transfert de fichiers à la mauvaise personne ou au mauvais endroit, ou même la perte d’une clé USB sont des problèmes qui ne sont probablement pas pris en compte. Pourtant, quelle que soit la taille de l’entreprise, les données sont vitales à son existence au quotidien. Par conséquent, et pour être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), il est essentiel de savoir qui a accès à ces données et où elles se trouvent. L’une des manières d'y parvenir est d’avoir recours à une solution technique qui peut cartographier les données. L’efficacité de ces solutions dépend toutefois de leurs politiques de définition. Certaines solutions apprennent au fur et à mesure qu'elles recueillent et analysent les données, ajoutant des définitions supplémentaires pour améliorer les résultats, tandis que d'autres reposent sur des paramètres manuels. Quel que soit le scénario, il est toutefois essentiel que le logiciel soit bien en mesure de découvrir et de cartographier l’ensemble des données, où qu’elles se situent.

Limiter la complexité informatique au profit de la création de valeur
L’employé informatique doit avoir des compétences multiples et a besoin de solutions informatiques qui permettent non seulement de gagner en efficacité et d’améliorer les processus de l’entreprise, mais surtout de solutions qui fonctionnent car il est souvent l’unique personne de l’équipe support. L’adoption d’une solution de sauvegarde simple et fiable soulage l’équipe informatique de nombreuses tâches, certes essentielles, mais également répétitives et chronophages. Par exemple, pour une petite entreprise de fabrication, la garantie d’un accès constant à son historique de devis et aux prix en temps réel des matériaux de ses fournisseurs signifie plus de temps pour réfléchir à la conception de nouveaux produits pour ses clients. Conserver une longueur d’avance sur ses concurrents et stimuler l’innovation est particulièrement important pour les petites entreprises, qui ne peuvent pas se permettre d’allouer trop de ressources à des tâches informatiques manuelles et laborieuses. En réduisant les coûts et le temps que le personnel informatique consacre à la gestion et au stockage des données, il peut se concentrer sur la création de valeur en tirant parti des données.

Le cloud avant tout !
En ce qui concerne la gestion des données dans les petites entreprises, la simplicité est clé. La disponibilité des données est essentielle, que l’entreprise utilise son propre serveur sur site, un serveur hébergé dans le cloud ou une combinaison des deux. Ces cinq dernières années, les petites entreprises ont rapidement adopté les services du cloud en raison des avantages en termes de coûts et d’évolutivité des services en fonction des besoins. La sauvegarde et la restauration des données sont des éléments essentiels de toute entreprise mais elles peuvent être particulièrement gourmandes en budget et en temps. C’est pourquoi l’externalisation du stockage et de la sauvegarde auprès de fournisseurs de services utilisant le cloud fonctionne pour les petites entreprises. Penser au cloud au moment de l’application de la règle de sauvegarde « 3-2-1 » qui consiste à disposer de 3 copies de ses données de production, stockées sur 2 supports différents, tout en conservant 1 copie de la sauvegarde hors site – qui peut être sur bande, ou dans le cloud. Les avantages d’une telle stratégie sont évidents, il suffit de s’assurer que la protection et la gestion des données proposées par les fournisseurs soient bien adaptées aux besoins de l’entreprise et de bien évaluer les conséquences en cas de perte ou d’atteinte à la protection de ces données.

Par Patrick Rohrbasser, Regional VP France et Afrique du Nord chez Veeam Software