L'étude révèle que les dirigeants mondiaux reconnaissent de plus en plus la nécessité de concevoir des processus au service de leurs collaborateurs via un nouvel environnement de travail hybride.

L’enquête a été menée à travers neuf marchés, auprès de 525 dirigeants impliqués dans la gestion des déplacements et des dépenses de grandes entreprises et complétée par cinq entretiens approfondis. Parmi les grands enseignements, on constate notamment que la tendance à l'automatisation a progressé.

En effet, 80 % des personnes interrogées estiment que la gestion des déplacements et des dépenses est plus digitalisée que d'autres processus au sein de leur entreprise (vs. 67 % en 2020). Le domaine doit toutefois relever encore plusieurs défis, notamment ceux des processus manuels et fragmentés, la conformité et la sécurité.

En France, 38 % des sondés citent la gestion de la conformité des voyage (à travers les visas et les permis de travail) comme le principal défi. Pour 33 % des répondants, il s’agit plutôt des préoccupations en matière de confidentialité et de sécurité, tandis que 35 % affirment que les processus manuels pèsent sur la productivité des collaborateurs.

L'étude met également en lumière l’importance d'améliorer l'intégration entre les technologies liées aux dépenses et aux déplacements aux autres systèmes d'entreprise, déclaré comme une priorité par 59 % des dirigeants alors qu’en moyenne, seulement 39 % des systèmes s'intègrent à ces solutions d’organisation, entraînant une sous-performance et une mauvaise expérience pour les collaborateurs.

De plus, 58 % des Français interrogés souhaitent améliorer l'expérience du voyage d’affaire dans son ensemble et 64 % la façon dont les équipes collaborent lorsqu'elles planifient des voyages.

La transformation numérique est à l'origine de conceptions modernes en matière de déplacements et de dépenses

Les entreprises françaises sont majoritairement d'accord (78 %) pour dire que l'amélioration de leurs processus et outils liés aux dépenses et déplacements professionnels est essentielle pour réduire les coûts et augmenter l'efficacité opérationnelle. Les outils de gestion lors des voyages doivent permettre une expérience collaborative et efficace en matière de réservation, de paiement et de frais de déplacement

Pour 87 %, c’est la gestion de ces outils qui est primordiale pour améliorer l'expérience des collaborateurs, reconnaissant que ces process ont un impact négatif sur la productivité et l'engagement des employés.

Rudy Daniello, Executive Vice President, Amadeus Cytric Solutions, commente : « À l’approche de la nouvelle année, l'accélération de la transformation numérique des déplacements et des dépenses d’affaire est une priorité absolue pour de nombreuses organisations. Alors que le monde du travail se tourne vers un avenir hybride, les processus, les technologies et la culture doivent être mis à jour pour susciter un engagement accru et faciliter une meilleure collaboration entre les employés lors de la planification des voyages ».

Les nouvelles solutions, une fois mises en œuvre, peuvent améliorer la conformité aux politiques de voyages et faciliter la création de rapports. Le risque de ne pas mettre en œuvre des solutions numériques est réel pour les collaborateurs. En effet, comme seuls 50 % des Français interrogés déclarent vérifier toutes leurs demandes de remboursement de frais, les autres sont exposés à la fraude, à l'erreur humaine et aux problèmes de conformité.

Les paiements virtuels sont la clé pour apaiser les inquiétudes des collaborateurs concernant les déplacements et les dépenses

La pression d’un changement provient de tous les niveaux des entreprises. De leur côté, les collaborateurs se plaignent surtout de devoir avancer leurs frais de déplacement, une situation qui peut être résolue par le développement de cartes virtuelles et d'autres solutions intégrées.

80 % des dirigeants français considèrent que les paiements virtuels sont la fonctionnalité la plus appréciée dans une plateforme de gestion. Au total, la majorité des personnes interrogées estiment que l'un des principaux avantages des paiements virtuels est de permettre une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des dépenses (57 %).

Certains considèrent que cette technologie les aide à réduire le risque de fraude (31 %) tandis que d’autres affirment que les outils améliorent les processus de récupération de la TVA (40 %).

Rudy Daniello conclut : « L'audit des notes de frais peut être un processus long et manuel, notamment lorsque les employés doivent soumettre des reçus en version papier ou lorsque les informations sont collectées dans des tableurs. Les systèmes entièrement automatisés, y compris les paiements numériques, peuvent constituer une réponse efficace ».

« Depuis la pandémie et le passage au travail hybride, les attentes des collaborateurs en matière de technologie ont augmenté et nous avons constaté une baisse considérable de la satisfaction. En mettant l'accent sur l'expérience des employés grâce aux technologies collaboratives, on pourrait inverser ces tendances, stimuler l'engagement, contribuer à une industrie durable et réduire les coûts pour les entreprises », conclut-il.

 L'étude a été menée en Allemagne, en Australie, au Brésil, en Espagne, en France, en Inde, dans les pays nordiques, au Royaume-Uni et en Irlande, ainsi qu'aux États-Unis et au Canada. Chacun des 525 dirigeants interrogés représente une entreprise dont le chiffre d'affaires varie entre 100 millions et 5 milliards de dollars et qui emploie entre 1000 et 20000 personnes. L'enquête a été réalisée entre juillet et août 2022.