Avec l’approche fragmentée d'aujourd'hui, l'adhésion aux politiques de voyage est irrégulière, les dépenses "en cours de voyage" comme les repas et les taxis sont peu contrôlées, et le recours aux notes de frais manuelles alourdit les tâches administratives des voyageurs, des équipes financières et des managers.

Une nouvelle ère de voyages d'affaires est en train d'émerger pour soutenir le travail hybride, les entreprises se concentrant sur la manière dont les voyages peuvent apporter une valeur maximale dans ce nouvel environnement.

C'est pourquoi Amadeus a demandé aux experts du Centre for Economic and Business Research (CEBR) de modéliser les avantages économiques si le secteur applique la dernière technologie de gestion des dépenses de bout en bout.

Basé sur une enquête menée auprès des équipes impliquées dans les voyages d'affaires et les finances de grandes entreprises aux États-Unis, au Royaume-Uni, en France et en Allemagne, le travail de CEBR souligne les opportunités économiques de la transformation numérique des voyages et des dépenses.

Selon l'étude, la gestion des dépenses de bout en bout offre des avantages économiques aux entreprises françaises dans deux domaines principaux : 

• L'amélioration de la productivité des voyageurs, des gestionnaires et des équipes financières grâce à la digitalisation des dépenses permet d'économiser plus de deux heures par note de frais, soit 10 645 équivalents temps plein et 609 millions d’euros en valeur économique brute.

• L'efficacité des dépenses directes de voyages permet de réaliser des économies de 2,08 milliards d’euros, soit 8,43 % sur les dépenses directes de voyages effectuées par les grandes entreprises en France (soit environ 31 milliards d’euros par an pour les 4 pays étudiés). Les économies sont réalisées grâce à la réduction des fraudes et des erreurs, ainsi qu'à une application plus cohérente des politiques de voyages des entreprises.

La gestion des dépenses de bout en bout réinvente complètement la façon dont les entreprises paient, comptabilisent et gèrent les voyages. Au lieu d’avancer les frais sur place et de remettre des notes de frais à son employeur à son retour, le voyageur reçoit une carte virtuelle contenant un budget convenu à l'avance pour le voyage. La carte virtuelle est stockée sur le smartphone du voyageur afin qu'il puisse facilement payer avec l'argent de l'entreprise pendant son voyage.

Non seulement les voyageurs n'ont plus besoin de soumettre des notes de frais, mais les équipes financières gagnent en efficacité dans trois domaines clés : 

• Comptabilité, audit et remboursement : toutes les dépenses étant effectuées à l'aide de cartes virtuelles et passant par la banque de l'entreprise, le processus de rapprochement entre les paiements et les réservations est automatisé. Grâce à une source unique de données sur les dépenses, les entreprises peuvent appliquer de nouvelles technologies telles que l'IA pour vérifier automatiquement les frais de voyage.

• Contrôle, budget et prévisions : comme les voyageurs disposent d'une carte virtuelle pour un montant convenu à l'avance en fonction de la nature du voyage, les dépenses sont contrôlées à l'avance. Les équipes financières peuvent comprendre avec précision les dépenses de voyage sur la base des budgets de carte virtuelle déjà attribués, plutôt que d'essayer d'estimer le coût des voyages à la fin du mois.

• Récupération de la TVA internationale : grâce aux options permettant d'enrichir les données de paiement avec des postes spécifiques, des reçus d'hôtel et autres. Les équipes financières n'ont plus besoin de rechercher des informations particulières auprès des voyageurs et des fournisseurs afin de récupérer la TVA internationale.

Le processus historique de remboursement des dépenses, qui repose sur le paiement réalisé depuis le compte personnel des voyageurs, accroît les possibilités de fraude, d'erreur et de dépenses de voyage en dehors de la politique imposée par la société.

En remplaçant les méthodes de paiement des employés par une carte virtuelle pour un budget convenu à l'avance, CEBR a découvert que la gestion des dépenses de bout en bout pouvait permettre aux entreprises françaises d'économiser annuellement 2,08 milliards d’euros en frais de voyage directs.

Rudy Daniello, Executive Vice President, Amadeus Cytric Solutions, a ajouté : « Cette étude présente des arguments économiques solides en faveur d'une approche de bout en bout de la gestion des dépenses. La transformation numérique massive arrive exactement au bon moment pour répondre au besoin de voyages d'affaires plus efficaces qui peuvent être mieux justifiés, mesurés et contrôlés par les entreprises ».

Owen Good, Head of Economic Advisory, Centre for Economics and Business Research, a déclaré : « Selon les estimations, les entreprises devraient dépenser plus d'un milliard d’euros en voyages d'affaires dans le monde cette année. La possibilité de mieux contrôler cet investissement, en convenant et en appliquant des budgets de voyage prédéterminés, devrait permettre aux grandes entreprises, des quatre marchés pris en considération, d'économiser en moyenne plus de 8 % de leurs dépenses directes en voyages ».

Owen Good poursuit : « De plus, le gain potentiel de plus de deux heures de temps à comptabiliser et à administrer chaque voyage et l'utilisation des paiements numériques pour supprimer le processus traditionnel de dépenses, débloqueraient des gains de productivité importants. En France, la pleine utilisation de la gestion des dépenses de bout en bout libérerait 4,2 % du temps précédemment consacré à la comptabilité et à l'administration des voyages, ce qui permettrait aux travailleurs de se consacrer à des tâches plus productives ».

A propos de la recherche
Le Centre for Economics and Business Research a basé sa modélisation économique sur une enquête menée auprès de plus de 1 000 décideurs impliqués dans la finance et les voyages d'affaires au sein de grandes entreprises (plus de 250 employés) aux États-Unis, au Royaume-Uni, en France et en Allemagne. L'analyse du CEBR s'est concentrée sur les dépenses de voyage et sur la manière dont elles affectent les entreprises dans différents domaines, notamment : les effets sur les coûts des entreprises, le coût du temps consacré à l'administration fiscale liée aux voyages, le nombre de travailleurs travaillant sur cette administration, les effets sur la visibilité, les risques de fraude et les processus internationaux de réclamation de la TVA. Les impacts au niveau des entreprises, compris grâce à l'analyse des données de l'enquête, ont ensuite été utilisés pour modéliser les améliorations de la productivité des travailleurs à temps plein et les économies de dépenses directes possibles si toutes les entreprises appliquaient la dernière technologie de gestion des dépenses de bout en bout aux voyages d'affaires.