Dans le cadre du rapport de référence 2019 sur la gestion intelligente de l’information de M-Files, 1 500 employés de bureau de diverses régions ont été interviewés en France, Allemagne, Royaume-Uni, États-Unis, Australie, Nouvelle-Zélande, Finlande, Suisse, Suède et Autriche. Les résultats de l’enquête mettent en lumière les défis de la gestion documentaire auprès de salariés dont les pratiques sont de plus en plus mobiles.

Ainsi, seulement 40% des répondant Français considèrent qu’il est facile et rapide de trouver des informations sur un appareil mobile (ils sont 39 % aux États-Unis et 47% en Allemagne, à titre de comparaison). De même, 54 % des employés dans le monde ne peuvent pas se servir de leurs appareils mobiles pour partager des documents ou collaborer sur des documents.

« Dans un environnement de travail numérique, il est essentiel de pouvoir accéder partout et à tout moment aux documents, sur n’importe quel appareil. Pourtant, notre rapport montre qu’en matière de gestion documentaire, les besoins des collaborateurs, qui sont de plus en plus mobiles, ne sont pas satisfaits », indique Greg Milliken, Vice-Président Senior du marketing chez M-Files. Il ajoute : « Les employés qui ne peuvent pas accéder à distance aux informations dont ils ont besoin peuvent se tourner vers des solutions non approuvées par leur service informatique, sans que ce dernier n’en soit averti. Ce phénomène, que l’on appelle Shadow IT, multiplie les risques de sécurité, tels que les violations de données ».

L’étude souligne le manque de fonctions avancées de gestion documentaire mobile. Par exemple, seulement 50 % des répondants ayant besoin de collaborer ou de partager et de modifier des documents à l’aide d’un appareil mobile disposent des outils nécessaires. Pire encore, seulement 37 % et 26 % des participants peuvent respectivement approuver ou signer des documents à distance (ils sont 27% en France, 30% en Allemagne et seulement 23% au Royaume-Uni). Il n’est donc pas surprenant que les capacités de signature mobile soient la priorité de 39 % des employés dans l’incapacité de signer des documents en dehors du bureau. Il s’agit d’une priorité pour 37% des employés Français.

« Alors que les utilisateurs exigent de plus en plus de fonctionnalités sophistiquées, notamment pour modifier, approuver ou signer des documents avec un appareil mobile, de nombreuses organisations ont encore du mal à mettre en place un simple accès à distance », ajoute M. Milliken. « Au lieu d’adopter des services de partage de fichiers comme Dropbox ou Box, les entreprises devraient repenser leur stratégie de gestion et de traitement de l’information. Les plateformes modernes de gestion intelligente de l’information, comme celle de M-Files, garantissent un accès mobile tout en valorisant significativement les informations, pour soutenir les performances métier ».

Bien qu’ils soient unanimes sur la nécessité d’un accès mobile, les participants reconnaissent utiliser en moyenne quatre systèmes et référentiels différents pour stocker les documents et informations d’entreprise : solutions de messagerie (69 %), dossiers/lecteurs réseau partagés (55 %), disques locaux (54 %), papier (47 %), solutions de stockage dans le cloud comme Google Drive et Microsoft OneDrive (44 %), disques durs externes (40 %), services de partage de fichiers (34 %), Microsoft SharePoint (31 %) et systèmes DMS/ECM (24 %). Nombre de ces plateformes n’offrent pas d’accès mobile, tandis que d’autres nécessitent des applications spécifiques supplémentaires.

« La dissémination des informations sur différents référentiels complique encore plus l’accès aux données sur des appareils mobiles », conclut M. Milliken. « M-Files a à cœur de surmonter cet obstacle en regroupant les silos cloisonnés à l’aide de la technologie Intelligent Metadata Layer. Grâce à cette innovation de M-Files, les utilisateurs peuvent accéder en contexte aux contenus dont ils ont besoin et sont donc plus productifs, aussi bien au bureau qu’en déplacement ».