La question de savoir comment s’assurer de la conformité de ses opérations vis-à-vis des règles de contrôle des exportations et des listes de sanctions de l’OFAC (Office of Foreign Asset Control rattaché au Trésor américain), comment réagir lors de la découverte d’infractions et comment se comporter vis-à-vis des Autorités posent bien évidemment de nombreuses problématiques juridiques pour lesquelles s’attacher les conseils d’avocats spécialisés est indispensable. Mais le rôle des experts en gestion de preuves informatiques (ediscovery et digital forensics) n’est pas à négliger, il est même devenu prépondérant tant l’impact de la gestion des données électroniques peut être important. En effet, les communications et les transactions financières se font aujourd’hui de manière dématérialisée et si les dirigeants veulent comprendre ce qui se passe réellement au sein de leurs entreprises, ils doivent être capables d’en exploiter les données électroniques : emails, données comptables, smartphones, archives, ... Or, le volume galopant de l’information stockée par les entreprises, la sophistication des systèmes informatiques et le caractère international des opérations visées nécessitent des expertises et des outils spécifiques qui n’existaient pas il y a encore quelques années.

Lors d’un audit interne approfondi qui peut être déclenché suite à un soupçon, une alerte interne ou à l’occasion d’une opération de fusion-acquisition par exemple, il sera particulièrement intéressant de se concentrer sur les transactions en question enregistrées dans les logiciels comptables et financiers de l’entreprise ainsi que sur la documentation et les échanges d’emails y afférant. L’enjeu sera d’identifier où sont stockées ces informations, de les collecter, de les traiter et d’être en mesure d’identifier les éléments pertinents au regard des faits visés. Les bases de données comptables et financières pourront, par exemple, être analysées via des outils et des méthodes spécifiques visant à comparer les transactions avec la liste des entités et des individus faisant l’objet d’une sanction économique.    
 
Lorsque les Autorités soupçonnent une infraction et ouvrent une enquête à l’encontre d’une entreprise, celle-ci n’a alors guère le choix que de coopérer de manière totale afin d’obtenir leur indulgence dans l’établissement des sanctions. Cette coopération passe alors par une enquête interne longue et exhaustive sur un périmètre négocié avec les Autorités, aboutissant à une communication de tous les documents pertinents. Les experts en ediscovery et digital forensics aident alors l’entreprise et ses avocats en établissant la meilleure stratégie pour collecter les différentes données concernées, les filtrer, les centraliser sur une plateforme informatique à laquelle les différents intervenants - avocats, auditeurs financiers, équipe interne de l’entreprise - vont pouvoir accéder à distance, examiner les documents et identifier les éléments pertinents à produire. Cette démarche doit être irréprochable et parfaitement documentée pour éviter tout doute possible sur la bonne foi de l’entreprise. Elle doit également être efficace, c’est-à-dire permettre de maîtriser la durée de l’enquête et les coûts liés à la revue de volumes de plus en plus énormes de données.

Une approche proactive vis-à-vis de ces risques réglementaires peut s’avérer être la meilleure stratégie pour éviter de subir une enquête des Autorités alertées par un concurrent, un ancien salarié ou la presse.  
 

Thomas SELY
Senior Consultant – Preuves Informatiques

Au sein de l’équipe Legal Technologies EMEA de Kroll Ontrack, Thomas Sely accompagne les entreprises françaises et leurs avocats dans la recherche et la gestion des preuves informatiques dans les contentieux, les enquêtes des autorités et les enquêtes internes, notamment en matière antitrust, anti-corruption et violation des sanctions économiques.
Diplômé d’un DEA Droit des affaires et d’un MBA, Thomas a d’abord travaillé en tant que juriste en entreprise avant de s’orienter vers le domaine des Legal Technologies.

Présent dans plus de 24 pays, Kroll Ontrack est mondialement reconnu comme leader des services d’ediscovery et de digital forensics.

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