Afin d’optimiser sa visibilité et les résultats de ses équipes, il est primordial d’emporter leur adhésion en leur démontrant que loin de faire doublon, il s’agit d’outils pratiques, utilisables au quotidien et surtout qui les aident à porter leurs efforts et investissements là où c’est nécessaire… pour vendre plus !

Et si la solution était de leur démontrer concrètement l’intérêt d’un vrai tableau de bord couplé au reporting ?

Choisir les 10 indicateurs les plus importants pour piloter son activité

Le reporting commercial de l’entreprise se nourrit de toutes les données collectées sur le terrain : dates et compte-rendus de visites, délais de commande, de production, de facturation, de paiement (surtout dans le cas de rémunérations basées sur les règlements), des étapes du cycle de vente, des types de clients, … d’une multitude de données.
A contrario, le tableau de bord des commerciaux contient l’essentiel des indicateurs liés à leur activité. Pour le rendre efficace, il faut simplement se demander : quelles sont les 5 à 10 informations clés dont ils ont besoin au quotidien et sur lesquelles ils peuvent agir ?
Les réponses doivent avoir un rapport avec l’activité même du commercial. Mieux vaut connaître le nombre de rendez-vous pris ou à prendre dans le mois que le nombre d’affaires perdues. Ce dernier pourra être analysé dans le reporting lors d’un entretien individuel.

Des indicateurs lisibles et des alertes

Un tableau de bord, pour rester lisible, ne peut intégrer toutes les données ! Il doit donc être complété par un système d’alertes : un chiffre en rouge ou en gras parce qu’il n’est pas conforme à l’objectif, un mail d’alerte des 5 plus anciennes propositions envoyées non relancées, la liste des clients qui n’ont pas commandé depuis plus de 3 mois, etc.
De plus, le tableau de bord du commercial, comme celui de son automobile, contient des indicateurs graphiques lisibles immédiatement. Plutôt qu’un tableau de type « réalisé, objectif, écart », une jauge permettra de mettre immédiatement en évidence la progression du chiffre d’affaires (CA) par rapport à l’objectif. Un camembert, quant à lui, aidera à visualiser d’un seul coup d’œil la répartition du CA commandé ou facturé par produit.

Du quantitatif et du qualitatif

Dans ces périodes où le business est plus difficile et compliqué, il n’est pas inutile de mixer les indicateurs quantitatifs et qualitatifs. Si une partie des indicateurs du tableau de bord reflète le travail fourni, cela peut rassurer un commercial qui n’atteint pas ses objectifs mais voit ses efforts sur le terrain pris en compte. Des indicateurs comme le nombre de nouveaux prospects ou le nombre de contacts pris permettent aussi de mesurer qualitativement l’activité d’un commercial.

Restez ouvert à l’évolution

Contrairement à celui de son véhicule, le tableau de bord commercial n’est pas immuable. Le business évolue sans cesse. Mise en place d’une opération particulière ? Une promotion ? Il peut être important d’ajouter temporairement l’indicateur de suivi du CA sur les articles en promotion ou, s’il n’y a pas la place, de remplacer l’un des indicateurs réguliers le temps de la promotion.
Enfin, il faut surtout savoir rester à l’écoute de ses équipes en organisant des points réguliers sur l’utilisation du tableau de bord et ne pas hésiter à le faire évoluer si nécessaire. En effet, plus les collaborateurs seront impliqués dans l’évolution de leurs tableaux de bord et reporting, meilleure sera leur adhésion.

Reporting et tableau de bord : finalement complémentaires

Tableau de bord pour piloter ou reporting pour analyser, comprendre et décider : voilà donc deux outils bien complémentaires. Le reporting permettra, lors des réunions commerciales ou des points individuels, de mettre les tableaux de bord opérationnels en perspective, de mieux comparer objectifs et résultats. Et si les tableaux de bord aident réellement les commerciaux dans leur gestion quotidienne, les données des reporting seront naturellement mieux renseignées car utiles et pratiques pour tous. Un bon équilibre gagnant-gagnant !

Par Jean-Baptiste MEREL
Directeur de marchés - Report One