L'utilisation de services de collaboration basés sur le cloud, tels que Microsoft SharePoint (la plateforme de stockage et de partage utilisée par Office 365 et Microsoft Teams), s'est rapidement accélérée au début de la pandémie.

Pourtant, alors que rares sont les fournisseurs d'outils de collaboration à proposer des options d'archivage des fichiers, de nombreuses entreprises constatent que leurs volumes de données et les coûts additionnels qui en découlent sont désormais hors de contrôle. Si les entreprises ne remédient pas à ce problème, elles devront payer au prix fort des « surcoûts de consommation de stockage » pour des données qu'elles n'utilisent plus et qu'elles auraient dû archiver.

Si les entreprises subissent de plein fouet la hausse des coûts de l'énergie, les problèmes de chaîne d'approvisionnement et les pénuries de main-d'œuvre, une augmentation soudaine des coûts de stockage dans le cloud serait la dernière chose dont elles ont besoin. Les entreprises peuvent prendre de l'avance sur ce problème en adoptant des solutions tierces pour archiver automatiquement les données héritées des services cloud, mais peu d'entre elles en sont conscientes.

Jean-Pierre Boushira, VP South, Benelux & Nordics chez Veritas Technologies, explique : « Au début de la pandémie, de nombreuses entreprises ont adopté des outils de collaboration basés sur le cloud pour que leurs employés restent productifs. En conséquence, le nombre de comptes SharePoint a passé la barre des 200 millions fin 2020. À l'heure actuelle, la plupart des données créées au début de la pandémie auraient été archivées si elles avaient été stockées sur les serveurs de l'entreprise. Mais, comme de nombreux outils de collaboration basés sur le cloud – comme SharePoint – ne disposent pas d'une fonction d'archivage native, les données s'accumulent dans des espaces de stockage « chauds » et coûteux. Par exemple, certaines entreprises paient pour conserver toutes les discussions Teams de tous les employés d'il y a deux ans sur le niveau de stockage le plus cher ».

Le stockage dit « chaud » fait référence à un support de stockage qui offre un accès rapide et facile aux données, généralement basé sur du matériel haut de gamme et disposant d’une connectivité optimisée. Son homologue, le stockage dit « froid », utilise souvent des bandes ou d'autres supports moins chers qui permettent de stocker les données à des fins de conformité. Elles sont d’ailleurs généralement conservées hors ligne et rarement consultées.

Jean-Pierre Boushira poursuit : « Les solutions de collaboration, comme SharePoint et Teams, ont aidé les entreprises à résister à la tempête COVID-19 et ont changé la façon dont beaucoup d'entre nous travaillent. Personne ne souhaite que les coûts empêchent les entreprises de continuer à utiliser ces outils de collaboration, il est donc logique de faire en sorte qu’ils restent abordables et pratiques. Pour ce faire, les entreprises peuvent faire appel à un tiers archiveur pour déplacer les données inutilisées vers un stockage froid, tout en les gardant consultables et accessibles pour l'entreprise ».

Les outils de gestion des données cloud peuvent simplement déplacer les données prêtes à être archivées vers des niveaux de stockage plus économiques – souvent basés sur la même plateforme cloud utilisées pour les données chaudes, et sans compromettre les exigences de confidentialité et de souveraineté des données.

Jean-Pierre Boushira conclue : « Nous estimons que le stockage pourrait être jusqu'à 22 fois moins cher pour les entreprises, si elles décident d’avoir recours à l'archivage de leurs données vers des niveaux de stockage plus abordables¹, plutôt que de faire appel à des capacités supplémentaire dans SharePoint ».

¹ Sur la base d'un prix moyen de 153 $ par To par mois pour les excédents de SharePoint, comparé au coût cité de 676 $ pour 100 To de capacité réservée de 3 ans d'Azure Storage dans un niveau d’accès froid.