1/ Créez et maintenez une base de données précise et exhaustive à l’aide de vos fournisseurs
Votre base fournisseurs est le cœur de tous vos processus achats ; il est donc capital de disposer d’informations les plus complètes et les plus pertinentes possible. Les solutions eSourcing, via leur module de gestion de la relation fournisseurs (SRM), vous permettent aujourd’hui d’adopter une approche collaborative pour l’intégration de nouveaux fournisseurs à votre environnement. Elles responsabilisent votre fournisseur également en lui donnant la possibilité de créer et de maintenir ses propres informations. Mais c’est à vous que reviennent la structuration de cette démarche et la définition des objectifs à atteindre. Assurer un onboarding de qualité garantissant un déroulement aval du processus est crucial, d’autant qu’il est une opportunité de renforcer la relation fournisseur.

2/ Identifiez les informations dont vous avez besoin
Au fil de nos différentes tribunes, nous sommes régulièrement revenus sur l’importance de la qualification fournisseur, sur les risques que cette relation peut faire peser sur votre entreprise, et sur l’impact positif d’une gestion précise des flux d’informations. Dès lors, il vous faudra faire le point sur tous les renseignements que vous devez collecter auprès de votre fournisseur, mais avec justesse. Vous devrez, avant toute chose, faire une liste exhaustive des informations à collecter, et hiérarchiser les informations obligatoires et celles qui ne le sont pas.
Par exemple, si vous souhaitez pouvoir mesurer le taux de dépendance de votre fournisseur, il vous sera nécessaire de connaître son CA global, pour ensuite le comparer à votre montant de dépenses.
Cette étape peut être effectuée bien avant la mise en service de la solution. Plus vous anticipez, plus vous donnez à votre fournisseur d’assurance et d’aisance pour l’onboarding. N’hésitez pas à vous appuyer sur votre cahier des charges pour vous assurer de toutes les informations nécessaires prévues, et communiquez le plus en amont possible vers vos fournisseurs, pour qu’ils puissent préparer son intégration dans de bonnes conditions, et éventuellement vous soumettre leurs interrogations. La préparation est un facteur clé de succès dans un projet, ne l’oubliez pas !

3/ Pensez au « sur-mesure »
Chaque direction achat construit ses processus et méthodes en fonction du contexte de son entreprise et des spécificités de son activité. L’onboarding fournisseurs, parce qu’il vise à préparer votre collaboration, à en poser les bases, n’échappe pas à cette règle fondamentale.
Ainsi, optez pour un questionnaire d’onboarding le plus précis possible. La plupart des solutions proposent des parcours uniques, mais vous exposeront au risque d’un oubli, et il sera très compliqué de changer les choses une fois votre SRM actif. De même, un pilotage très fin de la relation fournisseur est un gage de performance pour l’entreprise dans sa globalité. Ce pilotage exige donc d’avoir collecté toutes les informations en amont. Et contrairement à bien des idées reçues, un questionnaire adapté à un secteur d’activité particulier sera toujours plus facile à remplir pour votre fournisseur qu’un questionnaire général : lorsqu’on se trouve dans un environnement familier, il est toujours plus facile d’agir.
Il faut également pouvoir tenir compte des spécificités de votre activité et de celles de vos fournisseurs. Un questionnaire unique et/ou un parcours unique permet de simplifier la gestion du processus, mais risque de ne pas couvrir l’intégralité de vos problématiques.
Adapter les informations en fonction de la catégorie achat est une première étape pour capter une information claire et valoriser votre fournisseur.

4/ Communiquez ouvertement avec vos fournisseurs
Pour réussir votre onboarding, la communication est une étape majeure. Elle mérite une préparation soignée dès la définition du projet de mise en place du SRM. Il faudra expliquer à vos fournisseurs quels sont les bénéfices qu’ils pourront eux-mêmes retirer de la digitalisation des achats dans votre entreprise : possibilités plus ouvertes de participer à des appels d’offres, transparence au niveau de la sélection, réduction des délais de paiement sont autant d’exemples d’arguments que vous pouvez produire.
La meilleure pratique consiste à communiquer de façon claire sur ce que vous attendez d’eux en matière de renseignements et de documents à fournir, tout en les rassurant sur la simplicité et la rapidité de la collecte d’informations, comme nous l’avons vu précédemment.
Communiquez plusieurs fois, au fur et à mesure de l’implémentation de votre SRM, jusqu’à la date limite de renseignement que vous aurez déterminée. Enfin, profitez de cette opération de communication pour renforcer votre relation avec vos fournisseurs en répondant à leurs interrogations.

5/ Mettez en place un système d’évaluation pour piloter la relation
À tout moment, vous devez pouvoir compter sur votre SRM pour mesurer la performance de votre processus achat. Cette mesure sera effectuée avec des critères précis, mais qui, encore une fois, doivent être adaptés à votre environnement et à vos objectifs. Le choix des KPI’s et leur prise en compte en phase de préparation de l’onboarding fournisseurs vous permettront de pouvoir mesurer facilement l’activité de ceux-ci sur votre plateforme, d’identifier les éventuels points de blocage et de pouvoir y apporter les correctifs requis.
Qui dit évaluation dit animation : savoir comment vos fournisseurs se comportent vis-à-vis de votre solution vous donne des informations précieuses pour faire vivre ce qui doit être désormais considéré comme une communauté à part entière et peut vous aider à optimiser son management.

Lors de la mise en place d’un SRM dans l’entreprise, l’onboarding requiert une attention particulière car cette étape conditionne la réussite de l’adoption de l’outil et donc le bon déroulement du processus achat. Avec de la méthode et en vous aidant de ces quelques conseils, vous garantirez à votre entreprise les bases indispensables pour optimiser sa performance achat et vous entraînerez très simplement vos fournisseurs dans une dynamique participative vertueuse.

Par Maxime Aubry, consultant avant-vente chez SynerTrade

¹ Supplier Relationship Management : outil de pilotage de la relation fournisseurs