Pour gagner des appels d’offres, il est essentiel à la fois de bien connaître le fonctionnement des acteurs publics, et ses exigences réglementaires,  mais aussi de savoir travailler sur le long terme, avec une approche sur mesure. Cela nécessite des compétences techniques et une expertise organisationnelle pointue ; le formalisme est également de rigueur. Il est donc essentiel pour les fournisseurs IT de se doter de structures dédiées à la mise en œuvre de projets dans le domaine institutionnel.

Concrètement, à échéance régulière, le code des marchés publics impose à l'acheteur public de publier un appel d’offres. Le cycle de renouvellement des marchés dépend du type d'achat. Dans les Télécoms, la durée est en général entre 3 et 4 ans. Ces procédures sont certes complexes, mais elles offrent une réelle chance à de nouveaux acteurs : le principe fondateur des marchés publics est l'égalité des chances pour tous !

N'importe quel prestataire peut ainsi se positionner, à condition de respecter scrupuleusement les prérequis, aussi bien sur le plan administratif que commercial. Les documents du marché précisent les différents critères de jugements des offres  (délai, prix, technique, méthodologie, etc…). Bien évidemment l’acheteur public attribuera plus de points à celui qui a prouvé sa compréhension du dossier, plutôt qu’à celui qui a fournit une réponse généraliste ou standardisée. Enfin la nationalité de l’hébergeur, la présence en France de ces infrastructures, sa politique écologique sont de solides différenciateurs qui pourront largement influer sur la sélection du partenaire.

Dans le domaine des technologies, les prestataires ont également un rôle à jouer  pour conseiller et accompagner les DSI, en apportant leur vision du marché. D’ailleurs pour élaborer un dossier de consultation cohérent et souvent technologiquement complexe, les sociétés d’assistance à maitrise d’ouvrage sont couramment sollicitées par les DSI. Ces sociétés, en contact régulier avec les opérateurs télécoms et sociétés de services, disposent des connaissances nécessaires pour accompagner le client dans la formalisation de son besoin et anticiper les évolutions technologiques.

Au-delà de ces éléments, pour les acheteurs publics, le critère « prix » reste un élément prépondérant dans le choix du fournisseur, surtout en ces temps de crise où les réductions budgétaires sont de mise. Des prix bas et des taux de marges faibles font des marchés publics un secteur où les fournisseurs doivent disposer d’une assise financière suffisante pour supporter un retour sur investissement plus long que la moyenne. En revanche l’assurance d’être payé et la pluri-annualité des contrats restent des avantages certains dans ce type de contrat.