Le zéro papier : oui, mais...
Demain c'est décidé, on arrête. C'est la bonne résolution de l'année pour l'entreprise, le papier, c'est fini. Outre pour des questions de sensibilité écologique, c'est aussi et surtout le constat que les processus dématérialisés sont beaucoup plus efficaces dès lors que le système d'information est informatisé, ce qui est le cas de près de 100 % des entreprises aujourd'hui. Dans ces conditions, et sans parler des aspects environnementaux et économiques, le papier a de moins en moins de raison d'être, si ce n'est de maintenir en place des processus antédiluviens.

En interne, un bon accompagnement des équipes et la mise en place d'outils inhérents à ce nouveau mode de fonctionnement suffisent généralement à se débarrasser de l'encombrant et très volumineux papier : processus RH, CRM, processus métiers, etc., peuvent être quasiment tous dématérialisés.

Reste qu'une entreprise n'a pas, par définition, vocation à vivre en autarcie. Elle échange constamment avec ses clients, ses fournisseurs, ses partenaires, des institutions diverses, etc. Et dans cet environnement immédiat, nombreux sont ceux à ne pas avoir adopté le zéro papier et les échanges 100 % électroniques : factures, bons de commande, papiers administratifs, contrats, etc., l'entreprise échange encore aujourd'hui une masse considérable de documents papier.

La saisie manuelle, facteur de risques et de lenteur
Pour l'ensemble de ces documents, qu'ils soient structurés ou non, et afin que les données qu'ils contiennent soient intégrées au système d'information des entreprises,  ces dernières n'ont pas d'autres solutions que de recourir à la saisie et à la validation manuelles. A plus ou moins grande échelle, tous les services peuvent être affectés. Et notamment les services administratifs.

De la TPE au plus grand compte, la comptabilité, la finance, la gestion des ressources humaines, etc. font par essence partie de la vie de la société : traitement des factures, rapprochement bancaire, gestion des cotisations sociales et même parfois certaines commandes clients, sont encore reçues sous forme de papier. Auquel cas, la réponse naturelle pour l'intégration de ces données au système d'information est bien sûr la saisie manuelle.

Avec les risques que cela comporte. En particulier de goulot d'étranglement : à moins de disposer d'une équipe conséquente (et de supporter les coûts que cela suppose), la saisie manuelle ralentit fortement les processus. Mais aussi d'erreurs : malgré toute la concentration et la bonne volonté de ces équipes, personne n'est jamais à l'abri de commettre une erreur. Qui peut compromettre un contrat, provoquer des retards et des pénalités de paiement, etc.

La capture, vecteur de fluidité ?
La numérisation de données existe depuis longtemps. Les outils de capture de données sont aussi très nombreux. Et beaucoup d'entreprises ont déjà fait ce choix. Avec, dans la très grande majorité des cas, un double écueil : pour être réellement efficace, une solution de capture de données doit être minutieusement paramétrée et les documents capturés parfaitement structurés.

C'est évidemment un premier pas vers la fluidité : pour les documents ainsi numérisés, seule une validation des données est nécessaire. Bien que cela ne supprime pas les étapes de tri préalable, puis de classement des documents papier... et surtout qu'en est-il des documents non structurés ? Comment peuvent-ils s'intégrer dans un processus aussi bien calibré ?
Pour aller jusqu'au bout de la démarche, et qu'elle soit à la fois réellement créatrice de valeur et de fluidité, il est impératif de se poser les bonnes questions et définir précisément ce que l'on attend d'une solution de numérisation des documents et de capture des données.

Car à quoi bon investir dans une solution qui ne couvre pas l'ensemble de ses besoins ?