Les outils technologiques transforment les usages

Le gouvernement a légiféré en la matière en votant la République Numérique à travers la dématérialisation des envois. Aussi depuis le 1er janvier 2017,les factures adressées à l’État, par les Grandes Entreprises, doivent être obligatoirement envoyées par voie électronique au travers du portail de gestion des documents en ligne de L’Etat, Chorus Pro.

En raison, d’une part, de la réduction des coûts, des engagements environnementaux, et d’autre part, de l’augmentation constante du volume de données et de documents à traiter, les dépenses d’une entreprise et les besoins en sécurisation ; la communication multicanale est devenue un process désormais incontournable. D’autant plus que les usages des particuliers se pratiquent aussi en entreprises. Email, web, mobile : les documents se transmettent désormais en multicanal.

Si l’évolution s’accélère aujourd’hui, les entreprises ont pu s’adapter : passant de la gestion documentaire de masse à la gestion transactionnelle, c’est la gestion interactive du document qui s’impose.

Gérer, de façon fluide et contrôlée, sa chaîne documentaire multicanale est devenue primordiale pour les entreprises qui n’imaginent pas les gains de temps, de productivité et d’argent liés à une bonne gestion documentaire.

Flux documentaires : le challenge de la digitalisation

La législation et les innovations technologiques contraignent les entreprises à gérer leurs documents différemment, mais le bouleversement des process suppose également de repenser la communication et l’organisation interne. Si l’on veut centraliser les flux documentaires, il faut réunir de nombreux services autour de la table : marketing, ressources humaines, communication, juridique….
Les flux documentaires incluent, notamment, les bulletins de paie et les factures clients/fournisseurs. Il faut donc travailler en équipe et centraliser les documents, produits par des logiciels différents, sans qu’il existe forcément de ponts entre eux. Tant au niveau humain que technique, cette centralisation devient, donc, rapidement un challenge à relever en interne aussi bien qu’en externe : il faut faire évoluer les fonctionnements et, parfois, mettre en place des chantiers majeurs pour répondre à ces nouvelles contraintes.

La dématérialisation en est un bon cas d’école : dans le cadre de la facturation électronique, les entreprises ont dû mettre en place un traitement différencié pour leurs factures adressées à l’État et celles adressées aux entreprises classiques. Pour un même type de document, il a donc fallu exécuter deux traitements différents. La vraie difficulté pour les entreprises est de conserver la qualité et la sécurité du traitement de ses documents.

Output management : la solution de gestion des documents

On l’a vu, face aux challenges de la centralisation des flux d’une société et de leur dématérialisation, les entreprises ont tout intérêt à opter pour une solution d’éditique qui traitera les flux documentaires et préparera à la diffusion multicanale. En effet, l’output management est un outil qui s’affranchit des questions de compatibilité-système, en exploitant le document ou la donnée brute en sortie des applications métiers, qu’il s’agisse de logiciels de comptabilité, de facturation ou de logistique par exemple.

En moyenne, 15% du chiffre d’affaires d’une entreprise est utilisé pour régler la production, la gestion et la distribution des documents. Le gain de temps généré par l’automatisation et l’optimisation des coûts font de l’output management un outil incontournable des nouvelles problématiques de gestion auxquelles les entreprises sont confrontées.

Par Aurore Mignot, Chef de projet Neopost France