Didier Bichon, Vice-Président Europe de SilkRoad, éditeur de logiciels de Gestion des Talents en mode SaaS, met en lumière les erreurs les plus communes commises lors de la mise en place d’un processus de onboarding et dévoile ses conseils pour un onboarding réussi.
 
 
Débuter le onboarding le jour de l’intégration

Trop souvent encore, les personnes récemment recrutées intègrent leurs nouvelles fonctions en réalisant qu’elles ne sont pas attendues par les équipes déjà en place. Personne ne connaît leur nom et aucun matériel n’a été prévu pour leur arrivée. Ceci laisse une première impression très négative de l’entreprise, pouvant mener à des questionnements sur leur souhait de rester dans l’entreprise ou de la quitter. Cette décision est généralement prise dans les quelques semaines qui suivent le premier jour d’intégration.
 
Gérer trop de papiers

Une des tâches la plus consommatrice en temps est le renseignement de formulaires administratifs. Cette activité peut prendre plusieurs heures, voire plusieurs jours : c’est un temps précieux que perdent les nouveaux arrivants, tout comme le département des Ressources Humaines et l’ensemble du groupe. Chaque heure passée à signer des documents ou à lire des manuels explicatifs est une heure non optimisée. Les nouveaux collaborateurs auraient pu consacrer ce temps à se familiariser à leurs nouvelles fonctions. Cette lourdeur administrative rallonge le temps nécessaire au nouveau salarié pour atteindre la pleine productivité.
 
Utiliser un système non centralisé

Les entreprises qui recrutent régulièrement en se contentant d’un plan d’accueil basique et sans utiliser un système centralisé augmentent les risques liés aux erreurs humaines lors de leur procédure de onboarding. La difficulté réside dans le fait que plus l’entreprise est grande, plus il lui est compliqué de limiter les risques. D’autant plus si la structure fait face à une période de recrutements intensifs.
 
Penser que seuls les nouveaux employés doivent faire bonne impression

Les premières impressions ne sont pas sans conséquences. En effet, la plupart des nouveaux collaborateurs déçus de leur environnement de travail décideront de quitter l’entreprise dans les 6 mois alors que ceux qui sont satisfaits ne remettront leur travail en question que dans les 18 à 20 mois suivants.
Ce n’est que passé ce délai que d’autres facteurs entrent généralement en compte comme une opportunité de carrière, un différend personnel avec un supérieur direct ou encore des considérations financières…
Une étude récente montre que si l’on inclut les coûts cachés, comme le temps passé des managers à former le nouvel entrant ou le manque à gagner induit par la vacance du poste, le coût de remplacement total d’un collaborateur atteint au minimum 27 000 euros[1].
 
Limiter le onboarding à la fin du premier jour

L’une des erreurs les plus courantes est de penser qu’une fois tous les préparatifs finalisés et le premier jour d’intégration terminé, le onboarding est clos. Or, il ne s’arrête pas là. En réalité, le premier jour n’est que le commencement. Quelques jours, pas plus que quelques semaines ne suffisent pour qu’une personne nouvellement recrutée assimile toutes les procédures et ait intégré à 100 % la culture d’une entreprise.
Plus un employé met du temps à s’intégrer dans son poste, plus il coûte cher. Les coûts des annonces passées, du recrutement et de l’intégration d’un nouveau collaborateur font réaliser aux entreprises que la mise en place d’un programme de onboarding s’avère un très bon calcul.

Les conseils de Didier Bichon pour un onboarding réussi

 
Pour qu’un onboarding soit réussi, il faut que l’équipe actuelle soit bien préparée à l’arrivée de leur nouveau collègue et que chaque tâche à réaliser soit déjà planifiée en amont. Dès son arrivée, chaque personne recrutée devrait recevoir un pack de bienvenue, ses comptes utilisateurs et mots de passe devraient avoir été créés en amont et l’emploi du temps des formations et réunions devrait être calé.
Il est parfois même souhaitable que le nouvel entrant ait pu recevoir sous format électronique, et préalablement au premier jour, des documents à lire, à remplir ou à signer. Ainsi, le salarié peut se consacrer lors de ses premiers jours dans l’entreprise à des tâches ayant un rapport avec son métier plutôt que des tâches administratives.
 
Un logiciel de onboarding permettra ensuite à l’entreprise de surmonter les obstacles liés au renseignement des formulaires administratifs. Il rend inutile tout investissement sur support papier, qui serait d’ailleurs coûteux, et offre une solution simple et automatisée. En plus d’offrir un aspect écologiquement responsable, le logiciel de onboarding supprime les coûts administratifs liés à l’envoi des documents, au stockage, au temps perdu lors du transfert des documents et bien évidemment à la main-d’œuvre.
 
L’entreprise doit avoir également mis en place un système centralisé et des procédures méthodiques à suivre chronologiquement afin de diminuer les risques liés aux erreurs humaines lors de leur procédure de onboarding.
 
Enfin, pour que les nouveaux collaborateurs aient envie de rester dans l’entreprise, il est très important de leur faire bonne impression.

[1] Etude Onboarding réalisée conjointement par SilkRoad et l’Observatoire SIRH en France en 2013