Accorder de l’importance à sa gouvernance d’entreprise, c’est donc, en quelque sorte, protéger l’entreprise dans son ensemble.

Un monde corporate pouvant s’avérer hostile

Les menaces sont nombreuses : outre les affaires de corruption et de cybercriminalité, on dénombre notamment de plus en plus de cas de « fraudes au président ». Depuis 2006, ce sont quelques centaines d’entreprises françaises qui avouent, pour celles qui osent, avoir été victimes de ces actes d’escroquerie. En ce qui concerne le préjudice, on l’estime à plus de 400 millions d’euros, alors autant dire que les conséquences peuvent être considérables et qu’il est primordial de se protéger !

Virement en urgence, changement de RIB fournisseur, faux ordre de paiement, les méthodes sont diverses, mais l’arnaque débute le plus souvent par une usurpation d’identité. Le salarié, croyant avoir affaire à un ordre venant de niveaux hiérarchiques supérieurs, sous pression car contraint d’agir dans la confidentialité et la précipitation, va effectuer l’opération demandée sans se douter de la supercherie, et devenir malgré lui la cause de milliers voire de millions d’euros perdus. Pis, dans de rares cas lorsque la fraude est déjouée, certains escrocs se font passer pour la brigade financière, appellent le véritable directeur du groupe et lui demande de procéder malgré tout au virement pour « aider à piéger les escrocs » !

En tout, 77 % des entreprises affirment avoir été victimes d’une tentative de fraude au moins durant leurs 12 derniers mois d’activité, et elles sont 20 % à ne pas avoir pu toutes les déjouer¹.

Pourtant, des solutions existent afin de prévenir ces tentatives. Il convient notamment de mettre en place un système fiable de contrôle de l’information, ainsi que des dispositifs de contrôle interne solides. Pour ce faire, l’accompagnement par les Directions Juridiques est indispensable, car installer de tels dispositifs réclame un cadre juridique structuré pour limiter le risque et apporter les meilleures solutions aux opérationnels, sans ralentissement préjudiciable à l’activité de l’entreprise.

Le contrôle de l’information comme premier rempart contre la fraude

Qu’est-ce que la « fraude au président » ? Quels sont les moyens employés par les escrocs ? Comment réagir lorsque l’on pense avoir affaire à une tentative de fraude ? Ces questions, l’ensemble de l’entreprise doit y être confronté, afin d’informer et de sensibiliser au maximum. En effet, dans plus de 80% des cas, c’est l’intervention humaine qui, souvent couplée à des dispositifs de contrôle interne,  a pu déjouer une tentative¹. Il est donc indispensable d’instaurer des procédures internes sécurisées, et d’être vigilant face à toute demande urgente qui ne respecte pas ces procédures. Les premières à devoir être sensibilisées sont bien entendu les Directions financières des filiales qui sont généralement les plus visées en vertu de leur relation directe avec les banques et de leur éloignement géographique par rapport aux Directions Générales.

D’autre part, il s’avère également nécessaire de trier les informations relatives à l’entreprise, adopter ce qu’on appelle un système de « gouvernance de l’information » afin de cerner les plus sensibles et veiller à en limiter la diffusion. Cette procédure a certes un impact modéré car la plupart des informations utilisées par les escrocs, comme l’identité de la direction ou les extraits du registre du commerce, sont d’ordre public, et donc facilement accessibles. Cependant certaines, comme des modèles types de courrier, des signatures, ou encore des adresses mail stratégiques, peuvent être préservées, ce qui aide à prévenir le risque de fraude.

Défis et évolutions du rôle des Directions Juridiques

Les directeurs juridiques ont vu leur métier considérablement évoluer en ce début de 21ème siècle, notamment suite à la multiplication et à la complexification des normes dans un contexte d’internationalisation des entreprises. Par ailleurs, ils doivent faire face à des exigences réglementaires et opérationnelles qui, elles aussi, évoluent constamment, et jouent donc un rôle de plus en plus important voire crucial pour garantir transparence et conformité de l’entreprise.

Dès lors, le directeur juridique doit être un véritable acteur de l’innovation et initier le changement au sein de ses équipes, afin d’anticiper au mieux les problématiques à venir, créer le futur du management juridique plutôt que de s’y conforter. A partir des outils qu’il possède et d’une veille juridique et technologique, il est le plus à même de garantir la durabilité de l’activité de l’entreprise en réduisant le risque au maximum.

Dans les cas qui nous intéressent de « fraudes au président », le directeur juridique peut être désigné comme référent à avertir en cas de soupçon, car il dispose d’une vue assez large de la structure et des pouvoirs de la société, et peut détecter plus aisément tout vice de procédure et toute anomalie dans les chaînes de délégation de pouvoirs.

Une vision claire des chaînes de délégation de pouvoirs associée à un reporting fiable pour déjouer les tentatives de fraude

Veiller à la cohérence des chaînes de délégation de pouvoirs est primordial pour le maintien d’une activité saine dans l’entreprise.  Ainsi, il est nécessaire de constamment contrôler que le transfert de pouvoirs soit bien accompagné d’un transfert conforme des responsabilités, afin d’éviter toute rupture dans la chaîne de délégation et de prévenir au mieux les différents risques de fraude.

Cependant, la gestion des délégations de pouvoirs est complexe. Il faut trouver qui a l’autorité, les compétences ainsi que les moyens d’exercer les différents pouvoirs. De plus, les délégataires doivent être de confiance et choisis en fonction de leurs aptitudes à respecter les procédures internes, ce qui requiert un volume important de données sur l’entreprise et peut s’avérer fastidieux. Une bonne pratique est de restreindre l’étendue des pouvoirs transférés au strict minimum, tout en veillant à respecter la séparation des pouvoirs afin de minimiser les risques.  Dans l’environnement économique actuel, la gestion de ces opérations est très chronophage, et les risques, notamment de fraude, sont de plus en plus importants tant la structure de détention des grands groupes a tendance à se diversifier.

Pour profiter de la vision la plus claire possible des chaînes de délégation, l’idéal est d’utiliser un outil capable d’établir un lien renforcé entre Direction Juridique, Direction Trésorerie et Direction RH, bénéficiant ainsi d’une vision transverse. Cela permet de fluidifier et de faire respecter les procédures de contrôle interne, tout en pouvant compter sur un reporting fiable et rapide des équipes opérationnelles.  L’utilisation de ce type  d’outil permet également de garantir une traçabilité dans le temps et l’espace, et de cibler très rapidement la faille en cas de soupçon ou de fraude avérée.
 
Une gestion maîtrisée des délégations de pouvoirs via un outil adapté permet donc une amélioration de l’efficacité opérationnelle. Dans le même temps, cela garantit le contrôle du respect des procédures internes tout en assurant un transfert de pouvoirs conforme et idéal par rapport aux ressources humaines disponibles. Dès lors, il s’agit d’un moyen efficace de lutte contre la « fraude au président » en associant vision claire et actualisée de la structure de l’entreprise, reporting fiable et traçabilité.

Par Yves Garagnon, PDG, Equity

¹ Source : Euler Hermes