En France, plusieurs tendances de fond contribuent à transformer le paysage actuel et les attitudes des entreprises, et ainsi à démocratiser l’usage du numérique dans les processus de gestion de factures :

La nouvelle réglementation, applicable depuis le 1er janvier 2014, facilite et encourage l’utilisation de la facturation électronique.

L’acceptation du PDF simple comme voie de facturation électronique constitue un indéniable accélérateur, puisque le format est connu et accepté par tous.

Les grands donneurs d’ordres, impactés significativement par l’optimisation des coûts de traitement de leurs factures, poussent en faveur de l’utilisation de la dématérialisation, contribuant à la connaissance de la pratique.

Les bénéfices des solutions de dématérialisation sont de mieux en mieux connus, démontrés et communiqués, surtout pour un usage en mode SaaS qui minimise les risques et maximise le retour sur investissement.

Le contexte économique, incitant à la productivité́ et la réduction des coûts administratifs constitue une incitation forte à dématérialiser pour bénéficier de ces retours économiques immédiats.

Au-delà̀ de la simple conformité́ à la réglementation ou des bénéfices rapidement constatés lors de la mise en œuvre de solutions de dématérialisation, les directeurs financiers sont séduits par le digital et l’innovation. Ceux qui mettent en place des solutions de dématérialisation pour leurs factures poursuivent en règle générale leur démarche pour aboutir à dématérialiser l’ensemble du processus de gestion, depuis l’achat jusqu’au paiement.

De la dématérialisation des factures à la gestion 100 % numérique du processus purchase-to-pay

Le métier de DAF a profondément évolué ces dernières années. Il est ainsi passé de la finance pure à la gestion collaborative de son écosystème dans l’entreprise, d’une fonction support à la création de valeur, de l’expertise technique à la maîtrise des business modèles... et du tableur à la dématérialisation. Cette (r)évolution de la fonction tend elle-même à accélérer l’utilisation du digital comme outil d’optimisation des processus, de gains en mobilité et en flexibilité.

Au-delà du respect des contraintes réglementaires et de la volonté de réduire les coûts de traitement administratif, l’ambition, avec la dématérialisation des factures, est d’aboutir à un processus purchase-to-pay totalement dématérialisé.

Gartner définit le purchase-to-pay dématérialisé comme une solution intégrée conçue pour gérer un processus de bout en bout, qui commence avec la commande de biens et services et se termine avec l’ordre de paiement prêt à s’intégrer dans le système comptable. Les solutions de purchase-to-pay combinent le plus souvent la dématérialisation, un portail fournisseurs, un workflow d’approbation, un système de rapprochement entre les bons de commande et les factures.

En réalité, toutes les étapes qui mènent, dans le circuit de traitement des factures fournisseurs, de la capture des factures jusqu’à l’enregistrement dans un logiciel comptable ou ERP, peuvent être automatisées. La capture des factures doit gérer le multicanal dès lors que coexistent les factures papier (qu’il faut scanner) et les factures électroniques en différents formats (PDF, EDI, XML).

Les taux d’adoption actuels de la facturation électronique que l’on observe dans d’autres pays sont atteignables en France, à moyen terme. Si les entreprises françaises sont parties d’un niveau relativement bas, ce que montrent les nombreuses études réalisées par les cabinets d’analystes, les facteurs accélérateurs sont aujourd’hui suffisamment puissants pour que la situation actuelle évolue et que la facture électronique devienne un standard.

Par Magali Michel, Directeur de Yooz