Workflow : qu’est-ce que c’est ?

La mise en place d’un workflow permet d’automatiser la réalisation de tout ou partie d’une chaîne de tâches habituellement traitées manuellement par les collaborateurs, sous réserve de modéliser au préalable le processus métier. Cela implique d’analyser le processus concerné afin :

 d’identifier chacune des actions et leur enchainement, de l’évènement déclencheur jusqu’à la finalisation du processus : réception d’un document / d’une information, transfert à un autre interlocuteur, recueil d’éléments complémentaires, renseignement de métadonnées, mise à jour du système métier (ERP, SIRH…), évolution du statut du document, validation, signature, classement, archivage automatique…
 d’identifier la ou les personnes concernées tout au long du processus, les opérations leur revenant, ainsi que les personnes en back up en cas d’absence
 de fixer le délai de réalisation de chacune des actions

=) En résumé, un workflow efficace répond à ces 3 questions : qui ? quoi ? quand ?

Ci-dessous, quelques exemples concrets de tâches courantes qui peuvent être automatisées :
 Validation d’un document ou une demande : paiement d’une facture, d’une note de frais, demande de congés…
 Recueil d’informations via un formulaire : informations lors d’une embauche, mise à jour des données personnelles…
 Diffusion en masse de documents / d’informations : note d’information à l’ensemble du personnel, notification de mise à disposition de documents…

Workflow et automatisation des tâches : quels bénéfices en attendre ?
La mise en oeuvre d’un workflow permet de gagner en productivité et d’être plus efficace. En introduisant plus de fluidité, il délivre les collaborateurs des tâches répétitives afin qu’ils puissent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Automatiser un processus permet également de gagner en fiabilité et de diminuer considérablement les risques d’erreurs humaines (oublis, retards, pertes de documents, envoi à la mauvaise personne). Les tâches sont en effet assignées automatiquement en fonction du scénario défini en amont et des outils de planification garantissent la continuité du processus en toute circonstance. A la clé pour l’ensemble des services de l’entreprise, une harmonisation des pratiques pour instaurer un système de gestion de qualité. Le workflow est un levier de suivi du bon déroulement d’un processus au service d’une démarche d’amélioration continue.

Comment mettre en oeuvre un workflow ?
La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est pas nécessaire d’être un expert en programmation pour réussir. Le plus important est d’analyser l’existant et de trouver des pistes d’amélioration avant de modéliser les workflows. Cette démarche s’inscrit d’ailleurs pleinement dans le processus de transformation digitale des entreprises.

1. Cibler les processus à travailler en priorité :
Identifier les processus métiers les plus répétitifs et chronophages au quotidien car tous ces facteurs génèrent des coûts supplémentaires qu’un workflow peut supprimer.

2. Formaliser son workflow
Définir tout d’abord l’objectif attendu, puis les différentes étapes à réaliser, ainsi que les acteurs concernés. Comme l’automatisation et la gestion électronique transforment les modes de travail en profondeur, c’est aussi l’occasion de réinventer ses processus pour bénéficier pleinement du potentiel des outils numériques.

3. Tester son workflow
Phase primordiale à ne pas négliger afin de valider le workflow mis en oeuvre et l’adapter si besoin pour coller aux besoins des collaborateurs et détecter les éventuels oublis.

4. Formaliser le nouveau mode de travail et accompagner le changement
Afin de favoriser la bonne prise en main de l’outil par l’ensemble des utilisateurs, il est fortement conseillé de rédiger la procédure associée au nouveau processus et de former tous les utilisateurs concernés afin qu’ils disposent de consignes claires. L’accompagnement est la clé du succès.

A chaque métier ses workflows ! Quelques exemples…

Service Ressources Humaines
La validation des notes de frais, des demandes de congés… font partie des processus clés qui gagnent à être automatisés.

Service Comptabilité
Réception, intégration dans le système comptable, validation, mise en paiement … l’automatisation du processus de traitement des factures entrantes offre de vrais gains de performance et permet de respecter les délais de paiement… voir même de les anticiper pour bénéficier d’une remise.

Service Achats
Traitement des appels d’offre, suivi des contrats, gestion des commandes depuis la demande d’achat jusqu’à la réception et la facturation… automatiser ces processus permet de fiabiliser l’ensemble de la chaîne de traitement purchase to pay (gains de temps, efficacité, traçabilité et qualité).

Par Emmanuel FAURE, Directeur Stratégie Marketing chez LOCARCHIVES