La tendance à l’optimisation des recettes fiscales du côté des gouvernements doit être source de préoccupation pour les directeurs financiers. Si un contrôle a lieu, le mieux que l’on puisse espérer en cas d’irrégularité concernant le remboursement des dépenses est qu’il révèle l’existence de quelques rares erreurs. L’entreprise devra alors reverser à l’administration fiscale les frais déclarés à tort et l’employé concerné en faire autant, le cas échéant.

Cependant, s’il est établi que les demandes de remboursement de dépenses non justifiées associées à la nature des notes de frais constituent une fraude, l’entreprise peut non seulement faire face à des obligations de remboursements importants auprès de l’administration fiscale, mais également s’exposer à des amendes, qui peuvent être, dans le pire des cas, requises à l’encontre des dirigeants de l’entreprise, y compris du directeur financier.

Il est vrai qu’à première vue, il semble logique d’utiliser des outils que l’entreprise possède déjà et auxquels les employés sont habitués. Pourtant, ces produits de bureautique ne sont pas conçus pour la gestion des notes de frais : il s’agit d’outils généraux qui posent un trop grand nombre de problèmes dans ce cadre de ce processus.

En premier lieu, de nombreuses entreprises font une utilisation basique du produit, ce qui peut paraître très satisfaisant et très simple du point de vue de celui qui soumet la demande de remboursement : chaque dépense correspond à une ligne de saisie, indiquant l’objet et le coût réel, l’analyse des détails revenant à quelqu’un d’autre.

Certains produits proposent des modèles personnalisés, avec des formulaires de calcul permettant de déduire la partie imposable d’une dépense ou le montant remboursable des frais kilométriques pour les employés qui utilisent leur véhicule personnel. De tels modèles doivent être tenus à jour. Ils doivent permettre une certaine flexibilité de façon à ce que les collaborateurs puissent saisir d’autres dépenses ultérieurement tout en étant assurés que les calculs sont justes et précis.

Les employés chargés de garantir le remboursement des notes de frais doivent déterminer quelles dépenses sont valides, lesquelles sont imposables, etc. Ils doivent faire correspondre les dépenses et les justificatifs (dans la mesure où ceux-ci ont été fournis par l’auteur de la demande) et entrer toutes les dépenses dans le système qu’ils utilisent pour traiter la demande.

Tout cela prend du temps. De son côté, l’auteur de la demande s’inquiète de savoir s’il va recevoir le remboursement à temps avant de devoir payer des frais bancaires. Il commence donc à harceler les responsables des demandes de remboursement qui passent du temps à lui répondre. Lorsque le remboursement est effectué, les erreurs éventuelles sont alors constatées et l’employé à l’origine de la demande les recontacte, ce qui rallonge encore le processus.

Ce n’est ni rentable, ni efficace. Un système qui englobe la totalité du processus, depuis l’instant où un employé engage une dépense jusqu’au moment où il en obtient le remboursement, voilà ce que doit rechercher tout directeur financier. L’utilisation des appareils mobiles qui permettent d’enregistrer une dépense ainsi que leurs fonctions appareil photo facilitent la tâche des employés, bien plus que s’ils devaient conserver tous les justificatifs jusqu’à la fin du mois et céder à la panique en essayant de se rappeler à quoi correspond tel ou tel reçu potentiellement non sujet à remboursement.

Un système complet dans lequel les employés peuvent saisir directement leurs dépenses permet également la vérification des notes de frais dès le début de la procédure, de façon à pouvoir détecter les erreurs potentielles avant que le traitement de la demande de remboursement n’aille plus loin. Les collaborateurs peuvent même, s’ils le souhaitent, contrôler la conformité de leur note de frais avec la politique de l’entreprise avant d’engager une dépense.

Associer les cartes bancaires professionnelles et personnelles des employés au système permet également que les paiements soient effectués directement avec ces cartes, évitant ainsi l’ajout de frais bancaires aux frais professionnels. Tout achat payé en liquide est remboursé directement sur le compte de l’employé, à temps et systématiquement.

Le choix d’un système de gestion des notes de frais implémenté en mode SaaS (Software as a Service) présente d’autres avantages : la société fournissant ce service a une expertise approfondie de la gestion des dépenses dans sa globalité. Elle est en mesure de savoir si un billet de train a une composante fiscale, de connaître les changements de barèmes kilométriques dans le cadre des déplacements professionnels, de définir si une dépense donne droit à un remboursement direct ou à une indemnité journalière.

Un système en mode SaaS est accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. L’entreprise est ainsi dispensée d’acheter, d’installer et de gérer encore davantage de serveurs dans son centre de données. Elle dispose d’un accès à un hébergeur offrant des innovations avancées dans des domaines tels que la prise en charge du remboursement des notes de frais de façon simplifiée et directe, par exemple, en favorisant la communication en champ proche (NFC) et le traitement des dépenses intégré via des partenaires privilégiés tels que des hôtels, des taxis et des restaurants.

En tant que directeur financier, votre rôle est de vous assurer que l’entreprise gère ses fonds efficacement. Le recours à des outils tels que Word ou Excel pour la gestion des notes de frais ne vous permet pas de mener à bien votre mission. En revanche, l’utilisation d’un système SaaS garantira un retour sur investissement rapide. De quoi contenter les employés à l’origine des demandes de remboursement aussi bien que ceux qui les traitent.

Par Clive Longbottom, Business Analyst

Source : KDS via resourcecenter.kds.com