Dans le discours public, il y a peu de différences entre les deux notions, souvent employées en tant que synonymes. Ainsi, la digitalisation et la transformation digitale sont assimilées, bien qu'il s'agisse de deux domaines différents qui s'appuient l'un sur l'autre.

Pour Vincent Benoit-Marquié, Senior Principal, Strategy & Transformation, chez Conga, ces deux notions ont un sens qui leur est propre mais elles vont de pair, la transformation digitale nécessitant une digitalisation au préalable, dans le cadre d’une stratégie définie.

« La digitalisation concerne la transformation des processus manuels et documents papier vers le numérique pour permettre le stockage et le traitement des données. Une fois en ligne, ils peuvent être intégrés dans un système de gestion, afin de permettre aux entreprises d'effectuer des révisions en direct, de les consulter, ou encore d'accéder plus rapidement au contenu à l'aide de fonctions de recherche. Cette notion de digitalisation comprend également la centralisation des données – qui permet d’accélérer les processus et d’analyser ces informations afin d’atteindre différents objectifs commerciaux. La transformation digitale repose quant à elle sur l’intégration des technologies à l’ensemble des opérations d’une organisation, avec un impact direct sur la compétitivité, et remet en question l’intégralité du modèle commercial.

Par exemple, le projet de cloud européen Gaia-X a commencé par la collecte de données dans une source unique afin d’en permettre l’analyse pour le maintien de la compétitivité. La seconde étape repose sur la mise en place d’une infrastructure européenne de données cloud. L’objectif ici est de renforcer la souveraineté de l’Europe et de réduire sa dépendance vis-à-vis des entreprises américaines, c’est-à-dire de rester compétitive au niveau mondial ; qui est également la finalité d’une stratégie de transformation digitale. Il est donc intéressant de faire le parallèle entre cette initiative Gaia-X, qui évolue progressivement, et les entreprises qui travaillent au développement d'une infrastructure de données, à l'analyse de ces données grâce à l'intelligence artificielle et à l'établissement de prévisions qui peuvent conduire à de nouvelles idées, de nouveaux modèles commerciaux, de nouveaux services et, in fine, à une compétitivité accrue.

De plus, la compréhension des données joue un rôle décisif dans la transformation digitale. En effet, il est inutile pour une entreprise de se doter de la technologie la plus innovante du marché si cette dernière n’est pas capable de comprendre les données. Cela implique de déterminer quelles données sont disponibles dans l’organisation, quels silos doivent être brisés pour permettre une gestion centralisée, et quels processus optimiser et automatiser. Sur cette base, recourir à l'intelligence artificielle permet une analyse fine et fournit des informations décisives pour l'entreprise en termes de compétitivité.

Ainsi, les notions de digitalisation et de transformation digitale sont étroitement liées mais doivent être dissociées. Les entreprises qui transforment leurs documents et leurs processus se trouvent dans la phase de digitalisation. Si elles ne parviennent pas à créer une source de données unifiée et l'analyse qui en découle, ni à intégrer des technologies à l’ensemble de leurs activités, elles ne pourront pas opérer leur transformation digitale, pourtant essentielle à leur compétitivité. Pour relever ce défi, les organisations devront mettre en place les technologies nécessaires afin d’améliorer les processus, les opérations et les modèles commerciaux dans le cadre d’une stratégie définie, un enjeu aujourd’hui crucial pour rester compétitives sur le long terme ».