La dématérialisation est un concept dont le contenu est large et diffus. Dans le cas des factures client, il est fréquent de voir la dématérialisation se résumer à l’externalisation du traitement physique des factures. Le prestataire s’occupe de traiter l’impression et l’envoi postal de vos factures, qu’il vous présente sur une interface web pleine de fonctionnalités de recherche. Pour faire bonne mesure, il prend en charge l’envoi de courriers virtuels sous forme de PDF image, promenés via des notifications no-reply. Les factures perdent leur côté matériel dans vos locaux, mais il s’agit de l’externalisation en courrier industriel du traitement des factures, couplé à une Gestion Electronique des Documents. Bref, on a déplacé l’imprimante de vos locaux dans les leurs…
Cette approche permet des gains réels rapides. Elle n’a cependant rien à voir avec la véritable dématérialisation fiscale des factures clients. Elle répond à certains besoins… la question est de savoir si ce sont bien les vôtres, présents et futurs ?

Votre besoin est-il de faire vite des économies modérées ?

Optez pour l’externalisation de la diffusion de vos factures ! De nombreux prestataires de courrier industriels proposent cette approche. Via une démarche projet plutôt lourde, ils vont récupérer vos flux d’impression pour s’occuper de leur traitement physique.
Avantage principal vous vous débarrassez du papier, et de toutes ses manipulations liées à la génération de vos factures et à la logistique de leur distribution postale.
En pratique vous ajoutez un intermédiaire entre la Poste et vous. Le gain principal est que la taille et les volumes de cet intermédiaire lui permettent de faire moins cher ce que vous faisiez vous-même déjà avant. L’économie est là, avec le sentiment de simplification qu’apporte l’externalisation de la génération des flux papier. La dématérialisation reste par compte plutôt virtuelle… vous avez simplement dématérialisé le traitement physique de vos factures.
L’économie est immédiate et réelle. Par contre elle ne grandira pas dans le temps car l’opérateur de courrier industriel n’a aucun intérêt à arrêter le papier pour le remplacer par véritables flux électroniques. Comme cette activité est mature, vous pouvez mettre les prestataires en concurrence pour avoir des tarifs attractifs.

Votre besoin est-il de faire durablement des économies importantes qui vont croître dans le temps ?

Optez pour la réelle facture électronique avec un spécialiste de la dématérialisation fiscale des factures clients. Il vous proposera non pas juste un service de courrier industriel, mais la possibilité  de diffuser la distribution dématérialisée de vos factures à tous vos clients, y compris ceux, majoritaires dans le B2B, qui requièrent des flux interopérables : EDI, PDF GS1 XML ou UBL…
La réduction de coûts sera significative car il ne s’agira pas simplement faire moins cher la même chose que vous, mais de faire quelque chose de totalement différent avec une structure de coût radicalement différente. Et comme le cœur de métier de cet opérateur est la transmission électronique des factures, il vous aidera à basculer progressivement en dématérialisation tous vos clients, là où un acteur du courrier industriel se satisfera de gérer vos flux papier.
Le passage en facture électronique vous apportera de nombreux bénéfices en termes de vitesse de traitement, de fiabilité de processus et de suppression de nombreuses tâches sans valeur ajoutée, pour concentrer votre attention sur les points clés : suivi des paiements, relances et gestion des litiges. Au passage cela permettra de répondre, dans le B2B, aux demandes de vos clients donneurs d’ordres qui requièrent de plus en plus de leurs fournisseurs des factures dématérialisées.
 

Externalisation des envois courrier n’est pas dématérialisation fiscale des factures clients !

Externaliser la diffusion de ses envois de factures n’est qu’une solution intermédiaire qui génère des économies limitées : une chandelle mise sous verre pour ressembler à une ampoule. Le gain immédiat est intéressant, mais comme cela ne fait que déplacer le coeur du sujet (l’impression) chez un prestataire, les économies réelles ne sont pas au rendez-vous. Cette forme de dématérialisation ne permet pas d’atteindre la plénitude des bénéfices qu’apporte une réelle et véritable démarche de dématérialisation fiscale des factures.

Maintenant, à vous de voir comment vous souhaitez votre dématérialisation : partielle ou pertinente ? Souhaitez-vous passer à la facture électronique pour réduire fortement vos coûts et fiabiliser vos processus, ou juste vous débarrasser des impressions ?

Par Eric Wanscoor, Président de Qweeby