1. Pourquoi utiliser un portail pour conseils d’administration ?
Ce type de service permet aux conseils d’administration de partager des informations et de collaborer en toute sérénité. Il assure un enregistrement numérique sécurisé de l’ensemble des documents utilisés par les membres du conseil d’une organisation (rapports, feuilles de calcul, présentations, etc.), ainsi que les archives des réunions précédentes, les ressources propres au conseil telles que ses règlements, chartes de comité et plans de succession, ou encore les agendas et répertoires du conseil. Ainsi, les documents sont facilement maintenus à jour et les directeurs disposent toujours des versions les plus récentes, auxquelles ils accèdent très facilement depuis leur tablette ou leur ordinateur portable.

2. Quels sont les avantages par rapport au papier ?
Les organisations qui envoient encore les dossiers de conseil en version papier constateront des économies immédiates lorsqu’elles n’auront plus à regrouper et à envoyer par coursier des documents volumineux ! De plus, l’interface et l’ergonomie du portail rappellent, de par leur conception, bon nombre des caractéristiques des documents papiers, notamment le défilement de gauche à droite, les onglets de section qui permettent d’organiser le document, et la possibilité d’insérer des marque-pages et des post-it virtuels.

3. Quels sont les avantages par rapport au format PDF et aux plateformes de partage de fichiers ?
Ces outils sont moins avantageux qu’on ne pourrait le croire : le format PDF n’est pas parfaitement adapté à la lecture à l’écran, et beaucoup d’utilisateurs finissent par les imprimer. Ainsi, l’impression et le contrôle des versions, normalement pris en charge par le secrétaire du conseil, sont laissés aux soins des différents directeurs. En outre, des atteintes majeures à la sécurité de services de cloud bien connus ont récemment confirmé que ces services ne sont pas conçus pour les informations sensibles que les conseils d’administration traitent au quotidien.

4. Quelles sont les organisations qui font appel à ce type de portail ?
Lorsque les portails pour conseils d’administration ont fait leur apparition, ils étaient principalement utilisés par de grandes entreprises publiques qui cherchaient à optimiser le traitement des informations de conseil. Ils sont aujourd’hui adoptés par des organisations de toute taille, y compris des entreprises privées, des œuvres de charité, des agences gouvernementales et institutions publiques telles que des conseils municipaux. Toutes les organisations dont les membres sont disséminés géographiquement peuvent tirer profit d’un portail pour conseils, comme le peuvent celles qui doivent traiter des quantités volumineuses d’informations au cours de réunion incluant la présence de nombreux membres issus de différents départements.

5. Qu’en est-il des utilisateurs peu formés à de tels outils technologiques ?
Le premier but de ces portails est de faciliter la tenue du conseil et le partage d’information confidentiel, il est donc indispensable que son utilisation soit simple et intuitive. En outre, un service complet d’assistance, incluant des formations individuelles adaptées à l’expérience et au niveau de connaissance de chaque utilisateur est également requis. Une fois que les derniers sceptiques auront pu constater auprès de leurs confrères la simplicité d’utilisation des portails pour conseils, ils pourront s’approprier l’outil à leur propre rythme.

6. Comment les portails pour conseils conservent-ils les informations en toute sécurité ?
Les copies papier peuvent se perdre et les e-mails personnels ne sont pas sécurisés, c’est la raison pour laquelle les fournisseurs de portails pour conseils font appel à différentes stratégies pour préserver la sécurité des informations. Ils possèdent leurs propres serveurs, eux-mêmes situés dans des datacenters hautement sécurisés. Les documents de chaque client y sont conservés séparément de ceux d’autres utilisateurs de portails et toutes les données sont protégées par chiffrement. La conformité aux normes internationales relatives au traitement des informations sensibles est également assurée et en cas de perte ou de vol d’un terminal, les responsables habilités au contrôle d’accès de chaque portail client sont en mesure de bloquer les accès immédiatement.

7. Comment améliorent-ils l’efficacité des réunions de conseil ?
Si la plupart des organisations adoptent un portail pour l’efficacité accrue qu’elle offre au secrétaire du conseil dans les tâches de distribution et de gestion des informations du conseil, les utilisateurs découvrent souvent que les portails améliorent également l’efficacité du conseil lui-même. Comme les administrateurs peuvent aisément naviguer vers des éléments particuliers et consulter toutes leurs notes d’un seul coup d’œil, les réunions avancent plus rapidement et les membres restent concentrés sur la conversation en cours. L’ajout de commentaires dans les documents, que les autres membres ont tout loisir de lire à l’avance, permet aux administrateurs de partager leurs points de vue avant la réunion, de sorte que la discussion elle-même soit davantage centrée sur le consensus et les questions spécifiques qui lui sont associées.

8. Qu’en est-il de la préparation des réunions ?
Sur le portail, les membres du conseil accèdent à la version la plus actuelle des documents depuis leur tablette ou leur ordinateur portable, en mode en ligne ou hors ligne, et peuvent naviguer facilement entre les pages des nombreux rapports, feuilles de calcul ou exposés souvent contenus dans les dossiers de conseils. Ainsi, les administrateurs auront plus de facilité à préparer les réunions avec un portail plutôt qu’avec des dossiers papier ou des documents récupérés dans différents e-mails ou services de partage de fichiers. Ils pourront accéder plus tôt aux informations et aux mises à jour, retrouver plus rapidement les documents actuels et archivés au sein d’un même environnement, et discuter avec d’autres membres avant les réunions.

9. Ces portails suscitent-ils des inquiétudes par rapport à l’accessibilité ?
Etre en mesure d’échanger sur des questions sensibles en toute confidentialité est essentiel pour les conseils d’administrations et comités de direction. Les portails pour conseils ne surveillent pas l’utilisation que les membres en font ou les documents qui sont ouverts ou consultés. Par conséquent, la confidentialité des échanges est totalement préservée. En outre, les commandes centralisées de la plateforme restent entre les mains des secrétaires, simplifiant du même fait les politiques de rétention de documents au sein des organisations.

10. Qui, au sein d’une organisation, garantit la réussite du passage au portail ?           

Les meilleurs prescripteurs pour l’utilisation de portails sont généralement les secrétaires du conseil, ou les assistants de direction. Mais c’est aussi aux membres des conseils d’administration et comités de direction (président, le PDG ou le directeur exécutif, etc.) qu’incombe la mission d’intercéder en faveur du portail pour garantir une adoption réussie. En effet, le point de vue de ces leaders compte beaucoup pour le reste du conseil. Le directeur de l’information au sein de l’organisation doit également être impliqué dans la planification, de même que le responsable du service juridique en charge de la conformité, le cas échéant.

Par Stéphane Tallieu, Directeur des Ventes pour la France, Diligent