Comment les cadres dirigeants peuvent parvenir à rendre le télétravail fonctionnel, utile et efficace ? Comment s’assurer que le travail sera aussi productif ? Comment s’organiser afin que tous les employés aient le même niveau d’information et se sentent partie intégrante d’une équipe ? 

Lifesize, la division de Logitech spécialiste de la vidéo-collaboration, livre cinq conseils clés à mettre en place afin de développer une politique de travail à distance efficace.

1.    Mettre en place des lignes directrices et instaurer des règles de fonctionnement

Il faut établir des règles et des lignes directrices avec les salariés sur la productivité, les horaires de travail, la participation aux réunions et le partage de documents. Les responsables, eux-mêmes en situation de mobilité, n’auront alors plus à s'inquiéter du travail fourni à distance par leurs employés dès lors qu’ils sont responsables de leur temps. Par ailleurs, de nombreux directeurs sont confrontés à l’opinion collective qui associe télétravail avec perte de productivité et baisse de résultats. Frantz Gault, associé de LBMG Worklabs, spécialisé dans le conseil en travail à distance, commente « Selon les résultats de notre étude, 78 % des dirigeants d'entreprise doutent de l'efficacité de leurs collaborateurs en télétravail ; mais ils ne sont plus que 41 % après l'avoir pratiqué ».
 
2.    Privilégier l’intégrité de chacun

Il est essentiel d’assimiler son lieu de travail à une communauté et non à une hiérarchie. En effet, les dirigeants d’entreprises seront alors en mesure d’adopter le point de vue de leurs employés. Ils leur offriront des informations et un soutien pertinents. Développer une communauté à travers des centaines kilomètres peut être difficilement réalisable. Or, créer de la confiance et de l’empathie au sein d’une communauté est beaucoup plus facile lorsqu’une signature électronique ou une voix sont liés à un visage.
 
3.    Communiquer en face à face est essentiel

Etre à 15 mètres ou à 200 kilomètres de distance n’est pas un frein pour échanger entre collègues – seuls les moyens de communication changent. L’email et la messagerie instantanée sont deux moyens idéaux pour confier à chacun ses missions et obtenir des retours rapidement. Or, il vient à manquer de « personnalisation » pour permettre une communication réellement efficace. La vidéoconférence permet d’enclencher un dialogue plus complexe tout en évitant les mauvaises interprétations, qui sont généralement plus fréquentes avec les moyens de communication seulement audio.
 
4.     Organiser des réunions informelles

Une équipe est davantage productive quand ses membres travaillent dans le même sens et vers un but commun – un sentiment qui peut être difficile à inculquersi ces derniers sont répartis en différents endroits. D'où l'importance d’organiser des réunions stratégiques mais également des réunions de groupe informelles pour renforcer le sentiment d’appartenance à une même équipe et faire naître un sentiment de responsabilité mutuelle. Que ce soit sur PC, tablettes, et tous types d’appareils mobiles, ou via une solution de visioconférence dédiée, la vidéoconférence est le moyen adéquat pour développer ce type de discussion et briser la glace de l’éloignement physique.
 
5.    Evaluer différemment la performance des employés

D’après un sondage OpinionWay de 2013, 76% des employés franciliens souhaitent télétravailler. Pour le management, évaluer le degré de réussite des salariés qui travaillent à distance ne se fait plus par le seul contrôle de la durée de présence. De plus, mesurer la productivité apparente du travail de salariés "intellectuels" est compliquée. C’est pourquoi, leur performance est davantage examinée à travers leur réactivité, leur autonomie et responsabilisation, et leur engagement à respecter les délais dans le traitement de missions.
 
Lorsqu’il faut gérer le travail de salariés en situation de mobilité, les équipes managériales attendent  une productivité et une fiabilité similaires à leurs confrères travaillant depuis le bureau. Hugues de Bonnaventure, le Directeur général France de Lifesize, commente : « Le télétravail offre de nombreux bénéfices : en gains de productivité mais également en terme de bien-être du salarié. Les deux sont finalement liés. Le travail à distance ne doit pas compromettre la qualité du travail produit, les horaires de travail de l'employé doivent être respectés, tout comme le sentiment d’intégrité au sein de l'entreprise dans son ensemble ».