Face à l'augmentation continue et exponentielle du volume de leurs données non-structurées, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à se tourner vers des solutions de gestion de  contenu d'entreprise - ECM. L'enjeu pour les entreprises réside ici dans leur capacité à faciliter l'accès à des données pertinentes pour prendre des décisions avisées. Les outils d'ECM ont été conçus dans ce sens. En identifiant et capturant les données critiques, en gérant le cycle de vie complet des documents et en protégeant les informations s'y rapportant, ils permettent aux entreprises de mieux maîtriser leurs données et la façon dont elles sont diffusées, échangées et utilisées.

En matière de déploiement, la plupart des éditeurs de solutions d'ECM proposent plusieurs options parmi lesquelles figure l'incontournable Cloud...

Sécurité, compliance, dépendance : ces mythes qui diabolisent le Cloud...
Parce qu'il est dématérialisé, mutualisé et délocalisé, un hébergement dans le Cloud pose d'abord la question de la sécurité et de la confidentialité des données. Les entreprises craignent en effet de voir leurs données interceptées, détournées ou mal utilisées du fait d'une faille de sécurité sur un serveur dont elles ignorent tout et sur lequel elles n'ont aucune emprise. Un risque d'autant plus important qu'il concerne des contenus potentiellement sensibles et réservés à un usage interne à l'entreprise.

La délocalisation - voire la multi-localisation - des données est souvent montrée du doigt du fait des problématiques d'ordre règlementaire qu'elle soulève. Au delà du cadre légal qui peut imposer à certaines entreprises de localiser précisément leurs données, c'est toute la question de la conformité règlementaire des entreprises qui se pose. A quelle juridiction les données stockées à l'étranger sont-elles par exemple soumises ? Comment gérer les niveaux d'accès des utilisateurs lorsque les données sont possiblement ventilées sur une multitude de serveurs différents ? Ou encore comment s'assurer de pouvoir répondre aux exigences en matière de restauration de données et de continuité de service sans avoir la main sur l'infrastructure technique ?

Autant de questions sensibles et ô combien stratégiques pour les entreprises auxquelles le Cloud ne semble pas toujours apporter de réponse satisfaisante. Sans parler de la dépendance technique : une infrastructure Cloud ne peut pas être aussi spécifique et personnalisée qu'une infrastructure gérée en interne, sur laquelle l'entreprise peut intervenir comme bon lui semble, au gré de l'évolution de ses besoins fonctionnels ou techniques.

La réalité d'un ECM dans le Cloud : fiabilité et disponibilité à moindres coûts
Contrairement à certaines idées reçues, un déploiement dans le Cloud n'est pas forcément synonyme d'insécurité. Comme en témoigne une enquête récente menée par le cabinet KPMG[1], selon laquelle la sécurité et la perte de contrôle ne sont plus les premiers obstacles à l'adoption du Cloud : elles ne concernent en 2013 plus qu'un tiers environ des sondés, soit 10% de moins qu'en 2012.

Les fournisseurs sérieux mettent un point d'honneur à offrir à leurs clients les garanties de fiabilité, de sécurité et de disponibilité indispensables. Par une allocation de ressources calibrées aux besoins de l'entreprise, par une surveillance continue des performances, par le maintien d'un niveau de sécurité élevé et constant, par un conseil en matière de compliance et par une maintenance technique régulière, ils garantissent sur le long terme la protection des contenus de l'entreprise et l'optimisation de la gestion de ses flux. Parfois même de manière plus efficace qu'en interne, puisque des ressources expertes chez les fournisseurs y sont dédiées.

Au-delà de la maîtrise de la sécurité et de la disponibilité de ses données, l'entreprise retrouve aussi la maîtrise de ses ressources IT et de ses coûts d'exploitation. De ses ressources IT puisque, n'étant plus contraintes d'assurer la maintenance de l'infrastructure, elles peuvent être assignées à des tâches plus stratégiques. De ses coûts puisqu'à un investissement initial de déploiement conséquent se substituent une charge d'exploitation mensuelle prévisible et une réduction des frais de traitement et de stockage des documents.

Cloud ou non, ne pas oublier l'essentiel !
Le propre du Cloud est de mettre à la disposition des entreprises des ressources configurables, immédiatement disponibles et évolutives. Sa nature élastique semble donc offrir une plus grande marge de manœuvre qu'un hébergement « classique » sur site.

Mais avant d'envisager un déploiement dans le Cloud ou dans quelque autre environnement que ce soit - traditionnel, hybride - il faut commencer par bien réfléchir à ses processus de gestion documentaire. Un outil d'ECM fonctionne a priori, quel que soit le type d'infrastructure choisie. Les risques ne concernent donc pas tant l'outil lui-même ou son déploiement que la réflexion autour de la gestion des flux de données. L'essentiel est d'être lucide sur ses besoins et ses contraintes, en fonction de la structuration de son ECM, pour faire le meilleur choix de déploiement possible.

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*L’ECM (Enterprise Content Management) ou Gestion de contenu, est un ensemble de technologies et de stratégies permettant de capturer des documents et du contenu, de les gérer, de les stocker et de les transmettre de façon optimale dans le cadre et le respect des processus d'entreprise.

[1] Etude KPMG - Février 2013 - « The cloud takes shape »