POINT CLÉ N° 1 : UNE SOLUTION « PROGICIEL »

Insistons tout d’abord sur l’importance de disposer d’une solution « progiciel ». Selon Wikipedia : « Un progiciel est la contraction de produit et de logiciel. Il s’agit d’un applicatif, libre ou exclusif, « prêt-à-porter », standardisé et générique, prévu pour répondre à des besoins ordinaires. Ce terme s'oppose aux « logiciels sur mesure ». En complément de cette définition, il conviendrait d’exclure de la définition de progiciel les solutions composées uniquement d’un assemblage de briques techniques, car à l’instar d’une solution développée en spécifique, ces solutions ne disposent pas des caractéristiques indiquées ci-après propres aux progiciels, à savoir : garantir l’autonomie des entreprises et assurer la pérennité de la solution mise en œuvre.

POINT CLÉ N° 2 : UN SYSTÈME ÉVOLUTIF

S’il est déterminant de disposer d’une solution « progiciel », il convient de s’assurer de la « paramétrabilité » de l’outil à tous les niveaux, et notamment au niveau du référentiel documentaire d’archivage.

Prenons en effet le référentiel documentaire, véritable colonne vertébrale du système d’archivage. À ce titre, l’outil doit s’adapter aux règles de l’entreprise et non l’inverse. Le référentiel documentaire de l’entreprise évolue rapidement et constamment (nouvelles normes, nouvelles réglementations, réorganisations fréquentes...). Les modifications induites dans le progiciel de gestion d’archives mixtes doivent pouvoir être mises en œuvre rapidement et simplement. En résumé, quel que soit le projet, souplesse et facilité de paramétrage doivent faire partie des critères de choix d’un progiciel de gestion d’archives mixtes.

POINT CLÉ N° 3 : UNE PLATEFORME UNIQUE POUR GÉRER LES ARCHIVES PAPIER, ÉLECTRONIQUES OU HYBRIDES

Lors d’un projet d’archivage mixte, la capacité de l’outil informatique retenu à gérer indifféremment tous les supports d’archives, papier ou électroniques, est déterminante. Le logiciel de gestion d’archives mixtes, comme le référentiel documentaire, doit pouvoir prendre en charge tous les documents quels que soient leur support, leur format et leur provenance. Il doit permettre de traiter uniformément les archives papier et électroniques en utilisant les mêmes règles de gestion. Dans ce cadre, une attention particulière doit être portée sur la capacité de la solution à assurer une gestion aisée et cohérente des archives hybrides.

Enfin, fonction principale du point de vue de l’utilisateur final : le logiciel d’archivage mixte permet de fédérer la recherche. Le collaborateur ne se préoccupe pas du format lors de sa recherche d’informations. Le choix d’un logiciel de gestion d’archives mixtes s’impose comme étant à la fois le plus efficace et le plus structurant dans la logique du projet d’archivage.

POINT CLÉ N° 4 : UN PROGICIEL ORIENTÉ MÉTIER

S’il est nécessaire techniquement, le logiciel d’archivage mixte doit avant tout être orienté métier et répondre aux exigences propres à la gestion des archives. Prenons l’exemple du référentiel de gestion. Ce référentiel est la colonne vertébrale structurante et indispensable de l’application et concrétise la mise en application de la politique d’archivage de l’entreprise. Il définit toutes les règles de gestion des archives de l’entreprise : cycle de vie, durée de conservation, confidentialité, communication... Le logiciel d’archives mixtes doit proposer un module de gestion de ce référentiel extrêmement souple permettant de s’adapter simplement aux règles internes de l’entreprise, aux spécificités métiers, aux spécificités géographiques et à l’organisation de l’entreprise.

Le logiciel d’archives mixtes doit parfaitement intégrer le référentiel de gestion documentaire de l’entreprise.

Rappelons ici que la capacité de l’entreprise à définir ce référentiel documentaire est un prérequis à la mise en œuvre d’un système d’archivage performant. Les responsables de projet devront établir pour chacune des entités de l’entreprise : quels sont les documents engageants, quels sont ceux que l’on conserve au titre de la connaissance, combien de temps les conserver, où sont les originaux, quel est leur format, où et comment souhaite-t-on les conserver... ? Dans le cas précis des archives mixtes, les droits d’accès aux documents doivent être identiques quel que soit le format (sauf à protéger le papier évidemment). Il est en effet inutile de limiter l’accès à un document papier, de mettre en place des procédures de dérogation en faisant des demandes auprès du service archives par exemple si la copie électronique du même document est disponible librement sur le réseau informatique de l’entreprise, et vice-versa.

On peut évoquer également le sort final du document. La suppression de l’exemplaire électronique n’implique pas nécessairement la suppression de l’original papier et vice-versa. On peut néanmoins recommander que la destruction de l’un ou de l’autre des supports soit tracée et que cette information soit accessible lors de la consultation de l’exemplaire restant. Cette gestion parallèle des deux formats, propre au métier des archives, vise à garantir un niveau de sécurité identique des documents quel que soit leur support.

POINT CLÉ N° 5 : GARANTIR LA VALEUR PROBATOIRE DES DOCUMENTS

Si nécessaire, le système d’archivage doit enfin proposer les fonctionnalités nécessaires pour garantir un archivage probant en cas de contentieux et par conséquent garantir la sécurité et l’intégrité dans le temps des documents archivés quel que soit leur support.

Ces différents points sont donc des données déterminantes qui permettront de s’appuyer durablement sur une plateforme robuste et évolutive dédiée à la mise en œuvre d’un archivage mixte efficient.