> Vers des solutions plus collaboratives

Les entreprises qui souhaitent automatiser leur production documentaire recherchent aujourd'hui des solutions plus collaboratives qui permettent de faire interagir plusieurs personnes sur un même document. Cette production collaborative de documents professionnels techniques, juridiques et autres, fait appel à des logiciels qui permettent de gagner du temps, dans le respect des contraintes de forme. Peu de logiciels professionnels de documents technique, juridique ou marketing, correspondent aujourd’hui aux impératifs des entreprises. Les solutions Framaker et Indesign sont quant à elle trop généralistes et MadcapFlare ne dispose pas d’interface de travail en français. C’est ainsi que sur le marché français, nous avons identifié deux solutions qui coexistent et qui permettent d’aller plus loin que l’outil Word, logiciel largement utilisé aujourd’hui par les entreprises, bien qu’il ne soit pas forcément adapté à de la production documentaire collaborative. « Word n’est pas un outil adapté à la révision de documents par plus de deux collaborateurs. Au-delà, il y a un risque de travailler sur de mauvais documents, de fusionner plusieurs versions, etc. Suite à ce constat, nous avons développé DocTech, à l’origine pour le secteur aéronautique, avec le support documentaire de la formation des pilotes et mécaniciens », précise Alexandre Loukakos, président de Magellan Aviation qui a développé la solution de publication DocTech en l’élargissant à d’autres secteurs d’activité. Un aspect indispensable pour traiter des publications qui dépassent souvent les 1000 pages, révisées par plusieurs collaborateurs, avec des droits d’accès différents pour chacun d’entre eux. 

Selon Harris Interactive, 83 % des vérificateurs et approbateurs de textes législatifs perdent du temps chaque jour, notamment avec des problèmes liés à différentes versions. Le gain de temps d’un outil de publication professionnel, est en moyenne de 20 % pour la gestion quotidienne de l’information, car il n’est plus nécessaire de chercher de l’information à l’approche d’un audit, par exemple. Ce gain de temps s’applique au maintien du document avec une liste de révisions ou aux obligations de suivis réglementaires. Un outil de publication doit répondre à des normes spécifiques pour s’adapter à des obligations métiers et préserver l’interopérabilité. « Pour l’utilisateur final, l’utilisation est simple. Notre outil peut importer des documents au format .docx. Il reconnaît les sections et sous-sections si le document d’origine a été bien édité avec la présence de titres. DocTech prend intégralement en charge l’ensemble du Workflow du cycle documentaire : approbation, révision, mises à jour sur sections liées, archivage », précise Alexandre Loukakos. Les mises à jour des textes sont ainsi affectées automatiquement aux publications qui en dépendent. Word, de son côté, n’envoie aucune alerte quand une partie du contenu est modifiée. Concrètement, si une modification impacte dix manuels différents, cela impose la mise en place d’un réviseur avec la correction individuelle des 10 manuels. Les outils de publications professionnels génèrent des alertes quand une mise à jour a été effectuée par un autre réviseur sur le contenu qu’ils utilisent.

> Le suivi du cycle de vie documentaire

« Notre logiciel est utile dès qu’il y a nécessité de respecter des contraintes et de suivre un cycle de vie documentaire, à savoir créer, éditer et mettre à jour des documents avec une exigence de qualité jusqu’à l’archivage. Avec un bon outil de création documentaire, on dégage du temps pour d’autres tâches et on évite les erreurs dans les tables des matières, entêtes ou numéros de page. Des petites coquilles qui peuvent nuire à la crédibilité d’une entreprise », explique Alexandre Loukakos.

> Publication automatisée avec traduction multilingue

Les secteurs techniques, juridiques, marketing et ventes ont besoin, dans des délais courts, de produire des contenus avec un rendu homogène, une qualité professionnelle et ce de manière fiable. Le logiciel de publication doit permettre de réutiliser des contenus existants. La mise à jour automatique d’un corpus documentaire dans plusieurs langues est un atout pour les entreprises qui travaillent à l’export et s’adressent à leurs clients à l’étranger. C’est ce que permet la solution Calenco éditée par NeoDoc, avec une saisie du contenu en français permettant de générer une traduction automatique en plusieurs langues, via des réseaux neuronaux. Cette conversion multilingue fait gagner du temps mais n’évite pas une révision minutieuse du résultat. Malgré les progrès des outils de traduction, il faut encore des réviseurs connaissant bien la langue cible pour éviter des ambiguïtés, notamment dans le domaine technique critique, afin de produire un résultat professionnel. La prise en main de ces outils de publications doit être simple avec une durée de formation de 2 jours au maximum pour en maîtriser les principales fonctions. Bouygues utilise Calenco pour les assistantes du service RH, pour remplacer Word et éliminer les tâches chronophages, notamment les problèmes de versions multiples avec l’utilisation de fichiers de référence sécurisés. Un administrateur disposant des droits d'accès peut maintenir les contenus contractuels, les référentiels métiers, noms et coordonnées des agences, les coordonnées des différentes caisses sociales et santé, etc.

Autre cas d’usage, Supersonic Imagine, une entreprise qui développe des échographes, a récupéré la documentation existante en Word, correctement structurée par titres et par chapitres. Calenco produit ensuite les notices et guides d’utilisation de ses produits en différentes langues. Le coût de ces solutions en SaaS est de 2500 €/an pour 20 utilisateurs pour DocTech et de 100€/mois/par utilisateur pour Calenco.