La dématérialisation, déjà largement bien intégrée dans les processus comptables et financiers avec la facturation par exemple, concerne de plus en plus les documents produits par les services de ressources humaines. « Désormais, même la fiche de paie peut également être dématérialisée, à condition toutefois que les salariés soient d'accord », précise Yaël Malka, manager consultante au sein du cabinet ConvictionsRH. « L'entreprise peut y trouver son compte en réduisant ses coûts papiers, et le salarié également, puisqu'il pourra bénéficier d'un accès sécurisé à l'historique de ses feuilles de paie ». Et ce n'est qu'un exemple, d'autant que les interlo­cuteurs des services RH, les caisses sociales par exemple, dématérialisent également leurs procédures. « Les directions RH se doivent d’être plus stratégiques avec des moyens toujours plus limités, la dématérialisation peut en être un levier » poursuit Yaël Malka.

Le recrutement aussi
En matière de recrutement aussi, l'automatisation et la dématérialisation gagnent du terrain. Des logiciels permettent désormais de faciliter le tri des CV, d'autant plus aisément que ceux-ci sont de plus en plus dématérialisés. Ces outils permettent des gains de temps, notamment pour les grandes entreprises qui reçoivent des masses de CV tout au long de l'année. En même temps, ces outils qui sont une aide à la sélection, permettent également de constituer une base de données, un vivier dans lequel l'entreprise pourra puiser le moment voulu.
La dématérialisation du processus du recrutement est également facilitée par la montée en puissance des réseaux sociaux professionnels. Ces derniers jouent un rôle de plus en plus important en matière de recrutement, notamment LinkedIn et Viadeo. Une tendance qui va se renforcer dans les années à venir, avec l'arrivée de la « géné­ration Y » dans le monde du travail.

Toujours plus de services
Les directions RH sont appelées à proposer toujours plus de services, et cela avec des coûts réduits. Une solution consiste à passer par un audit RH, notamment en se faisant accompagner. Une phase qui va permettre de recenser les besoins, de proposer une réorganisation et de prévoir l’évolution de l’outil SIRH (Système d’Infor­mation de Gestion des Ressources Humaines). Cette étape préalable va permettre aussi de définir ce qui peut déjà être dématérialisé, et sous quelle échéance. Enfin, des choix technologiques peuvent être opérés par l’entreprise à cette occasion. « Aujourd'hui, il existe des ERP et des progiciels qui ont fait leurs preuves mais il y a aussi une montée en puissance de solutions RH en mode SaaS » ajoute Yaël Malka. Ce dernier procédé présente certains avantages, à commencer par un coût moindre pour sa mise en œuvre, un déploiement plus rapide, et une maintenance assurée par le prestataire de services. En revanche, les ERP et les progiciels permettent une personnalisation plus poussée, d'autant que les éditeurs proposent régulièrement des nouveautés et améliorations. Une autre solution consiste également à externaliser certaines missions RH, comme la paie par exemple, ou le recrutement.  

Dématérialisation et formation
Toute l'organisation RH de l'entreprise est concernée par ces évolutions. L'aide à la conduite du changement peut aussi être un bon moyen pour aider l'entreprise à franchir le cap et à poursuivre dans la voie de la dématérialisation, qui commence souvent par la feuille de paie et qui peut aller bien au delà. En effet, ces outils permettent d'appréhender toutes les dimensions liées aux ressources humaines, de manière transversale. Ainsi, les documents papier produits, par exemple, dans le cadre de la gestion des talents, de la GPEC (Gestion prévisionnelle des emplois et des carrières), des prévisions de formations, peuvent aussi être dématérialisés. L’analyse de ces données en est alors facilitée, permettant une meilleure réactivité et efficacité des plans de formation. L’entreprise pourra mieux adapter ses programmes de formation à l’évolution de ses besoins. Car la formation reste l’atout incontesté d’une bonne gestion de ses ressources humaines.
« Pour nous, la formation est une donnée essentielle du capital humain de l'entreprise : désormais, la formation initiale ne suffit plus pour rester performant, et il faut donc pouvoir continuer de se former tout au long de la vie » précise Gérard Maubrey, fondateur de Sotralinox, une PME du secteur de la métallurgie. En France, après le financement, le second frein rencontré par les entreprises de taille moyenne est de pouvoir recruter des talents, ensuite de les former et de les garder ! Si quelques outils peuvent permettre de mieux cerner les attentes de chacun, pourquoi s’en priver ?

Par Laurent LOCURCIO