70% des employés européens interrogés pensent que le temps passé à effectuer destâches administratives a augmenté au cours des 5 dernières années.

59% des personnes interrogées affirment que les tâches administratives dans leursociété sont lourdes et complexes.

Les processus manuels prennent une part trop importante sur le temps de travail et 50% des personnes interrogées estiment que la perte de temps est le principal problème lié aux tâches administratives.

Selon l’étude menée par Lexmark, un meilleur déploiement de systèmes automatisés pourrait permettre aux entreprises européennes d’augmenter la productivité de leurs employés, de réduire les coûts opérationnels et de diminuer les erreurs dues aux processus manuels.

Lexmark a ainsi interrogé plus de 700 employés de bureau à travers l’Europe sur le temps consacré aux tâches administratives. Il en ressort un manque certain d’efficacité pour les entreprises ayant toujours recours aux processus manuels.

Les employés interrogés affirment qu’ils effectuent le plus souvent des tâches administratives de façon manuelle, plutôt qu’automatisée, comme par exemple la rédaction de contrats, le traitement des commandes, la saisie des coordonnées de leurs contacts dans un répertoire ou dans une base de données.

Parmi les personnes interrogées, 59% trouvent que le traitement des tâches administratives au sein de leur entreprise est trop complexe et qu’il nécessite un trop grand nombre d’étapes. Il existe une vraie corrélation entre la complexité des tâches administratives et le temps passé à les effectuer. 1/3 des répondants passe au minimum 3 heures par semaine uniquement à effectuer ces tâches. De plus, 70% d’entre eux estime que ce temps passé a augmenté au cours des 5 dernières années, mettant ainsi en lumière le temps précieux perdu par les entreprises.

D’autre part et sur un plan personnel, l’étude montre que les salariés sont désireux de supprimer les méthodes de travail jugées archaïques et improductives. A la question « Quel est le plus gros problème lié aux procédures administratives manuelles ? », 50% des personnes interrogées répondent que « cela prend trop de temps ».

Il existe, cependant, des implications plus importantes pour les sociétés, au delà de la productivité de ses employés. 1⁄4 des répondants révèle que le plus gros problème lié aux processus manuels est le risque d’erreur. Et, près de 2/3 des employés européens interrogés ont déjà été confrontés à une situation dans laquelle une erreur dans les tâches administratives effectuées manuellement s’est traduite par un manque à gagner pour l’entreprise.

Un nombre de frappes au clavier plus important génère une augmentation du coût de saisie des données, mais aussi plus d’erreurs et des délais allongés. Pour les entreprises, cela peut avoir un impact direct sur leurs résultats. Si une facture n’est pas traitée correctement, cela peut entraîner des frais de retard ou encore des paiements en double.

C’est pourquoi Lexmark propose des solutions à destination des petites, moyennes et grandes entreprises pour les aider à améliorer leurs performances. Des applications mobiles qui scannent les reçus des employés pour éviter de saisir manuellement leurs notes de frais, aux logiciels de saisie intelligente, Lexmark permet aux entreprises de travailler de façon plus productive.

Ces solutions combinent des équipements de numérisation et d’impression puissants à un logiciel de traitement des données permettant ainsi de saisir l’information de façon intelligente. Les données de documents d’enquêtes, de plaintes et autres rapports sont numérisés automatiquement dans un format précis et intégrés au réseau, bénéficiant ainsi d’une plus grande visibilité au sein de l’entreprise. Typiquement, cela supprime 85 à 95% des saisies manuelles jusque là indispensables et améliore aussi l’accès à l’information.

Citation :

« Notre étude alerte sur la nécessité d’une prise de conscience pour les entreprises à travers l’Europe. Les résultats ont montré que celles-ci n’exploitent pas assez le potentiel des technologies existantes pour améliorer la productivité de leurs employés et plus largement de leur workflow» constate Etienne Maraval, Directeur Marketing et Communication de Lexmark France. « Si les entreprises ne veulent pas être en reste, elles doivent s’intéresser de plus près à l’automatisation des processus métier afin de gagner en efficacité, et revoir le traitement de leurs tâches administratives quotidiennes.

Méthodologie de l’étude

Lexmark a interrogé 715 employés de bureau dans 12 pays dont la Belgique, la France, L’Allemagne, la Hongrie, l’Italie, les Pays-Bas, la Pologne, l’Afrique du Sud, l’Espagne te le Royaume Uni. L’étude s’est achevée en Juillet 2013.