Fondée en 1923 par Robert Alkan, Alkan SAS est présente dans plus de 65 pays à travers 150 collaborateurs. Face à la richesse des documents qu’elle gère au quotidien, des notices de montage aux fiches d’instructions, en passant par toute une palette de devis et notes diverses, l’entreprise décide de moderniser sa gestion de contenu.

Début 2012, Alkan SAS choisit Partitio et la solution OnBaseTM, pour répondre aux besoins spécifiques inhérents à certains secteurs sensibles, dont celui de l’aéronautique militaire.

Passer de 90 ans de culture papier à la plateforme de gestion de contenu la plus performante du marché…

Hyland Software, leader mondial sur son marché avec sa solution OnBaseTM, connaît 30% de croissance annuelle dans l’Hexagone. En combinant l’expertise de PARTITIO, société spécialisée dans la gestion des flux d’information, et la puissance de la solution OnBaseTM, ALKAN, a dématérialisé son patrimoine documentaire et a réussi à l’intégrer dans un système actuel, plus performant et plus sure en créant notamment des chaînages pour les anciens et les nouveaux documents. Cette collaboration a abouti à l’archivage électronique de plus de 100 000 documents techniques dans un format pérenne et dont la durée de vie est désormais maîtrisée.

Pour Thierry Vailant, Chef de projet IT Alkan : « Codifier pour rechercher efficacement les différents documents, tracer nos activités et nos transactions sur ces documents, simplifier et optimiser l’accès aux archives, sont des exemples capitaux de nos missions qu’OnBaseTM nous permet d’assurer en toute simplicité. Nous avons choisi cet outil pour sa maturité et sa convivialité.

Par ailleurs, Partitio, a tenu ses promesses quant à l’efficacité du déploiement pour des gains visibles et immédiats, et sur la formation de nos équipes pour garantir notre autonomie sur la solution tant sur son utilisation que sur son paramétrage pour couvrir nos autres besoins. »

… Un pari réussi !

Pour Fabien Doliveux, responsable ECM chez Partitio : « Solution phare du marché pour la gestion de contenu, OnBaseTM d’Hyland Software a tout de suite séduit Alkan qui en a particulièrement apprécié la performance en termes d’applications, de contrôle des résultats et d’analytique. Le gain de temps offert et la fiabilité des informations traitées ont également été valorisés au moment du choix de l’outil. »

La solution, en place depuis 3 ans, génère de nombreux bénéfices :
- Des gains de temps considérables pour retrouver un document grâce aux recherches par mots-clés ou en full-text. Le plus impressionnant étant l’accès direct au document depuis les logiciels métiers réalisé sans aucun développement informatique spécifique,
- Une gestion des risques mieux maitrisée grâce à la traçabilité apportée par OnBaseTM et à la suppression des pertes de documents,
- Une performance accrue grâce aux gains de temps permettant de se consacrer à des tâches à plus fortes valeurs ajoutées et à la sérénité apportée par la fiabilité du système,
- Des clients plus satisfaits, grâce à une réduction des processus de validation des devis de 30 à 7 jours, et une meilleure réactivité apportée à l’organisation,
- Des gains en termes d’efficacité dans le système de gouvernance, en réduisant les délais de validation internes de 10 à 4 jours.

Alkan persiste et signe….

Séduit par les résultats obtenus et les capacités de OnBaseTM, Alkan déploie maintenant son système avec plusieurs projets visant à :
- L’amélioration de son processus d’intégration pour les nouveaux salariés, géré par le département des Ressources Humaines ;
- La Mise en oeuvre de nouveaux workflow dédiés aux commerciaux et au service informatique ;
- L’interfaçage complet avec son ERP grâce aux modules OnBaseTM sans que cela ne nécessite de développement.

Ces futurs projets visent à poursuivre l’amélioration de la performance de l’organisation par une agilité accrue et un capital humain mieux utilisé.