Avec plus de 5 millions de documents gérés en France et plus de 1 000 clients, Open Bee, éditeur français spécialisé dans La Gestion Electronique de Documents, sera présent lors de l'édition 2012 de Sage Expo, qui se tiendra le 23 octobre prochain au CNIT à la Défense. Les distributeurs Sage pourront ainsi découvrir en avant-première la toute nouvelle version de l’application de GED mobile de l’éditeur.
Cette nouvelle version a été conçue pour :

·         Optimiser la productivité des collaborateurs en déplacement, qui ne disposent pas de poste informatique connecté au serveur de gestion commerciale Sage, en leur offrant un mode de consultation simple et rapide des documents commerciaux (devis, commandes, factures, …) depuis leurs périphériques mobiles.

·         Réduire significativement les pertes de temps et d’argent liées au traitement manuel de l’information grâce à l’amélioration du processus de validation des documents au travers de fonctionnalités avancées comme la signature tactile des devis et des bons de livraisons (directement depuis l’écran d’une tablette), permettant ainsi d’éliminer tout échange de documents papier.

« Cette nouvelle version permettra aux entreprises utilisatrices des technologies Sage d’optimiser véritablement le pilotage à distance des activités des équipes nomades, tout en éliminant les coûts et taches chronophages liés au traitement de l’information au format papier » déclare Christophe Laurence, Directeur des Opérations de la société Open Bee.

Une solution basée sur un processus en 3 étapes


1-Classement centralisé des documents produits par Sage

Les logiciels Sage permettent la production de l’ensemble des documents (devis, bons de commandes, bons de livraison, factures, …) nécessaires à la bonne gestion de la relation client des entreprises.

Open Bee a conçu un connecteur spécifique, simple d’utilisation, permettant de classer de manière structurée (par dossier clients et type de pièces), les documents produits par Sage, dans la plate-forme de gestion électronique Open Bee Portal.

Le principal bénéfice constaté est la possibilité d’archiver les documents de ventes au format PDF à un instant T. En effet, les documents produits par la Gestion Commerciale Sage évoluent dans le temps, sans possibilité pour l’utilisateur de garder une trace des différents états de ces derniers. Grâce à Open Bee, l’ensemble des étapes de traitement, depuis la création du devis jusqu’à l’émission de la facture, peuvent faire l’objet d’un document archivé qui pourra être retrouvé très facilement par la suite.



2-Accès mobile aux documents classés

Une fois les documents classés dans Open Bee Portal, les collaborateurs nomades (commerciaux, techniciens, livreurs, ….) peuvent les consulter aisément depuis leur smartphone ou tablette, via l’application Open Bee Mobile. Cette application est disponible pour les systèmes Apple, Android et Windows Phone.

Les commerciaux itinérants accèdent ainsi à leurs dossiers clients depuis leur périphérique mobile et disposent de l’historique complet des commandes et devis du client.

Ils n’ont plus besoin d’imprimer les documents issus de la Gestion Commerciale et de s’en encombrer lors de leurs déplacements.

De plus, ils sont automatiquement notifiés de l’existence de factures clients non payées arrivées à échéance et peuvent ainsi agir pour finaliser leur règlement.


3 - Optimisation des circuits de validation des documents grâce à la signature tactile


La nouvelle version des solutions Open Bee permet de mettre en œuvre de véritables circuits de traitement de l’information au format électronique.

Il est désormais possible d’affecter dynamiquement des tâches de signature de documents (depuis Sage) à des collaborateurs mobiles (commerciaux, livreurs).

Ces derniers reçoivent alors sur leur smartphone ou tablette des notifications de tâches à effectuer (devis/bons de livraison à faire signer).

Lors de leurs visites, les collaborateurs nomades peuvent alors faire signer tactilement leurs documents à leurs clients de façon très simple. La nouvelle version de l’application mobile permet en effet de signer des documents PDF de façon manuscrite à l’aide d’un stylet ou du doigt, depuis l’écran de sa tablette ou de son smartphone.

Une fois cette étape réalisée, la signature du client est fusionnée avec le document PDF original qui est alors automatiquement reclassé dans le dossier client, situé sur le serveur centralisé de gestion électronique de documents Open Bee Portal. Une notification alerte ensuite un collaborateur au siège qui peut faire évoluer le document, dans Sage, en commande (pour un devis) ou en facture (pour un bon de livraison).

Cette nouvelle fonctionnalité permet aux entreprises de gagner du temps et de réaliser des économies substantielles en s’affranchissant totalement des flux papier (frais d’impression, coûts postaux, …) dans le traitement des documents tels que les BL et devis.

Les visiteurs Sage EXPO pourront assister à des démonstrations de l’ensemble des solutions Open Bee dont des nouveautés produits sur le stand B6.