Opération N4DS réussie !
Depuis janvier 2012, les entreprises doivent établir leurs déclarations annuelles des données sociales sous la norme 4DS. La mise en œuvre de cette norme, qui répond aux nouveaux enjeux de dématérialisation des données, a demandé un travail important aux professionnels des Ressources Humaines. ADP, leader mondial des services en matière de Gestion des Ressources Humaines, de Paie et de Gestion des Temps, a accompagné avec succès ses clients vers la N4DS.
Les résultats d’une opération réussie
Depuis son déploiement en 2005, la déclaration de fin d’année DADS-U a montré ses limites. Jugée trop complexe et rigide, elle a été revue en profondeur afin de l’adapter aux nouveaux enjeux liés à la dématérialisation des données. Elle a évolué pour gagner en simplicité, en souplesse et en fiabilité. Appelée dorénavant N4DS (Norme pour les Déclarations Dématérialisées des Données Sociales), elle est entrée en vigueur le 1er janvier 2012.
Cette évolution déclarative représente une importante modification des systèmes d’information RH et donc une étape importante pour les entreprises clientes d’ADP. Afin d’effectuer cette migration complexe dans les délais, ADP a anticipé le projet et mobilisé ses équipes pour accompagner ses clients sur l’ensemble du processus. Les résultats sont très positifs, puisqu’aujourd’hui près de 100% des clients ont migré avec succès.
Eddy CORCOS, Directeur Marketing et Stratégie d’ADP France précise : « début février, 99,7% des déclarations des 10 300 clients d’ADP étaient transmises et entièrement validées par la CNAV. Nous avons d’ailleurs été félicités par la CNAV pour la rapidité et la qualité de nos déclarations de cette année ! ».
Un accompagnement sur mesure
Depuis 2010, ADP a mis en place des moyens importants pour mener à bien cette migration. Une équipe dédiée a été créée, avec un objectif clair : garantir à tous les clients une mise en œuvre et un accompagnement de qualité en respectant les délais imposés.
Concrètement, après avoir identifié les écarts entre l’ancienne et la nouvelle norme, ADP a adapté le processus de génération des déclarations et à mis à jour les règles, les contrôles des rubriques, les états DADS-U et les extractions Excel. Des règles pour alimenter, au maximum automatiquement, les nouvelles données demandées par la norme 4DS, à partir des données du SIRH, ont par ailleurs été mises en place.
ADP a accompagné ses clients en prenant en charge les échanges avec la CNAV, les Institutions de Retraite et de Prévoyance, ainsi que les Assureurs adhérant à la norme N4DS, sans qu’ils ne soient affectés par les changements. Cette prise en charge a permis d’une part, d’avoir une bonne réactivité vis-à-vis des organismes sociaux, et d’autre part, de gérer efficacement les difficultés et les anomalies.
Une campagne de formation d’envergure dédiée à la N4DS a également été menée, avec un catalogue de formations adapté aux besoins de chaque utilisateur. Ces formations ont permis une réelle prise de conscience des enjeux de migration et un accompagnement optimal des entreprises.
Les clients Expert-comptables d’ADP ont fait l’objet d’une attention toute particulière. Informés du déroulement de la campagne dès le mois de novembre, ils ont été accompagnés par ADP jusqu’en janvier afin de générer une prestation de fin d’année de qualité pour leurs propres clients. Les échéances ont été respectées et ADP note actuellement un très faible taux de rejet des fichiers envoyés aux Organismes de protection sociale (OPS).
N4DS, une norme complexe, et une évolution majeure pour les organismes
La nouvelle norme modifie en profondeur la structuration des données déclarées : 200 nouvelles rubriques, un découpage qui passe de 80 à 123 structures, des évolutions qui changent totalement les étapes de production des déclarations annuelles. Elle nécessite donc des contrôles plus longs et plus complexes.
Structurée de façon à prendre en compte tous les salariés, du secteur public comme du secteur privé, la N4DS constitue un référentiel unique de données qui permet d’industrialiser la déclaration des données sociales et fiscales auprès d’un plus grand nombre d’administrations. Parmi les nouveaux entrants : Pôle emploi, certains régimes spéciaux de retraite, le regroupe dans une même structure des institutions de prévoyance, de la FNMF (pour les mutuelles) et de la FFSA (pour les sociétés d’assurances) et de la direction des retraites de la Caisse des dépôts.
Pôle emploi, par exemple, a tiré parti du passage à la nouvelle norme 4DS pour rendre obligatoire la dématérialisation des attestations employeur et leur transmission par EDI à compter du 1er janvier 2012.
Avec ADP, les déclarations sont une simple formalité
Les déclarations annuelles restent donc pour les entreprises une tâche lourde et anxiogène, surtout si le gestionnaire est seul à gérer ces déclarations, manque d’expérience ou assume d’autres responsabilités. Les contraintes sont nombreuses : contrôles, identification et interprétation des écarts, saisies manuelles, recyclages, etc.
ADP propose désormais une offre d’externalisation « Paie et Déclaratif Services » qui prend en charge la réalisation de la N4DS, et effectue tous les mois les contrôles sur les données sociales s’y rapportant. L’entreprise est ainsi totalement libérée de la production de la N4DS en fin d’année, et bénéficie d’accompagnement et d’outils personnalisés de la part d’ADP pour sécuriser sa paie et ses cotisations.
Les grandes mutations déclaratives renforcent la conviction que la gestion de la paie, des déclaratifs et de l’administration du personnel, ne s’improvise pas, et nécessite l’accompagnement d’un prestataire de service expert tel qu’ADP.
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