Elle a ensuite mis en œuvre les modules de gestion des absences et des congés, de gestion des notes de frais et de suivi du dossier RH, pour l’ensemble de ses collaborateurs.

Eurécia, éditeur de logiciels de management et de gestion des ressources humaines, disponibles uniquement en mode SaaS, annonce le déploiement de ses solutions au sein d’iDTGV. Du suivi des temps de travail à la gestion des notes de frais, en passant par la gestion des congés et des absences, c’est toute la gestion administrative du personnel iDTGV qui est gérée avec les solutions d’Eurécia. La DSI d’iDTGV a été séduite par les fonctionnalités, la rapidité de déploiement, la simplicité d’utilisation et la tarification extrêmement intéressante des solutions proposées par l’éditeur toulousain.

Suivi des temps et des activités de la DSI, pour optimiser son organisation
Créée en 2004 par la SNCF, iDTGV propose une offre 100% Internet pour l’achat de billets de train de son offre (réservation en ligne, billets à imprimer…), avec des spécificités très appréciées des voyageurs : tarifs attractifs, choix de l’ambiance de voyage, de l’emplacement du siège, etc. A l’origine expérimentée sur la liaison Paris - Marseille, la liste des destinations couvertes par iDTGV s'enrichit chaque année. Aujourd'hui, iDTGV dessert plus de 30 villes et transporte près de 15 000 passagers par jour. Avec un modèle 100% Web, l’activité d’iDTGV repose en grande partie sur son système d’information. Sa DSI occupe d’ailleurs à elle seule près d’un tiers des effectifs : 20 collaborateurs sur un total de 70.

A son arrivée en 2010, le nouveau DSI d’iDTGV souhaite optimiser l’organisation de sa direction. Pour cela, il a besoin de disposer d’une visibilité sur le temps passé par ses équipes par tâches, par projets, et par directions. Jusque-là, le reporting était réalisé grâce à des feuilles Excel, avec les limites de cet outil : problèmes d’accès partagé et de consolidation des données, absence de suivi en temps réel… Il se met alors à la recherche d’une solution de gestion des temps et des activités (GTA), adaptée à une structure de quelques dizaines de salariés, et disponible en mode SaaS, afin d’éviter des dépenses d’infrastructure.

Déploiement rapide et simplicité d’utilisation
En mars 2010, après une recherche sur Internet, le DSI identifie très rapidement Eurécia, l’un des seuls éditeurs de solutions de GTA en mode SaaS à répondre à l’ensemble de ses critères, et contacte la société afin de pouvoir tester l’outil. Outre toutes les fonctionnalités qu’il recherchait, il est séduit par les interfaces simples et de qualité, et par la tarification extrêmement intéressante de la solution.

Le projet est lancé en avril 2010. Une fois définis les axes et comptes analytiques sur lesquels les activités devaient être imputées, le déploiement ne prendra pas plus de 15 jours. « Ce projet a été très structurant pour la DSI, explique Fabrice Flottes de Pouzols, Directeur des Systèmes d’Information d’iDTGV. Notre plus grande difficulté a été de structurer et de figer la liste des directions, activités et différentes tâches sur lesquels les temps étaient à déclarer, en fonction de nos objectifs d’analyse et de contrôle interne ».

Avec la solution de time-tracking d’Eurécia, la DSI d’iDTGV dispose désormais d’une visibilité fine sur la ventilation des temps et activités par tâches, projets et directions, et a pu structurer et homogénéiser ses processus. Ce qui lui permet de mieux estimer les délais pour réaliser de nouveaux projets, augmentant de facto la qualité de service vis-à-vis de ses « clients internes ».

Une extension à la gestion des congés et absences, et à la gestion des notes de frais
Satisfaite de son outil de gestion des temps et des activités, la DSI d’iDTGV propose à la Direction de l’Administration et des Finances (DAF), en juillet 2011, de mettre en œuvre d’autres modules proposés par Eurécia, cette fois-ci sur un périmètre élargi (les 70 collaborateurs de la société). La gestion des congés et absences, des notes de frais et déplacements, ainsi que le suivi des dossiers salariés et des tableaux de bords RH (gestion des entrées et sorties, contrats de travail et avenants, salaire, visites médicales, entretiens annuels, formations…), sont ainsi déployés, en remplacement d’une solution qui ne donnait pas satisfaction, car trop complexe et plus coûteuse. Les nouveaux modules, incluant un connecteur ADP, pour basculer automatiquement les données congés et absences vers le logiciel de paie ADP, sont mis en œuvre en quelques jours. « Les outils d’Eurécia sont tellement intuitifs que les utilisateurs se les sont immédiatement appropriés », souligne Fabrice Flottes de Pouzols.

A terme, la DSI d’iDTGV envisage d’utiliser les solutions d’Eurecia pour gérer et refacturer des projets réalisés pour le compte d’entités externes, mais appartenant au groupe SNCF.