Vers l'entreprise collaborative avec Jalios
Les organisations et entreprises fonctionnent de plus en plus en un réseau avec des personnes externes à l’entreprise : partenaires, fournisseurs, clients ou même prospects... Ces personnes ne font pas partie de l'entreprise mais peuvent être amenées à travailler ponctuellement ou régulièrement avec celle-ci :
- une agence de communication qui soumet un document au service communication,
- un cabinet de recrutement qui propose une candidature au service Ressources Humaines,
- un prestataire qui communique avec des employés,
- un prospect qui discute avec un commercial,
- un client qui suggère des améliorations,
- ou des agents ou affilés qui échangent avec le siège de l’entreprise…
Et les bénéfices d’un travail collaboratif via un extranet sont nombreux :
- Augmentation de la productivité et de l’efficacité,
- Amélioration de la communication,
- Partage du savoir et l’information,
- Démultiplication de la capacité d’innover,
- Meilleure connaissance des besoins des clients,
- Meilleure gestion des délais de production et de livraison,
- Développement d’une relation avec l’entreprise basée sur la proximité,
- Et même gain écologique avec la réduction des courriers et commandes papiers…
L’implication grandissante d’acteurs externes à l’entreprise est une tendance forte. On parle d’innovation ouverte (open innovation) pour décrire l’application de ce principe à l’élaboration de nouveaux produits. Jalios participera à la table ronde organisée par ClubNet (association qui regroupe les responsables de grand Intranet et site Internet français) sur ce thème : Open innovation, quels outils et solutions pour l’entreprise ?
Le module Espaces collaboratifs de Jalios, avec la nouvelle fonctionnalité Comptes invités, permet désormais de couvrir ce besoin d’entreprise étendue : il permet d’accueillir des personnes invitées à l'entreprise, tout en assurant la confidentialité de données auxquelles ces personnes n'ont pas accès.
Simplicité et modularité de la gestion des Comptes invités avec Jalios JCMS
- Création d'un nouvel invité : l'animateur d'un Espace Collaboratif peut créer des comptes invités via un formulaire dédié accessible depuis l'interface de gestion des membres Front Office de l'espace collaboratif
- Transformer un contact existant en Compte Invité : ceci est utile lorsque la personne a déjà été créée en tant que Contact (membre qui ne peut pas se connecter). Il est possible de transformer ce contact en compte utilisateur, et le mettre automatiquement dans le groupe des invités.
- Naviguer en tant qu'invité : un invité, s’il a accès à plusieurs espaces, est redirigé vers l’un des espaces collaboratifs auxquels il appartient. La navigation reste identique à un membre standard / "interne", mais ses droits de consultation sont contrôlés, et il est soumis à plusieurs limitations.
Sécurité et confidentialité
Plusieurs limitations ont été mises en place afin de satisfaire les besoins sécuritaires dans le cadre de la collaboration.
Un invité :
- peut uniquement consulter les publications qui appartiennent à au moins un de ses Espaces Collaboratifs.
- n'a pas accès aux espaces non collaboratifs
- ne peut ni créer ni voir de Contact.
- ne peut plus accéder à un espace dès lors que celui-ci est fermé. Il sera automatiquement déconnecté (même si son login/mot de passe est correct) car n'appartenant à aucun Espace Collaboratif.
Le module Espace Collaboratif fournit toutes les ressources pour travailler ensemble efficacement : plusieurs types d'espaces (projets, communautaires, métiers, ...), plusieurs niveaux d'accès (public, privé, secret), une ergonomie simple, une large gamme de services prête à l'emploi (gestion documentaire, calendrier partagé, wiki, blog, boîtes à idées, forum, Gantt, ...) et l'intégration de services tiers tels que Google Docs (co-édition) ou Crocodoc (annotation partagées).
La rédaction
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