Ce qui change pour les entreprises
Du côté des entreprises, le passage au titre restaurant dématérialisé présente de nombreux avantages. En premier lieu, il évite notamment d’envoyer ou de remettre chaque mois à leurs collaborateurs les carnets de titres. Une démarche parfois fastidieuse, voire coûteuse à réaliser, notamment pour les entreprises qui fonctionnent de manière décentralisée. « À titre d’exemple, nous avons le cas d’une entreprise d’intérim dont les agences sont implantées dans toute la France. Cette organisation nécessite une logistique importante pour gérer les commandes et l’expédition des titres restaurant papier, explique Stephan Dixmier, directeur général de Natixis Intertitres. Dans ce cas précis, l’acheminement des titres nécessitait trois jours ainsi qu’un coût supplémentaire lié aux frais d’affranchissement ». Généralement, la carte titre restaurant dématérialisée est valable plusieurs années et ne nécessite qu’un unique envoi, lors de sa mise en œuvre dans l’entreprise. Ensuite, les chargements se font de manière automatique. L’entreprise gagne donc en temps de gestion et en sécurité car il n’y a plus de stockage de valeurs.
« Les cartes restaurant dématérialisées affranchissent également les services ressources humaines d’un certain nombre d’autres processus de gestion et notamment ceux liés aux pertes des titres », indique pour sa part Anna Notarianni, directrice générale du Services Avantages et Récompenses de Sodexo. Une tâche désormais gérée en direct par les fournisseurs de cartes, à travers leur extranet ou service clients.

Une migration simple
La mise en place des cartes restaurant dématérialisées est par ailleurs, pour les entreprises, particulièrement simple. Une fois la décision prise de migrer vers ce nouveau support, l’employeur souscrit à l’offre de son fournisseur de titresrestaurant et passe commande des cartes qui sont alors directement envoyées ou données en main propre aux bénéficiaires. Son activation varie ensuite selon les fournisseurs. Elle peut être faite par les entreprises, sur l’extranet du fournisseur ou lors de sa première introduction dans le « terminal point de vente ». « Pour charger les comptes de ces cartes, en tant qu’émetteur, nous proposons généralement de nous interfacer directement avec le logiciel de paie de l’entreprise, précise Stephan Dixmier. Le montant des dotations transférées aux bénéficiaires est alors calculé en fonction du nombre de jours de présence par mois et, bien entendu, de la valeur du titre accordé par l’entreprise. Soit les flux sont transférés automatiquement, soit ils suivent préalablement un circuit de validation accessible depuis notre site Internet ». L’automatisation de ce processus permet notamment aux entreprises de mettre en place une série de contrôles. « Chaque mois, l’entreprise charge sur son espace  client  un fichier Excel issu de son  système de paie, poursuit de son côté Laurent Delmas. Le système réalise une série de contrôles systématiques de manière à signaler les changements de noms, les nouveaux collaborateurs ou ceux qui ont quitté l’entreprise, pour validation de la commande par le gestionnaire de l’entreprise cliente. Cela permet ensuite de recharger les fonds ». Pour les entreprises clientes ayant peu de collaborateurs, l’espace clients de l’émetteur de titres permet de saisir chaque mois les noms avec le montant des fonds alloués. « Le dirigeant d’entreprise peut effectuer cette commande quand il le souhaite et d’où il le veut, une flexibilité particulièrement appréciée par les PME », poursuit Laurent Delmas.

Les collaborateurs gagnants ?
Du côté des porteurs, le cadre législatif qui entoure l’utilisation de la carte restaurant dématérialisée présente des avantages mais aussi des inconvénients. Le principal avantage repose sur la possibilité de fractionner au centime près le seuil maximal de 19 € par jour autorisé par le législateur. « Les porteurs de cartes peuvent, par exemple, prendre un plat principal chez un commerçant et un dessert chez un autre, précise Laurent Delmas. Avec les carnets papier, la démarche était souvent moins avantageuse dans la mesure où les commerçants ne sont pas habilités à rendre la monnaie : si le plat acheté est moins cher que la valeur du titre restaurant, le salarié perd en pouvoir d’achat ». Comme pour les titres restaurant, ces cartes dématérialisées sont utilisables dans tous les points de ventes affiliés disposant d’un terminal pour cartes bleues. Par ailleurs, la carte restaurant dématérialisée est plus sécurisée que le carnet papier. Lorsque les collaborateurs perdent leur carnet papier, généralement, l’employeur ne leur en remet pas un autre. À l’inverse, s’il perd sa carte, il peut bloquer son compte sur un simple appel à l’émetteur ou sur son espace bénéficiaire. « Nous lui envoyons une nouvelle carte, adossée au même compte, comme pour le remplacement d’une carte bancaire », explique Laurent Delmas. Enfin, la mise à disposition de ces cartes s’accompa­gne généralement d’un certain nombre de services, tels qu’un site dédié où le salarié peut consulter le solde de son compte, ses transactions ou encore ses programmes avantages, etc.
Néanmoins, la contrainte légale de seuil (19 €) ne satisfait pas tous les collaborateurs. Il en est de même de la contrainte liée aux jours réellement travaillés. L’objectif du législateur, consiste notamment à ce que les porteurs ré­servent l’usage des fonds aux seuls repas pris durant le temps où ils travaillent, du lundi au samedi. Or, il arrive parfois, notamment pour les petits salaires, que les titres restaurant, acceptés notamment dans certaines grandes surfaces, soient utilisés pour payer une partie des courses hebdomadaires… D’autre part, cette carte ne peut être utilisée les dimanches et jours fériés, sauf si le chef d’entreprise en fait la demande express pour ceux de ses collaborateurs travaillant ces jours là. Le sujet peut donc être sensible auprès des collaborateurs. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles les fournisseurs de titres restaurant mettent l’accent sur la communication autour de ce nouveau support.

La communication au cœur d’une migration réussie et acceptée
Sodexo a ainsi fait le choix de proposer de se déplacer dans les entreprises et d’organiser des réunions d’informations auprès des collaborateurs. « Nos chargés de clientèle se rendent dans les entreprises, où qu’elles soient, de manière à rencontrer physiquement et personnellement les salariés des entreprises, précise Anna Notarianni. Nous mettons également à la disposition du bénéficiaire des informations interactives, via notre extranet, des SMS, des documents ou encore un serveur vocal, grâce auxquels nous leur apportons des réponses à toutes les questions qu’ils peuvent se poser sur ce nouveau support et son fonctionnement. Par exemple, si leur carte se trouve bloquée au moment d’une transaction, nous leur envoyons un SMS en leur expliquant la cause (dépassement de plafond autorisé, ou autre) ». La communication auprès des Comités d’Entreprise, des services Ressources Humaines et des collaborateurs est ainsi l’une des principales clés d’une migration réussie vers le titre restaurant dématérialisé.

Anne DEL POZO