Pourquoi faire appel à un Registered Agent ?

Un registered agent intervient auprès des entreprises à leur création, mais aussi tout au long de leur vie. Ce professionnel a une fonction et des missions bien précises sur ces plans.

Qu'est-ce qu'un registered agent ?

De manière générale, on appelle un registered agent toute personne physique ou entreprise à qui vous pouvez faire appel pour assurer la prise en charge des formalités administratives et judiciaires de votre société. Bien que le professionnel se fasse plus remarquer pendant les assignations ou les poursuites en justice, vous pouvez faire appel à lui pour n'importe quelle procédure. C'est d'ailleurs ce que propose le site creer-societe-usa.com, qui peut vous apporter conseil et assistance pour différentes démarches, mais aussi assurer la tenue de votre comptabilité pour que celle-ci soit en accord avec les standards américains.

Le professionnel agit ainsi comme une sorte d'intermédiaire entre les administrations compétentes et votre société. Il devra être mentionné au moment de la création de votre entreprise afin de recevoir légalement les différents documents administratifs et judiciaires transmis par les autorités. En fonction de la législation des états, le professionnel peut être appelé Statutory Agent, Agent for Service of Process, Registered Office Provider ou encore Commercial Clerk.

Quelles sont les missions du professionnel ?

Pour les entreprises étrangères qui souhaitent s'implanter aux États-Unis ou tout simplement créer leur société sur le sol américain, il est fortement recommandé de s'adresser à un registered agent. Cette recommandation s'applique, quelle que soit la forme juridique que vous choisissez pour votre future structure. D'ailleurs, nombreuses sont les sociétés qui choisissent de se faire accompagner afin d'éviter de mal commencer leur aventure commerciale dans l'un des pays au potentiel économique les plus élevés de la planète. Dans certains cas, un mauvais départ peut s'assimiler à de considérables pertes sur le plan financier.

Le professionnel intervient en effet à différents moments de la vie d'une entreprise afin de s'assurer que les démarches sont effectuées conformément à la réglementation en vigueur. Pour certaines opérations comme l'enregistrement du nom de la société, l'obtention des différents permis d'exploitation ou la demande de ses numéros d'identification fiscaux, le suivi du professionnel est d'ailleurs requis. Dans le cas d'une société qui propose des services de registered agent, vous pouvez même vous voir offrir des services pour alléger les opérations de votre entreprise. La comptabilité, l'accueil et même la transmission de courrier sont quelques-uns des nombreux services que ces professionnels peuvent vous proposer.

En ce sens, vous pouvez choisir de renseigner l'adresse du professionnel dans votre formulaire de création afin de garder la vôtre confidentielle. Cela vous permet de faire intervenir votre registered agent, même si vous n'avez pas d'adresse physique sur le sol américain. Cela peut se révéler avantageux si vous voulez faire votre entrée sur le marché des États-Unis, tout en réduisant votre prise de risques. Dans la même optique, vous aurez besoin d'un registered agent si vous disposez de représentations dans plusieurs états du pays. Il peut ainsi également vous accompagner dans votre démarche d'expansion ou de changement d'adresse.

Si vous vous retrouvez dans une situation où vous ne pouvez pas être physiquement présent dans vos locaux sur une certaine plage horaire, le registered agent peut se charger de vous représenter afin de vous permettre de vous concentrer sur d'autres opérations. Ces différents termes doivent être négociés avec le prestataire avant de pouvoir en profiter au moment opportun.

Comment choisir votre Registered Agent ?

Pour assurer un suivi et des services de qualité à votre entreprise, vous devez prendre le soin de bien choisir votre registered agent. Au moment de sélectionner votre prestataire, vous pouvez ainsi le juger sur sa réactivité. Ce point sera crucial plus tard pour vous assurer de recevoir vos documents dans les meilleurs délais. Assurez-vous également lors de la rencontre avec le prestataire, qu'il puisse justifier d'un accès rapide aux formulaires essentiels pour les entreprises.

Si le prestataire n'est pas capable de couvrir plusieurs situations avec les documents qu'il a à disposition, les chances sont grandes qu'il s'agisse d'un registered agent qui n'a pas encore une bonne expérience dans le domaine. Cela peut s'avérer avantageux si votre entreprise a une taille relativement petite, afin de profiter de coûts d'accompagnements plus intéressants. Toutefois, si vous avez une grande structure, ce qui pourrait impliquer plus de démarches administratives et judiciaires, il sera préférable de privilégier une entreprise expérimentée qui opère en tant que registered agent.

La grille tarifaire du registered agent peut également vous guider dans le choix de votre prestataire. Les honoraires varient généralement d'une agence à une autre. Le prix des prestations augmente bien entendu en fonction de vos besoins. Il vous faudra donc trouver le professionnel qui pourra vous faire profiter du meilleur rapport qualité-prix.

Si vous avez du mal à trouver un registered agent compétent aux États-Unis, vous pouvez vous renseigner auprès du bureau du Secrétaire d'État. Ce dernier vous permettra de consulter une base de données en ligne qui recense les professionnels selon les états dans lesquels ils interviennent. Si malgré vos nombreuses démarches vous n'arrivez pas à conclure un contrat avec un prestataire, vous pourrez alors, conformément à la réglementation, vous adresser au service du Secrétaire d'État pour que ce dernier remplisse les missions d'un registered agent pour votre société.

Cette solution vous permettra de mettre votre entreprise à l'abri des sanctions le temps que vous vous redirigiez vers un professionnel qui pourra prendre la relève. Pour ce faire, il faudra toutefois être en mesure de prouver vos multiples tentatives de trouver un professionnel qualifié.