Sa mise en œuvre est pourtant une obligation imposée par l’administration fiscale, dès lors qu’une facture est émise sous format papier, PDF simple ou encore sous forme de facture signée moyennant une signature ne représentant pas les garanties d’une signature qualifiée.

Pourtant, ses avantages sont réels, tant en termes de suppression des sanctions encourues que d’optimisation de la gestion des processus de facturation.

Qu’est-ce que la piste d’audit fiable ?

La piste d’audit fiable (PAF) est une obligation imposée par l’administration fiscale à toutes les entreprises en matière de facturation. S’inscrivant dans un objectif de dématérialisation, elle consiste à mettre en place des contrôles permanents à chaque étape du processus de facturation, en établissant une piste d’audit fiable (PAF) entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est à l’origine, puis d’établir les rapports et documents qui permettront à l’administration d’appréhender ces processus de contrôle internes le cas échéant.

Précisons toutefois que depuis le 1er janvier 2014, les entreprises ont le choix entre 3 procédés d’échange de factures permettant de donner une valeur « fiscale » aux factures : l’EDI Fiscal (envoi de données informatisé) ; la signature électronique qualifiée Eidas ou les factures papier et PDF qui nécessitent donc la mise en œuvre d’une PAF.

Ainsi, la facture électronique ne rend-elle pas pour autant obsolète la piste d’audit fiable car une facture ne se définit pas selon son format mais son contenu. (Directive Européenne 2010/45/UE applicable en France depuis le 1er janvier 2014).

En résumé, l’objectif principal de la PAF est de pouvoir reconstituer de façon irréfutable la chronologie complète du processus de facturation, de la contractualisation jusqu’au paiement, en passant par la commande, la logistique (livraison / réception) et la facturation.

Quels sont les enjeux et les risques encourus en cas de contrôle ?

Si les contrôles mis en place par votre entreprise ne permettent pas d'établir une traçabilité complète et irréfutable entre ces différentes étapes du processus de facturation, alors les factures ne seront pas considérées comme pièces justificatives des opérations effectuées par les parties prenantes en cas de contrôle.

En conséquence, les sanctions peuvent être importantes : la TVA facturée par l’émetteur (fournisseur) est obligatoirement due et la déduction de la taxe est susceptible d’être remise en cause chez le récepteur (client) des factures.

Mais plus généralement, si le processus de traçabilité est absent ou très peu documenté, ce n’est pas cette absence proprement dite qui risque d’être sanctionnée mais bien ce que cette absence dissimule !

Ainsi, pour lever toute suspicion de fraude, l’entreprise devra-t-elle être en capacité de fournir à l’administration fiscale une documentation avec l’ensemble des procédures et contrôles associés concernant le processus de facturation.

Au-delà du contexte fiscal, comment tirer pleinement avantage de cette contrainte réglementaire ?

Les bénéfices de la mise en œuvre d’une PAF sont nombreux et concernent notamment (comme évoqué ci-dessus) la réduction des risques opérationnels sur la TVA et l’optimisation des processus de facturation de façon générale (stop aux achats sauvages avec la traçabilité de la commande depuis le devis ou le contrat ; optimisation du rapprochement commande/facture, ainsi que du processus de bon à payer avec une séparation des tâches acheteur / payeur).

En effet, quitte à faire un exercice de documentation des procédures, d’élaborer une cartographie des différents flux de facturation, autant se réinterroger sur ses processus internes de facturation afin de tirer de cette contrainte réglementaire un levier d’optimisation des processus.

C’est donc sur cette opportunité de transformation qu’il est important de s’attarder. Comment y parvenir ? En garantissant 3 grands principes :

L’authenticité de la facture

Pour garantir cette authenticité il est nécessaire de pouvoir rapprocher les données des différentes pièces, à savoir : la commande (avec éventuellement le devis initial ou le contrat), le bon de livraison ou de service effectué et la facture.

Bien entendu, ce processus de rapprochement commande/livraison/facture peut tout à fait être réalisé manuellement, l’automatisation n’étant pas obligatoire. En revanche, il est impératif de conserver les preuves que le rapprochement a bien été fait et ce, de façon systématique. On comprend alors vite en quoi des solutions d’automatisation (qui permettent de gérer de bout en bout tout le processus de rapprochement ‘Purchase to Pay’) apportent de nombreux bénéfices, tant au niveau des temps de traitement que de la capacité à produire instantanément des preuves en cas de contrôle.

Ce contrôle peut aussi être pensé en amont du processus d’achat, au travers de la mise en place d’un processus de création et de validation de nouveaux fournisseurs, avant même d’enregistrer le tiers dans le système de gestion de l’entreprise. Ce processus permet ainsi de valider les différentes données du fournisseur (SIRET, N° TVA, email, …).

Enfin, une solution de gestion de contrats référençant l’ensemble des contrats fournisseurs permettra d’associer à chaque facture la référence du contrat initial (notamment en l’absence de commande récurrente) et, par conséquent, de tracer l’origine de la facture. Le mécanisme de gestion des échéances, intégré à une solution de gestion de contrats, viendra enfin renforcer le contrôle des factures indues liées à des contrats échus.

L’intégrité du contenu de la facture

Toute organisation doit être en mesure de garantir l’intégrité du contenu de la facture, c’est-à-dire s’assurer que la facture enregistrée au sein de sa comptabilité correspond exactement à la facture éditée et transmise par le fournisseur. Pour garantir cette intégrité, notamment dans le temps, des procédures d’archivage avec horodatage de la facture peuvent être établies. Le coffre-fort numérique est une solution efficace pour garantir cette intégrité.

La lisibilité de la facture

Enfin, la facture doit pouvoir être présentée dans un format lisible par tous (collaborateurs en interne et vérificateurs fiscaux), depuis son émission jusqu’à la fin de sa période de conservation. Une des solutions consiste alors à scanner et à stocker dans un outil de GED les images des factures papier réceptionnées, ainsi que les factures PDF simples réceptionnées par mail, ceci afin de les rendre consultables sur écran et rapidement accessibles – via leur indexation – à la demande des vérificateurs fiscaux

En conclusion

La contrainte réglementaire dictée par la piste d’audit fiable s’impose à toute entreprise qui ne recourt pas à l’EDI ou à la signature électronique qualifiée des factures. La technologie est aujourd’hui disponible et mature et apporte une meilleure visibilité sur l’ensemble des processus de facturation et, plus largement, sur le processus complet ‘achat / commande / livraison / facturation’, ainsi que des gains significatifs en termes de productivité et de réduction des risques opérationnels.

Ainsi, plutôt que de subir ces obligations juridiques et fiscales comme des contraintes, il faut les appréhender comme de véritables opportunités pour renforcer la conformité. C’est notamment un enjeu majeur de responsabilité pour les dirigeants d’entreprise qui se doivent d’inscrire ce type de démarche dans un cercle vertueux, avec pour objectif de renforcer et de consolider la confiance de tous les tiers gravitant autour de l’organisation (fournisseurs, partenaires, clients et actionnaires…).

Par Christophe Bastard, Directeur Marketing de EFALIA