La signature électronique, clé de voute de la dématérialisation des documents

La signature électronique, clé de voute de la dématérialisation des documents

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Gain de temps et d'économies, meilleur taux de conversion des prospects, garantie d’identité des signataires, les avantages sont évidents pour les entreprises. Pour établir la sécurité et la confiance dans les transactions, il faut cependant respecter certaines règles juridiques.

Pour les banques, assurances, mutuelles et globalement tous les secteurs d’activités qui reposent sur la contractualisation des documents, la signature électronique devient incontournable. La signature manuscrite des documents n’a pas totalement disparu mais elle n’est plus qu’un rappel à l’appui des solutions de signature numérique. L’obligation d’imprimer un contrat puis de l’envoyer signé par la poste est aujourd’hui dépassée car à l’origine d’un faible taux de conversion client.

Pour établir la confiance lors de la souscription d’un service ou la validation d’un contrat, l’Union Européenne a publié en 2014, entré en application depuis le 1er juillet 2016, le règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services) qui s’impose à tous les pays. Ce texte communautaire repose principalement sur deux points. D’une part et surtout, garantir l’authenticité de la signature, d’autre part détecter automatiquement toute modification à posteriori d’un document signé électroniquement. La confidentialité du signataire est de ce fait, plus facile à préserver, en accord avec la réglementation RGPD pour la protection des données.

Un volet juridique indispensable

Selon le domaine concerné, plusieurs niveaux de sécurité peuvent être envisagés. La signature d’un contrat d’habitation ne demande pas le niveau de sécurité que celui d’une assurance-vie, plus sécurisée. En France, la liste des prestataires de confiance agréés et conformes aux exigences légales européennes pour la signature électronique est établie et mise à jour par l’Anssi (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information).

Julien SternJulien Stern, président d’Universign, prestataire pour les solutions de signatures et cachets électroniques et tiers de confiance certifiés par l’Anssi précise que « Le cas d’usage le plus répandu est en BtoC, vers les particuliers, avec des volumes importants, ce sont surtout les compagnies d’assurance et les mutuelles, pour la souscription ou la contractualisation en ligne. Nous sommes aussi présents dans les Fintech pour le crédit en ligne. C’est ainsi qu’avec nos solutions, Younited crédit améliore par exemple le taux de transformation de ses prospects et divise de moitié les temps de traitement ».

La signature horodatée et le cachet électronique, 2 rôles différents

« Le cachet électronique est utilisé par les entreprises et les personnes morales. C’est l‘équivalent numérique d’un coup de tampon sur un papier pour démontrer l’authenticité d’un document, sa provenance ou la certification d’une facture ou d’une note de frais garantissant l’authenticité de l’émetteur. Quant à la signature électronique elle est associée à l’horodatage », précise Julien Stern. La signature électronique est l’équivalent de la signature physique, en plus sécurisé. Elle est utilisée à ce titre par les entreprises. Le cachet est l’équivalent d’un coup de tampon « certifié conforme », c’est pourquoi il s’applique aux factures.

Un cachet électronique pour signer électroniquement des factures

L’entreprise Sport Pulsion, distributeur d’articles de sport, envoie ses factures électroniques à l’ensemble de ses clients à partir d’un seul fichier d’édition. Avant la mise en place d’une solution de cachet électronique, la société utilisait le courrier postal pour traiter 10 000 factures/an. Une signature électronique qualifiée, délivrée par une autorité de confiance permet de garantir l’identité de la société et l’intégrité des factures dématérialisées. La solution récupère un fichier unique pour découper, horodater, signer, archiver et traiter chaque facture. Puis en fonction du destinataire et le choix des clients, les factures sont adressées : PDF signé, courrier postal ou transfert FTP (File Transfert Protocol). Les coûts de transmission pour chaque facture sont passés de 2,10 € HT à 0,85 € HT dans le cadre d’un envoi postal et à 0,27 € HT pour un envoi dématérialisé avec horodatage, signature, archivage et GED 10 ans. (Source : Fntc)

Une tarification en fonction du volume

Si le nombre de signature est réduit, les entreprises peuvent acheter un pack de signatures électroniques certifiées dans une gamme de prix qui peut aller de 50 € pour 25 signatures à 900 € pour 500 signatures. Pour les volumes importants, à savoir à partir de 1000 signatures par an, il faut intégrer le service dans l’ERP de l’entreprise via une API qui permet l’accès au serveur du prestataire du service de signatures électroniques. Cette intégration ne présente pas de difficultés particulières pour les responsables du SI d’une entreprise. Pour aller plus loin : guide détaillé de la Fntc.


La lettre recommandée électronique, mieux encadrée

L’intégration de la lettre recommandée électronique dans la loi française remonte initialement à 2005 et la mise en application à 2011. Il s’agissait alors de LRE contractuelle, car elle intervenait dans un contexte où la vérification de l’expéditeur n’était pas requise en raison de l’existence d’un contrat le liant au destinataire. Pour se mettre en conformité avec le règlement eIDAS, l’État a intégré de nouvelles dispositions relatives au recommandé électronique dans sa loi pour une République numérique, promulguée le 7 octobre 2016.

« Depuis le 1er janvier 2019, de nouvelles règles permettent de dématérialiser l’envoi d’une lettre recommandée, tout en bénéficiant de la même valeur juridique qu’en envoi recommandé postal classique », précise Aurélien Simon, chef de produit chez Quadient.

Lu 1309 fois Dernière modification le lundi, 16 mars 2020 13:37
Serge Escalé

Journaliste indépendant spécialisé IT depuis 1995
Le Monde informatique, Le Figaro, Les Echos, Itespresso, Le MagIT, Silicon.fr, GPO Magazine

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