Avec d'autres membres de l'équipe Microsoft à travers le monde, M. Odell a géré la transition de plus de deux millions de postes Microsoft Exchange à ce jour.

« Généralement, les entreprises de plus de 1 000 utilisateurs procèdent par étapes pour migrer leur environnement Exchange existant vers un environnement basé dans le Cloud. Une migration de cette envergure nécessite environ deux semaines, avec la migration de près de 10 postes par nuit lors du démarrage en douceur, avant d'atteindre jusqu'à 150 postes en moyenne par nuit, jusqu'à la fin du projet. »

« Une fois la migration d'Exchange dans le Cloud terminée, les entreprises doivent veiller à maintenir le hub d'authentification pour leur service Cloud. Or, le Cloud modifie les actifs à maintenir. Bien que le périmètre de maintenance soit plus restreint, les pièces d'intégration à maintenir sont plus complexes. Ces pièces doivent également rester opérationnelles pour que votre solution de Cloud soit performante », explique-t-il.

Pour M. Odell, les cinq bonnes pratiques pour migrer Microsoft Exchange dans le Cloud se présentent comme suit :

1. Connaître votre environnement Exchange

Le succès de la réplication d'un environnement passe par une bonne compréhension de ce qu'il comprend et de la manière dont il est utilisé. Une planification appropriée permet d'éviter les surprises. Parmi les points à prendre en considération : le nombre de boîtes aux lettres partagées qui sont utilisées, les pics réguliers d'envois d'e-mails (comme les envois de gros fichiers pour les réunions trimestrielles du conseil d'administration et les envois en nombre d'e-mails).

2. Vous avez reçu un message ! Comment migrer les données

La plupart des entreprises ont l’habitude des migrations sur site et possèdent, pour cela, une bande passante conséquente. Mais dans le cas d'une migration dans le Cloud, le débit est bien plus faible ; les fournisseurs de Cloud brident en effet le trafic pour ne pas risquer de violer leurs accords de niveaux de services (SLA). Ainsi, prenons une entreprise qui migre 12 To de données dans le Cloud, pour 8 000 utilisateurs, sur un réseau interne – un réseau local (LAN) ou un réseau local étendu (WAN).  La vitesse de traitement des données constitue le facteur limitant.  En général, les débits tournent autour de 20 Go par heure. Par conséquent, avec une fenêtre de migration de 12 heures, cela représente 600 heures, ou 50 jours ; un délai acceptable pour un projet de migration.

3. Assurer la coexistence pacifique dans le cadre de la gestion de la migration

Pendant la migration, certains utilisateurs travailleront sur le système existant, tandis que les autres seront dans le Cloud. Le degré de coexistence varie en fonction des besoins de l'entreprise et de son seuil de tolérance vis-à-vis des interruptions de service.  Plusieurs outils de migration Exchange existent sur le marché mais pour M. Odell, tous ne se valent pas. Il est important de synchroniser le carnet d'adresses Exchange Global Address List dans les deux environnements de messagerie. Si vous créez ou supprimez des utilisateurs dans un environnement, assurez-vous que ces changements soient répercutés dans l'autre environnement pour que les carnets d'adresses correspondent.

4. Éviter la crise d'identité : la gestion d'Active Directory

Le processus d'authentification doit être identique pour les utilisateurs finaux. En général, un fournisseur de Cloud possède sa propre instance d'Active Directory dans laquelle l'entreprise effectue sa configuration. Beaucoup de fournisseurs de Cloud synchronisent les noms d'utilisateur et les mots de passe, mais tous ne proposent pas cette solution. « Une entreprise doit posséder un cadre de gestion des identités cohérent. Personne ne se souviendra de nouveaux noms d'utilisateur et mots de passe. Trouvez un outil de gestion des identités capable d'effectuer ce type de synchronisation », suggère M. Odell qui souligne également que les entreprises doivent parfaitement comprendre les processus de création (provisioning), modification (re-provisioning) et suppression (de-provisioning) des identités.  Enfin, et c'est là l'essentiel, il convient de communiquer de manière précise et claire avec les utilisateurs tout au long du processus.  

5. Communiquer régulièrement pour maintenir la satisfaction des utilisateurs

Retards d'acheminement des e-mails, impossibilité de consulter la disponibilité des collègues dans le Calendrier Exchange pour les convier à une réunion, absence de visibilité sur la disponibilité des salles et du matériel de conférence… les projets de migration connaissent ces types de perturbations. Une communication régulière avec les utilisateurs avant, pendant et après la migration permet d'améliorer leur niveau d'information et de satisfaction.  Mettez en place une équipe de support et envoyez une partie de l'équipe de support informatique sur le terrain prêter main forte aux utilisateurs. « Une entreprise avait remis des casquettes rouges et des vestes fluo à son équipe de support informatique pour parcourir les bureaux – une mesure qui s'était avérée particulièrement efficace », déclare M. Odell.