La facture dématérialisée est un concentré d’avantages pour l’émetteur et pour le récepteur. Eliminer le papier, héritage de l’histoire, libère l’émetteur et le récepteur des contraintes coûteuses de ce support. La facture dématérialisée au sens « flux de données exploitables » et non PDF « image figée d’un bout de papier » devient un flux efficace d’informations exploitables par les parties.

L’émetteur n’a plus à fusionner les données de son système de gestion avec le support matériel (impression) ; il n’a plus à réaliser les opérations d’envoi liées : mise sous pli, dépôt à la poste et classement de l’archive papier. Le récepteur du flux immatériel n’a plus à extraire les données du support pour les insérer dans son système : il gagne sur les manipulations du courrier entrant, la  saisie dans ses outils, le scan de la facture, les copies, le classement, l’archivage….

Les avantages sont manifestes. Pour l’émetteur réduction de 40 à 80 % du coût d’émission des factures client et la fiabilisation du processus de facturation. Pour le récepteur, économie de plusieurs euros, voire dizaines d’euros, dans le traitement de la facture fournisseur entrante.

Pourtant, la dématérialisation des factures peine à se diffuser. Malgré les avantages et la pression des récepteurs, la pratique demeure limitée. Même l’envoi de PDF reste modeste dans le B2B où il ne satisfait personne tant côté émetteur que côté récepteur.

Plusieurs raisons peuvent expliquer cette situation : complexité du cadre réglementaire, résistance au changement, frilosité des décideurs, risques de sécurité… Tout cela est juste, mais insuffisant et partiel. Leur résolution ne ferait pas beaucoup avancer les choses car le véritable problème est ailleurs.  Le déploiement de la facture dématérialisée est bloqué car le niveau actuel d’interopérabilité des flux électroniques est inférieur à celui actuel des flux papier.

Cette situation rend l’utilisation de la facture dématérialisée complexe en pratique : les avantages sont invisibles pour les utilisateurs qui préfèrent conserver le flux papier. Tant que l’interopérabilité des flux papier dépassera celle des flux électroniques, la dématérialisation des factures restera marginale et limitée aux flux sur lesquels la pression de donneurs d’ordres prescripteurs.

Pour comprendre la situation, identifier les points bloquants et voir les possibilités de solution, il faut partir de la place de la facture dans la transaction et des caractéristiques du format papier transmis par courrier.

La facture est une étape dans une transaction commerciale
La facture est un échange d’informations lié à une opération commerciale entre deux entités (entreprises, individus…). Cet échange porte sur une transaction ou une prestation de services qui n’a pas forcément nécessité une démarche préalable longue ou complexe : je t’achète un produit ou une prestation standard ou spécifique selon un cahier des charges, tu me fournis ce produit ou la prestation convenue, tu me factures conformément aux obligations réglementaires, légales et fiscales en vigueur, et, si on est d’accord sur la facturation, je te paye dans les délais convenus.
L’opération de commande et le déroulé de la transaction sont d’une grande simplicité : un fax ou un coup de fil avec l’identité du client (RCS, SIRET et TVA intra) et une adresse de livraison suffisent pour passer la commande. La facture reprend sur papier les informations nécessaires et obligatoires, dans un ordre et selon une présentation plus ou moins normalisés. On envoie au client… et en retour un chèque ou un virement assurent le règlement sans plus de formalités.
La facture papier est bien insérée dans le processus ; elle y remplit efficacement ses missions. Par contre, l’envoi d’une facture électronique est plus délicat. Il faut caler des données et les modalités d’échange, des tests sont nécessaires avant le premier envoi… Tout cela demande du temps et des ressources. C’est faisable d’envoyer une facture électronique à un client régulier important… délicat pour un client plus modeste… totalement impossible pour un client ponctuel.
On pourrait n’y voir qu’une affaire de pratiques, de temps nécessaire pour changer… En fait, il s’agit de l’illustration de l’insuffisante interopérabilité des flux électroniques par rapport aux flux papier.

L’exemple de l’interopérabilité du courrier
La facture papier bénéficie de l’interopérabilité implicite de la transmission postale. L’adresse du destinataire, parfois détaillée selon l’organisation chez le destinataire, indiquée dans le « bloc adresse » permet à la chaine de traitement « postale » de router efficacement la facture sans que l’émetteur n’ait de questions à se poser ni de tests préalables à effectuer. L’émetteur n’a pas besoin d’aller repérer par lui-même la rue ou l’organisation interne du destinataire… ni d’engager une démarche projet pour émettre sa facture papier transmise par courrier.  
Ce protocole de routage, normalisé par l’histoire (individu/service/entité/rue/ville/pays) est d’autant plus efficace qu’il n’est pas propre à un opérateur mais partagé par tous, privés ou publics. La facture courrier peut passer ainsi dans les mains d’acteurs différents mais qui partagent tous les mêmes règles construites autour de données objectives et auto-signifiantes.
L’ordre d’impression des données sur la facture est sans importance tant que les données requises sont présentes et exprimées selon les règles imposées. La taille du document, l’enveloppe, la couleur, l’écriture… n’ont pas non plus d’importance tant qu’ils respectent les formats usuels ou prédéfinis.
L’analogie avec le courrier fait ressortir les dimensions de l’interopérabilité requises pour le fonctionnement de la chaîne de traitement d’une facture. Deux interopérabilités s’entremêlent : d’une part l’interopérabilité de routage qui permet aux parties concernées de connaître de manière objective, spontanée et signifiante la destination du flux, et, d’autre part, l’interopérabilité du format et des données, nécessaire pour le traitement comptable et fiscal de la facture par les parties.

L’intérêt majeur de la facture électronique étant de limiter les manipulations humaines on se focalise surtout sur l’interopérabilité des formats et données. D’autant que supprimer le support papier revient à se passer du service « postal » : la problématique de l’acheminement et l’interopérabilité qui lui est liée sont évacuées au passage. Sauf que la facture électronique, flux de données pur et normé pour être interopérable requiert tout de même d’être acheminé…  et idéalement avec la même simplicité spontanée que celle dont bénéficie un courrier.
Qu’on le veuille ou non l’interopérabilité courrier est la référence. Ses avantages constituent un standard de fait que la dématérialisation doit prendre en compte. Il ne s’agit pas de copier-coller, mais d’atteindre les mêmes résultats dans le mode dématérialisé. A défaut, la performance « usage » de la dématérialisation demeurera inférieure à celle du papier, et les avantages apportés seront négligés en comparaison de ses bénéfices.

La facture dématérialisée a besoin d’une solution d’interopérabilité (routage et format) univoque qui permette à n’importe quel fournisseur d’émettre spontanément une facture électronique pour un de ces clients sans s’interroger longuement ou engager une démarche projet. Interopérabilité qui apporte la certitude que cette facture sera reçue et acceptée par le récepteur car conforme à ses exigences de format. Bref, il faut le couple Interopérabilité de Routage et Interopérabilité de Format.

Le déploiement de la facture électronique ne dépend pas d’un protocole de signature numérique ou des modalités d’archivage : il s’agit simplement de rendre l’envoi (i.e. la transmission) de la facture aussi simple qu’un courrier, dès le premier envoi, fut-il ponctuel, à un fournisseur donné. Ce que nous détaillerons dans un second volet.