Tirez parti de votre patrimoine documentaire

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Les entreprises font face à un volume croissant d’informations dont elles peuvent tirer des bénéfices pour gagner du temps et accroître leur efficacité. Pour trouver la bonne information au bon moment, il existe des solutions de GED qui s’appuient sur des projets de gouvernance documentaire.

Organiser l’accès et le partage de l’information et des connaissances est un enjeu majeur pour les PME et ETI. Elles doivent tirer parti des expertises internes, des savoir-faire, à partir de tous types de documents. L’objectif est de donner la bonne information à la bonne personne, au bon moment. « Dans les entreprises, les collaborateurs tiennent un discours récurrent : « On ne retrouve rien ! » car l’information n’est pas correctement architecturée. Le challenge consiste à mettre en place des outils pour répondre à la problématique de gouvernance de l’information », explique Gilles Batteux, président de Kentika.

Les entreprises de toutes tailles doivent organiser le stockage, la gestion des flux d’information et permettre un accès facile aux documents. La notion de référentiel unique documentaire auquel accèdent tous les métiers est un idéal qui est loin d’être une réalité dans les organisations de travail. « Il y a plusieurs paramètres qui l’expliquent. Le premier auquel on pense est l'âge de l’entreprise, plus elle est ancienne, plus elle aura naturellement de silos. Le deuxième paramètre est humain, même au sein d’entreprises digitales il reste compliqué de convaincre les utilisateurs », précise Stéphane Clément, directeur exécutif du Groupe Jouve.

Face à la diversité des cas d’usage, la souplesse d’un outil de GED est primordiale pour s’adapter aux besoins de l’utilisateur final. « Avec notre solution DocuGed, un utilisateur « métier » est chargé de mettre en place les modèles de classement et recherche, ainsi que le flux des documents entre les différents intervenants ou collaborateurs », explique Steve Silva, responsable R&D chez DocuGed-Le Document Numérique, spécialisé dans la gestion du cycle de vie des documents.

Une GED vivante et partagée est indispensable pour être efficace. L’utilisateur fixe et modifie les conditions de circulation, sans avoir recours au service informatique. « La meilleure solution est un Case Management semi-automatique : pour chaque document à partager, un chemin avec des étapes prédéfinies est décidé, mais il sera possible d’en dévier à tout moment en ajoutant par exemple de nouvelles validations », précise Jean-Louis Sadokh, directeur général de Groupe T2i France.

Les usages multiples d’une gouvernance documentaire

L’objectif premier de la gouvernance documentaire dans une entreprise est de classer, catégoriser et sécuriser l’information sous toutes ses formes. Elle vise aussi à rendre les collaborateurs autonomes face au grand nombre et au volume de documents grâce à des outils et méthodes adaptés.

C3B Construction, filiale du Groupe Vinci, utilise la solution Docuged pour traiter les documents nécessaires au suivi de chantiers, comme les causeries sécurité*, les retours d’expériences, la comptabilité. La gestion des factures entrantes et sortantes d’une entreprise nécessite certes des solutions spécifiques, mais les bénéfices recherchés sont les mêmes que ceux de la gestion documentaire : gain de temps dans la recherche d’informations, rationalisation des procédures, maîtrise des délais et des interlocuteurs. Avec la solution Neotouch Facture Fournisseurs, Neopost intègre par exemple le suivi en temps réel du statut de chaque facture, qu’elles soient en attente de comptabilisation, en attente de validation, à payer, etc. « La numérisation et la reconnaissance automatique des caractères associés à la solution numérique vont permettre en effet de collecter toutes les données fournisseurs et le service comptable pourra alors effectuer des contrôles de cohérence des montants, repérer la présence de doublons, effectuer le rapprochement entre les bons de commande, de livraison et la facture et donc assurer la traçabilité des flux », précise Chrystelle Verlaguet, directrice Solutions Dématérialisation et Éditique de Neopost. « Un outil de GED permet d’archiver les documents avec des métadonnées, des informations, liées les unes entre elles. Si un commercial recherche par exemple les documents de l’affaire « Copropriété des jardins », il retrouvera les mêmes documents qu’un juriste recherchant l’affaire n° 1234. C’est un gain de temps considérable, ainsi qu’une aide à la conduite du changement, car les collaborateurs ne changent pas leurs habitudes », souligne Steve Silva.

Concernant la recherche d’informations d’un document ou dans le document lui-même, il existe une fonction qui transforme la requête des utilisateurs en flux RSS. Il s’agit d’un petit fichier texte, contenant l’adresse d’un serveur et qui envoie automatiquement les informations mises à jour aux abonnés du flux.

Pour informer les collaborateurs, les logiciels documentaires permettent de créer des modèles de newsletters, à savoir des lettres d’informations thématiques envoyées par e-mail à leurs abonnés pour faire le point sur des événements ou des sujets spécifiques.

Elément-clé d’un outil de gestion documentaire, un ou plusieurs thésaurus assurent la gouvernance documentaire d’une entreprise. Il s’agit d’une liste organisée de termes synonymes ou associés, classés par catégorie et utilisés par les divers métiers d’une PME, ETI ou Institution. Lors du classement ou de la catégorisation des documents, il faut les « tagger », c'est-à-dire leur associer des mots-clés significatifs du domaine et du texte associé. Dans la pratique, peu de collaborateurs prennent le temps de le faire. Cette fonction doit être mise en place par une politique de gestion fine des droits d’accès aux fichiers en mode création ou modification, pour chaque utilisateur.

*Les causeries sécurité sont des points réguliers réalisés avec les salariés de l'entreprise, durant environ 15 minutes, traitant d'un thème

Des projets qui doivent recueillir l’adhésion de collaborateurs

Quelle que soit la taille et l’importance du projet, il faut une vision à long terme de 3 à 5 ans. « L’implication d’une ou plusieurs personnes ressources est indispensable à la réussite d’un projet. Placer une information dans une base de données ouverte avec plus de 3 critères de classement demande un effort », prévient Gilles Batteux. Une constatation partagée par Steve Silva : « Un projet de GED ne fonctionnera que si l’utilisateur final y trouve son propre intérêt (et pas forcément celui de l’entreprise dans un premier temps). Il faut donc être très près des habitudes et fournir une solution « pratico-pratique » à un sujet qui concerne les utilisateurs ». Pour les grands projets, une phase d’audit des ressources documentaires est nécessaire pour mettre en place les processus. Les réponses de l’entreprise aux contraintes réglementaires, telles que le RGPD pour la protection des données personnelles en mai 2018, ont reposé notamment sur les outils de GED. Ce type de projet implique la mise en place d’une gouvernance entre métiers et DSI pour s’assurer que les règles de rétention propres à chaque type de données sont conformes aux exigences légales et réglementaires, etc. L’IA (Intelligence Artificielle) mise en avant par les éditeurs de solutions documentaires est censée compenser le manque de rigueur des utilisateurs pour classer, hiérarchiser les documents et traiter les documents. Il s’agit d’une aide supplémentaire qu’il convient d’expérimenter avant d’en tirer tous les bénéfices. Au final, un projet de gouvernance documentaire via des outils de GED doit suivre les règles habituelles de tout projet, à savoir, la mise en œuvre progressive des solutions, métier par métier dans des périmètres délimités pour éviter les dérapages et avec l’adoption réelle par les salariés.


GED et ECM : les solutions de gestion de documents

La gouvernance documentaire s’appuie sur des outils de GED (gestion électronique des documents) et d’ECM (Enterprise Content Management ou gestion de contenu d'entreprise). La GED couvre l’acquisition, le traitement, le stockage, la diffusion des documents et dispose de fonctions de classement, navigation. Un moteur de recherche permet de trouver les contenus gérés en plein texte (« full text »). D’autres acceptions telles que GED collaborative pour le partage des données sont utilisées. L’ECM est une application de gestion de contenu pour gérer l'ensemble des informations d'un dossier client comme les courriers papier, les e-mails, les contrats, etc. L’ECM exploite des données structurées (bases de données, tableurs, fichiers XML) et non-structurées, issues des applications métiers. Il s’agit d’une solution logicielle pour la gestion des flux documentaires. La GED et l’ECM s’interfacent avec les systèmes d’information internes comme les ERP qui incluent les applications métiers comme la comptabilité, la finance, les ressources humaines, etc.

Lu 897 fois Dernière modification le jeudi, 20 juin 2019 13:02
Serge Escalé

Journaliste indépendant spécialisé IT depuis 1995
Le Monde informatique, Le Figaro, Les Echos, Itespresso, Le MagIT, Silicon.fr, GPO Magazine

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