La dématérialisation de la facturation : gisement de productivité et d’économies

La dématérialisation de la facturation : gisement de productivité et d’économies

Évaluer cet élément
(1 Vote)

En réduisant beaucoup les tâches manuelles, les solutions numériques de traitement des factures fournisseurs et clients réduisent drastiquement les coûts et apportent un important gain de temps. L’adoption par les collaborateurs est indispensable à la réussite d’un tel projet structurant. Décryptage avec Chrystelle Verlaguet, Directrice Solutions Dématérialisation et Éditiques de Neopost.

GPO Magazine : Pourquoi les entreprises doivent-elles utiliser une solution de dématérialisation des factures ?
Chrystelle Verlaguet : 
Aujourd’hui, les PME et ETI manquent toujours de visibilité sur le suivi de leurs factures, ce qui peut impacter négativement leurs relations clients et fournisseurs. En effet, le délai de validation d’une facture papier fournisseurs est actuellement long, puisqu’il faut compter 18 jours en moyenne. Dans le même temps, le suivi des retards de paiement occupe plus de 30% du temps de travail d’un comptable. Et de surcroît, 7,5 % des documents papier gérés par une entreprise sont égarés, ce qui génère des frais indirects non négligeables. Par ailleurs, il faut aussi considérer les frais directs de l’envoi d’une facture clients comme l’encre, le papier, l’enveloppe, l’affranchissement ainsi que les coûts de traitement. Pour ces quelques raisons, les entreprises ont tout intérêt à simplifier, automatiser et optimiser le traitement de leurs factures clients et fournisseurs. Et dans la mesure où la législation impose désormais à toutes les entreprises françaises (y compris les micro-entreprises en 2020) travaillant avec les services de l’État, d’adresser leurs factures au format électronique sur le portail Chorus Pro, les PME et ETI gagnent à élargir le processus de dématérialisation à l’ensemble de leurs factures.

GPO Magazine : Côté factures fournisseurs, quels doivent être les points clés d’une bonne solution de traitement numérique ?
Chrystelle Verlaguet : Une solution de traitement numérique doit pouvoir traiter des documents papier ou électronique de tous types. La numérisation et la reconnaissance automatique des caractères associés au document vont permettre de collecter facilement toutes les données fournisseurs. La solution de dématérialisation pourra alors effectuer des contrôles de cohérence des montants, repérer la présence de doublons, effectuer le rapprochement entre les bons de commande, de livraison et la facture automatiquement sans intervention du comptable. La traçabilité des flux dans le système facilitera grandement les audits ou les requêtes fiscales, avec un risque d’erreurs humaines très réduit. De plus, le Workflow de validation des factures permettra de déléguer automatiquement aux validateurs disponibles, afin d’accélérer le processus d’approbation de factures. Le suivi en temps réel du statut de chaque facture (assignée au comptable, assignée aux approbateurs, mise en attente, à payer, en retard, en erreur etc.) permettra de mieux communiquer avec ses fournisseurs avec un niveau d’informations élevé et accessible rapidement. Avec notre solution dédiée Neotouch Facture Fournisseurs qui intègre tous ces points clés, nous constatons ainsi que les relations avec les fournisseurs sont améliorées en réduisant drastiquement les litiges. Et surtout, le coût total de traitement de la facture passe de 14 € en mode à papier à 4 € en mode électronique, un gain considérable.

GPO Magazine : Quels sont les atouts d’une solution de traitement dématérialisé des factures clients ?
Chrystelle Verlaguet : Avec un outil en SaaS disponible 24h /7j, tel que Neotouch Facture Client, vous délivrez à vos clients une facture avec le mode de réception qui lui convient, papier ou format électronique. Dans ce dernier cas, vous pouvez économiser 6,5 € par facture envoyée par rapport au papier, par réduction de frais de consommables et des coûts de traitement, selon l’étude Billentis. Par ailleurs, une enquête réalisée par GS1 révèle que l’automatisation du processus permet de réduire de 42 % les délais sur la création, l’envoi, le traitement, et l’archivage des factures, avoirs, duplicatas et relances. De plus, l’envoi automatique des factures diminue les délais de paiement ce qui impacte favorablement votre trésorerie. Le service comptable devient plus efficace avec l’envoi des factures sur un portail Web pour fluidifier les échanges, garantir la remise des documents et diminuer considérablement les temps de traitement.

GPO Magazine : Faut-il mettre en place une action de conduite au changement ?
Chrystelle Verlaguet : Réussir à implémenter la chaîne de dématérialisation des documents comptables ne dépend pas uniquement de solutions informatiques ou d’un budget alloué. Un tel projet implique un changement culturel pour les salariés qui ne va pas toujours de soi. Il faut dialoguer, en montrant que les tâches répétitives vont être remplacées par un travail à plus forte valeur ajoutée. En dernière instance, la réussite d’un projet de dématérialisation repose sur la donne humaine. C’est finalement en fonction de la capacité des collaborateurs à adopter ces nouveaux outils qu’on peut juger ou non de la réussite d’un projet de dématérialisation.

Pour en savoir plus :

Quadient France

Tél. : 0 892 892 111 – Service 0,40€/ min + prix appel

www.mail.quadient.com/fr/page-d-accueil

Lu 11596 fois Dernière modification le lundi, 08 avril 2024 14:07
Serge Escalé

Journaliste indépendant spécialisé IT depuis 1995
Le Monde informatique, Le Figaro, Les Echos, Itespresso, Le MagIT, Silicon.fr, GPO Magazine

Annonces

cta livre blanc facture

Le magazine digital

Inscrivez-vous à notre édition digitale pour feuilleter gratuitement le prochain numéro

inscrit.png   

Paru le 30 juin 2024
GPO Magazine Hors-série RH, Entreprise Agile et Mobilité
Demandez votre exemplaire au service Vente au numéro

Visualiser extrait HS Mobiilté GPO 06:24.png

Paru le 4 mars 2024
GPO Magazine N°113
Demandez votre exemplaire au service Vente au numéro

Lire l'extrait GPO 113.png

Livres Blanc et E-book

15 propositions pour lutter contre la fraude et la criminalité financière
Comment améliorer la lutte contre la fraude et la criminalité financière ? Quel arsenal législatif…
Guide Infrastructure 2024 pour gérer plus facilement son IT
Dans un environnement où la technologie évolue, les entreprises doivent constament adapter et améliorer leurs…
Guide stratégique pour la direction générale : implémentation et utilisation optimale d'un ERP
La mise en place ou le remplacement d’une solution ERP est un choix fort qui…
Plus de livres blanc

Webinaires

Facturation Électronique 2024 : une opportunité de performer pour les entreprises !
Une enquête de Wax Digital a révélé que 70 % des professionnels de la comptabilité…
Comment faire prospérer son entreprise dans la conjoncture actuelle ?
Pour accompagner les entreprises au plus près de leurs préoccupations, les experts de KPMG, Crédit…
Comment aborder la fin du « quoi qu’il en coûte » ?
Symboles du « quoi qu'il en coûte » comme réponse au Covid-19, les prêts garantis…
Plus de webinaires

Services aux entreprises

è Comment gérer plus facilement son infrastucture IT ?

Le guide complet pour découvrir toutes les solutions IT qui permettent d'élaborer une stratégie informatique performante : solutions d'infrastructures, réseau et sécurité, énergies, baies et racks

Télécharger le Guide Infrastructure IT 2024-2025

Photo Guide Infra IT 2024 Inmac.png

 

è Direction générale, quel niveau d'exigence requis pour le déploiement d'un ERP dans une entreprise industrielle ?

Les clés du niveau d'implication de la direction générale dans un projet d'acquisition ou d'implémentation d'un ERP industriel

Télécharger le livre blanc 

EBOOK SYLOB - Direction Générale.jpg

 

è Comment les données et l’IA peuvent révolutionner les prises de décision ?

L'impact que les données peuvent avoir sur l’entreprise et comment des outils technologiques permettent d’exploiter ces données de manière efficace et sécurisée.

Visualiser la vidéo sur notre chaîne en cliquant ici


è
 Découvrez le réel impact de Windows 11 Professionnel

Grâce à la sécurité activée par défaut, les entreprises du monde entier prennent des initiatives plus audacieuses et des décisions plus rapides.

 
è Facturation électronique 2026

Un guide détaillé sur les étapes clés pour réussir son passage à la facturation électronique 2026 et franchir le pas de la dmatérialisation, avec tous les bénéfices qui l'accompagnent.

LB Facturation electronique 2026 Docuware.png

 

è  BUSINESS FRANCE : Établir des relations commerciales en l'Allemagne

L'Allemagne est le premier partenaire commercial de la France et représente le plus fort potentiel à l'export de la France à horizon 2025. Ce marché à la fois passionnant et exigeant mérite d'adopter une stratégie durable pour établir une relation commerciale sur le long terme. Tel est l'objectif de ce livre blanc de 64 pages intitulé "Quelle stratégie pour établir une relation commerciale avec l'Allemagne", proposé par Business France et ses partenaires de la Team France, et téléchargeable gracieusement.

 Couverture Livre Blanc Business France Allemagne.png

 
è  SYLOB : ERP pour l'industrie

Anticiper les évolutions industrielles et se projeter dans l'usine intelligente du futur, tels sont les objectifs visés par ce guide pratique de 20 pages à destination des PME intitulé "Industrie 4.0 & ERP", proposé par Sylob et téléchargeable gracieusement.

Couv Sylob CTA.png

 

 

GPO Magazine

GPO Magazine, pour Gérer, Prévoir et Optimiser les ressources de l'entreprise est un magazine d'aide à la décision bimestriel, axé sur l'optimisation de la gestion d'entreprise, pour concrètement guider ses lecteurs dirigeants dans leurs réflexions stratégiques, leurs démarches opérationnelles, la gestion de leurs droits et dans le choix de leurs partenaires.

Une ligne éditoriale concrète et pertinente qui conjugue tendances, cas concrèts et témoignages, dossiers d'analyse, dossiers marchés, dossiers métiers, focus, point de droit, point international, point fiscal. Plus des " Avis d'Experts ".

Contactez-nous

Nos autres sites d'information

Twitter - Derniers posts