GPO Magazine : Face à la réglementation à venir sur la facturation électronique, quelles sont les préoccupations actuelles des entreprises ?

Cyril Colombani : Nous commençons à avoir des retours de nos clients par la voix de nos partenaires. Nombre d’entre eux nous font part de leurs craintes et de leurs inquiétudes par rapport à la capacité à respecter la réglementation sur la facturation électronique, lorsqu’elle sera obligatoire. Tout l’enjeu pour nous consiste à les rassurer et à les accompagner dans leur projet de dématérialisation des factures, tout en respectant les contraintes qui seront imposées dans le cadre de l’obligation de facturation électronique. À ce titre, nous participons avec près de 300 prestataires de ce marché aux travaux de réflexion sur cette réglementation à venir.

GPO Magazine : Quels en sont les principaux enjeux ?

Cyril Colombani : Cette réglementation concerne l’obligation de facturation électronique. Or, il nous paraît essentiel que l’entreprise maîtrise l’ensemble des informations, des données, des documents qu’elle génère et les processus qui y sont associés. Il est important d’aller plus loin que les seuls documents de facturation et leur transmission électronique.

D’autant plus que le portail public de facturation (PPF) et les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) servent avant tout à transmettre les données de facturation. Ces outils n’ont pas pour vocation à intervenir sur les process de traitement de l’information. Un travail important de valorisation et de complétude des données est donc à faire sur ces factures et ce, préalablement à leur envoi sur ces plateformes. Il convient notamment de vérifier l’exactitude de ces données, de rapprocher les factures avec les bons de commandes et les bons de livraisons, de les réceptionner et de les valider avant leur transmission, de comprendre les écarts qui peuvent alerter avant tout paiement par exemple (écart de quantités ou de prix…).

C’est alors qu’interviennent les outils de GED tels que celui de Zeendoc, qui ont pour objectif de gérer le cycle de vie d'une facture. En règle générale, cela induit le dépôt jusqu'à l'archivage, en passant par le partage et, dans certains cas, par un circuit de validation virtuel favorisant la collaboration entre équipes.

GPO Magazine : Des processus sur lesquels Zeendoc continuera de se positionner ?

Cyril Colombani : En restant ainsi en veille sur cette réglementation à venir, nous entendons être en mesure de proposer à nos clients le meilleur service post-transmission des données à la PPF ou aux PDP. Nous avons déjà développé de longue date une technologie de lecture et de reconnaissance automatique de documents (LAD/RAD) qui, au moment du dépôt et sans que l'on ait besoin d'intervenir, enrichit naturellement le document pour offrir à minima une richesse d'outils adaptés à la typologie et au contenu du document et a maxima, des traitements automatiques qui accompagneront l'utilisateur dans ses tâches.

Nous avons également déjà intégré les formats structurés UBL, CII et Factur-X dans notre système. Notre outil de GED pourra ainsi se connecter à ces plateformes PPF et PDP pour transmettre les informations de facturation telles qu’elles seront demandées par l’État.

GPO Magazine : Au-delà de cette dimension technologique, comment allez-vous accompagner les entreprises dans le respect de cette réglementation ?

Cyril Colombani : Les entreprises se posent encore de nombreuses questions sur, par exemple, les factures à l’international, les documents concernés par la réglementation, etc… Afin de les accompagner au mieux sur la compréhension de cette réglementation, nous avons créé le site www.la-facture-electronique.fr. Nous y proposons des informations sur l’évolution de la réglementation sur la facturation électronique, recueillis directement auprès de la DGFIP.

Nous mettons également à la disposition des entreprises des documents et des articles sur le sujet. Enfin, nous nous attachons à mettre à jour en temps réel l’ensemble de ces informations, basées sur les questions que nous retourne le terrain et la FAQ officielle du gouvernement.

En savoir plus : Zeendoc Tél : 04 95 10 84 80 www.zeendoc.com Contact : www.zeendoc.com/demo