GPO Magazine : Quels vont être les impacts de la réglementation sur la facture électronique sur les données ?

Cédric Guillouet : Avec la réglementation sur la facturation électronique, tout l’enjeu pour les entreprises consistera à être « compliant », notamment par rapport aux échéances de mise en conformité : juillet 2024 pour les grandes entreprises, janvier 2025 pour les PME et ETI et janvier 2026 pour les TPE. Cette mise en conformité ne portera alors pas tant sur la numérisation ou la scannérisation des factures papiers ou PDF via des technologies OCR, mais plutôt sur la récupération et le traitement des données de facturation.

Les entreprises vont donc devoir, dans le cadre de cette réglementation, s’assurer que leurs factures renseignent bien toutes les informations exigées par l’administration fiscale. À ce jour, près d’une trentaine de données qui seront demandées sont déjà connues, parmi lesquelles l’obligation de renseigner le numéro de bon de commande ou d’engagement.

D’autre part, les entreprises déjà équipées d’une solution de gestion des achats devront s’assurer qu’elles sont en capacité d’aller récupérer les données de facturation dans le portail public de facturation (PPF) ou les Plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).

GPO Magazine : Face à cette réglementation, quels sont les atouts d’une solution de P2P ?

Cédric Guillouet : Dès lors qu’une entreprise entend disposer d’une visibilité complète sur son cycle de facturation, nous lui conseillons fortement de profiter de cette obligation à venir sur la facturation électronique pour se pencher sur la digitalisation de l’ensemble de son cycle Purchase-to-pay.

Une solution P2P telle que celle d’Oxalys va ainsi plus loin que la simple notion de dématérialisation des factures : l’entreprise digitalise ses process d’approvisionnements, de l’expression du besoin jusqu’à la dématérialisation des factures en passant par la demande d’achats, le contrôle des engagements (et donc le suivi des budgets), la gestion des commandes, des stocks des réceptions … et donc le traitement de la facture et son rapprochement. L’ambition est donc bien d’encadrer tout le processus P2P.

Le bon d’achat ou de commande devient alors un acte contractuel, au même titre que la facture. Une démarche qui permet notamment à l’acheteur de mettre en visibilité ses conditions d’achats et de paiement, et de les stipuler dans son bon de commande. D’autre part, grâce à cette traçabilité, l’entreprise peut anticiper ses coûts à venir, et ce avant même de recevoir la facture du fournisseur. Enfin, lorsque la facture arrive, elle embarque le numéro de commande, ce qui facilite le rapprochement. Dès lors que la facture est conforme à la commande, alors le paiement peut être généré automatiquement.

D’ailleurs, les entreprises équipées d’une solution P2P pourront profiter de cette réglementation pour exiger de leurs fournisseurs qu’ils renseignent le numéro de commande. Une obligation déjà effective depuis 2009 (Ordonnance du 24 avril) mais qui sera incontournable avec la réglementation sur la facturation électronique.

GPO Magazine : Quelle est la proposition de valeur d’Oxalys ?

Cédric Guillouet : Les entreprises équipées de notre solution P2P n’auront rien à faire pour se mettre en conformité avec la nouvelle réglementation sur la facturation électronique. Si elles travaillent déjà avec une plateforme de dématérialisation respectant les conditions pour être immatriculée PDP, nous nous occuperons juste de la connecter à notre solution. Pour celles qui ne sont pas encore équipées de solution de dématérialisation des factures nous leur proposerons de les connecter avec notre plateforme partenaire. Cette dernière sera elle-même certifiée PDP. Elle a déjà la particularité d’être certifiée dans une cinquantaine de pays à l’international, ce qui nous permettra également d’apporter de la valeur à nos clients français qui évoluent à l’international.

Pour en savoir plus : Oxalys 6 avenue de verdun 1916 92250 La Garenne Colombes Tél. : 01 46 99 18 28 www.oxalys.fr Contact : Cédric Guillouet LinkedIn Oxalys, spécialiste de la digitalisation des dépenses et des achats, est le partenaire privilégié des PME et ETI. Ses solutions aident les directions finances et achats à optimiser leur processus achats et engagements : Sourcing et Contrats, Approvisionnements et Factures, Relations Fournisseurs et Performance Achats. Oxalys se distingue par ses solutions configurables et évolutives ainsi que son accompagnement client basé sur la proximité et l’agilité, adaptable à la culture de l’entreprise. L’objectif est de permettre à toutes organisations privées et publiques de réussir facilement la digitalisation de leurs Achats. Découvrez notre webinaire sur la digitalisation des engagements et du Purchase-to-pay :