Une réforme structurante pour l’écosystème interne

A priori simple, la dématérialisation des factures nécessite néanmoins de s’appuyer sur une approche industrielle pour se conformer à la réglementation en vigueur et accéder aux gains opérationnels annoncés. En effet, outre la dimension contraignante de la loi, la dématérialisation de factures est avant tout un projet structurant qui doit permettre aux directions financières et aux équipes comptables d’être plus performantes et agiles dans la gestion de cette tâche stratégique, et de devenir ainsi plus efficiente.

Différents processus liés à la chaîne de facturation fournisseurs sont en effet impactés par cette nouvelle réglementation : prise de commande, réception et contrôle des factures, contrôle et gestion des litiges fournisseurs, règlement fournisseurs, déclaration de TVA… D’autre part, plusieurs métiers sont aussi concernés par la dématérialisation des factures (comptabilité fournisseurs, clients, acheteurs, fiscalistes…). D’où l’importance d’envisager ce projet dans sa globalité, et de gérer tout le cycle de vie de la facture : définition d’une charte de fonctionnement, production des factures, politique d’archivage et de conservation, « onboarding » et formation des équipes… Il s’agit d’une évolution de la gouvernance traditionnelle et d’un sujet qui intègre des volets complémentaires : technique, métier, organisationnel, etc.

Parallèlement, la nouvelle réglementation sur la facturation électronique va permettre un contrôle continu des données de facturation et ce, pendant tout le cycle de vie de la facture. L’émetteur et le récepteur de la facture disposeront alors toujours de l’information au même moment ainsi que d’une traçabilité complète sur l’état de leurs factures. Les émetteurs pourront ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme par exemple la gestion des litiges ou la négociation avec les fournisseurs. Ces différentes notions de traçabilité ou encore de gestion plus rapide des factures contribuent activement à améliorer la relation des entreprises avec leurs fournisseurs et/ou leurs clients.

Les objectifs de la facturation électronique

Au-delà de cette dimension structurante, cette réforme sur la facturation électronique sera bénéfique à différents niveaux pour les entreprises. Outre la simplification des obligations en matière de déclaration de TVA, de prévention et de lutte contre la fraude relative à cette taxe, l’objectif de cette réglementation consiste également à renforcer la compétitivité des entreprises au travers d’économies liées à la gestion administrative des factures, à la diminution des délais de paiement et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation (estimation de 4 à 5 milliards d’euros d’économies pour les entreprises).

En effet, la dématérialisation des factures représente pour les équipes finance une réelle opportunité de moderniser leurs outils de gestion et d’automatiser certains process historiquement chronophages. Elles gagneront ainsi en performance et en efficacité et pourront se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La digitalisation de ce processus permettra également de limiter les risques de fraudes et de pertes de documents, sécurisant ainsi la chaîne de facturation.

« Les processus de traitement des factures fournisseurs et leur intégration dans les logiciels comptables suppriment par ailleurs les délais de transmission des documents, fluidifient et accélèrent les échanges avec les services de facturation, leur validation et donc les mises en paiement et les règlements, souligne Dominique Bougnot, Président de Ventya. Elle contribue ainsi au respect des délais de paiement dictés par la Loi de modernisation de l’économie (LME), voire à leur anticipation ».

Enfin, la dématérialisation des factures contribue à la réduction de l’emprunte carbone (coût des consommables, d’impression, d’affranchissement… ) des entreprises. Elle peut donc s’inscrire dans le cadre de leur démarche RSE.

La dématérialisation des factures est donc un sujet clé pour toutes les entreprises. Au regard de l’évolution des usages et des dispositions réglementaires existantes et à venir, il est donc important de positionner ce sujet comme une priorité. Elle représente également l’opportunité d’aller plus loin dans un projet de transformation digitale, en l’élargissant par exemple à tout le cycle Purchase-to-Pay ou Order-to-Cash.

Étendre les projets au cycle Purchase-to-Pay...

Le plus important pour les entreprises ne semble pas être la facture en elle-même, mais le processus P2P dans son ensemble (de la demande d’achat jusqu’à son paiement, en passant par l’approvisionnement). En effet, selon la réglementation à venir, toutes les entreprises devront pouvoir recevoir les factures électroniques à compter du 1 juillet 2024.

« Cependant, le traitement de ces factures, bien qu’électronique, nécessitera toujours d’effectuer tout un ensemble de tâches et de processus métiers (saisie d’informations complémentaires, contrôles et rapprochements, validations...) impactant l’ensemble du processus Procure-to-Pay, précise Cédric Guillouet, directeur Conseil d’Oxalys. Il sera difficile de rapprocher efficacement une facture électronique si l’entreprise n’a pas déjà dématérialisé la gestion des achats et des réceptions. D’où l’intérêt de profiter de cette obligation réglementaire pour digitaliser l’ensemble de son process P2P. La Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) s’occupe avant tout de l’émission et de la réception des factures. Un outil P2P permet pour sa part à l’utilisateur final d’exprimer sa demande d’achat, facilite la gestion des validations en fonction des budgets, génère la commande et automatise le rapprochement entre les engagements et les factures, ce que toutes les Plateformes de dématérialisation partenaires ne feront pas ».

... Jusqu’au financement

« Les entreprises peuvent même pousser la démarche jusqu’à s’appuyer aussi sur une solution de financement inversé collaboratif (Paiement Fournisseur Anticipé), interfacée par exemple avec leur Plateforme de dématérialisation partenaire Treso2.com, précise pour sa part Sylvain Le Hénaff, directeur commercial de Pytheas Capital Advisors. Cette brique de financement par paiement anticipé permet au fournisseur d’être payé plus tôt, et à l’acheteur de décaler son paiement jusqu’à 360 jours (sans impacter les fournisseurs), et ainsi de renforcer la trésorerie des deux parties prenantes, tout en préservant, voire en améliorant leurs relations ».

Aujourd’hui, 69 % des entreprises souhaitent aller plus loin que la seule mise en conformité, en digitalisant d’autres documents tels que les bons de commandes, les bons de livraisons…

69 % souhaitent également automatiser le rapprochement factures/bons de commande. Des chiffres qui démontrent bien une approche holistique des organisations, qui ont compris que les bénéfices de la facture électronique sur leur performance seront d’autant plus importants si les autres documents et processus liés à la chaîne P2P sont également digitalisés.